Četiri načina na koja T&E menadžment može držati korak s poslovnim putovanjima.

Najtačnija predviđanja obično su najpromenljivija. Uzmite kontrastna predviđanja iz Covid ere da li će se poslovna putovanja, odnosno korporativna putovanja, u potpunosti oporaviti ili ne.

Nekako su oba predviđanja bila tačna. I menadžeri za putovanja i troškove (T&E), također poznati kao putovanja i zabava, moraju razumjeti zašto.

Najnovije brojke predviđaju da će T&E troškovi dostići visinu iz 2019. godine od 1.4 biliona dolara negdje 2024. godine i doseći 1.8 biliona dolara u 2027.3 U tom smislu, poslovna putovanja su na dobrom putu ka punom oporavku.

Ipak, potrošnja na putovanja nije isto što i frekvencija putovanja ili obim putovanja. Dok se broj poslovnih putovanja povećava, potrošnja na poslovna putovanja raste brže.

Ljudi putuju duže nego prije. Daleke jednodnevne izlete ili noćni sastanci su van na redu. Višestruki sastanci unutar regije, možda izmjenjeni sa produženim periodom rada van kuće, su u trendu.

Jedva se može govoriti o vaskrsnuću poslovnih putovanja kada su putovanja i potrošnja van ravnoteže u odnosu na 2019. Kao što digitalna transformacija prolazi kroz nove hibridne radne snage i rastuće ekološke zabrinutosti, prikladnija riječ je reinkarnacija.

Dakle, kada 87% donosioca odluka o putovanjima u istraživanju koje je sponzorisao Mastercard priznaje da su poslovna putovanja na prekretnici s mogućnošću transformacije naslijeđenih sistema, menadžeri T&E programa više ne mogu djelovati kao da je 2019. godina.

Evo četiri načina da održe korak.

Devedeset od sto donosilaca odluka u turizmu slažu se da je budućnost T&E-a konvergencija plaćanja i upravljanja troškovima. Ipak, različite potrebe za kupovinom i novi tipovi troškova znače da 61% donositelja odluka sada kaže da im je hibridna ili daljinska radna snaga otežala predviđanje i planiranje putnih troškova.

Jedinstven pristup planiranju resursa preduzeća (ERP) može pomoći pružanjem jedinstvenog izvora istine i potpune preglednosti B2B i T&E tokova plaćanja. Jedna ključna nijansa T&E je da su donositelji odluka o putovanjima jednako zainteresirani za pružanje te vidljivosti svojim zaposlenima kao što su i da je dobiju za sebe.

Možda nije iznenađujuće, odluke o putovanjima vide povezivanje ograničenja potrošnje sa metodama plaćanja kao ključnu globalnu razliku u narednih pet godina. Međutim, ne pomaže kada menadžeri putovanja rizikuju neefikasnost u usklađivanju računa, nadzoru, protoku gotovine, pa čak i u prevenciji prevara dopuštajući zaposlenima da koriste lične kartice za putovanja.

Virtualne kartice nude alternativu. Zadržavaju prednosti fizičkih korporativnih kartica, poput detaljnih podataka o transakcijama za pojedinačno usklađivanje plaćanja, istovremeno omogućavajući T&E menadžerima da primene kontrolu potrošnje na iznos, vremenski period, tip i lokaciju transakcija. Devet od deset donosilaca odluka o putovanjima kaže da će virtuelne kartice biti ili uobičajene ili razlikujuće u pet godina.

Gotovo dvije trećine osoba odgovornih za donošenje odluka o putovanjima susrelo se s izazovima u pružanju učinkovitih i pravovremenih informacija o politikama T&E i ažuriranjima za hibridne ili udaljene radne snage, a 89% se slaže da im trebaju dinamičnije politike T&E.

Pregled politika i procedura može osigurati poslovnu relevantnost definiranjem ciljeva, usporednim analizom s konkurentima i ujedinjenjem pristupa širom odjela i regija. Teme mogu varirati od šifri opšteg knjigovodstva i kategorija trgovaca do jednokratnih plaćanja i troškova iz sopstvenog džepa.

Isto tako važna kao i poslovna relevantnost je i usklađenost zaposlenika: 59% donosilaca odluka o putovanjima se bori da osigura usklađenost zaposlenika sa politikama i kontrolama potrošnje.

Jasne politike prirodno pomažu, ali obavještenja u realnom vremenu o trošenju unutar i van politike mogu poboljšati pridržavanje tako što ispunjavaju potrebe putnika u pokretu. Ekološka razmatranja, poput onih koje pružaju kalkulatori ugljenika u aplikacijama za bankarstvo, trebala bi biti uključena kao norma.

Razumevanje uticaja emisija ugljenika na izbore vezane za putovanje je prioritet broj jedan za poslovne lidere koji postavljaju politike putovanja. Potrebe za povećanim praćenjem i izveštavanjem sada znače da 88% donositelja odluka o putovanjima već pruža ili planira da pruži podatke o ugljeničnom otisku poslovnim putnicima za informisanije trošenje.

Kao integralni deo pregleda politika i procedura, pregled održivosti uključuje sve ključne razmatranje: definisane ciljeve, konkurentske referentne tačke i strategije na nivou kompanije. Ali održivost — ili šire rečeno razmatranje životne sredine, društveno odgovorno ponašanje i upravljanje (ESG) — takođe ima svoje sopstvene motive.

Dva glavna ekološka podstreka obično idu ruku pod ruku. Zvanični mandati, kao što je zabrana kratkih domaćih letova u Francuskoj, često dobro odjekuju sa novim prioritetima zaposlenih, kao što su dvije trećine ispitanika iz EU i SAD-a koji sada žele da se oporezuje zračna putovanja mnogo teže.

Dodatna razmatranja slično se kreću između korporativnog i nivoa zaposlenih. Neki online alati za rezervacije već pružaju informacije o ugljeničnom otisku da bi pomogli putnicima da obave bolje informisane kupovine. U međuvremenu, menadžeri putovanja mogu koristiti te informacije da utvrde bolje informisane politike i procedure.

Upravljanje dobavljačima putovanja nalazi se na raskrsnici između isplativosti, zadovoljstva zaposlenih i korporativnih ciljeva. Vješto upravljanje suprotstavljenim interesima nije uvijek lako, a 42% preduzeća primjećuje poteškoće u pregovaranju ugovora s dobavljačima putovanja.

Poboljšana upotreba ERP podataka stavlja sve kupce u bolju poziciju za pregovore s dobavljačima. Specifičan atribut T&E je dodatni podatak koji može poticati od kompanije za upravljanje putovanjima (TMC) i globalnog distribucionog sistema (GDS).

TMC upravljaju poslovnim putovanjima kao dio GDS-a, koji kupcima i dobavljačima pruža inventar putovanja u stvarnom vremenu kroz globalnu mrežu putovanja. Platna mreža može primati podatke od TMC-a i uskladiti zapise o putovanju s povezanim transakcijama.

Obogaćeni podaci o transakcijama zatim pružaju potpuni pregled T&E i omogućavaju menadžerima putovanja da obavljaju informisanije kupovine. Primjeri uključuju izbjegavanje prekomjernih plaćanja ili osiguravanje prikladnosti dodatnih pogodnosti pregovaranih u velikim količinama s preferiranim dobavljačima.

Očekuje se da potrošnja za globalna poslovna putovanja dostigne nivo iz 2019. od 1.4 triliona dolara u 2024. i dostigne gotovo 1.8 triliona dolara do kraja 2027. Povećanje odražava mišljenja 88% donosioca odluka u vezi s putovanjima, koji se slažu da su poslovna putovanja ključna za podsticanje rasta njihovih organizacija.

Sve to stvara veliki pritisak na donosioce odluka u vezi s putovanjima - toliko veliki da 85% njih vjeruje da će uloga glavnog direktora za putovanja (CTO) biti uobičajena za deset godina. Pojednostavljeno upravljanje troškovima, prilagođena politika i procedure, ugrađena održivost i kvantifikovani učinak dobavljača olakšaće veliki dio njihovog opterećenja.

AI će sve više igrati ulogu. Može djelovati kao virtuelni asistent pomažući pri rezervacijama prije putovanja i vođenju prema kupovinama unutar politike i izvan politike tokom putovanja, ili može personalizovati programe nagrađivanja korporativnih kreditnih kartica kako bi ih učinili relevantnima za korisnika kartice.

Program T&E koji se fokusira na zaposlene rađa sretne putnike i 91% donosilaca odluka u vezi s putovanjima planira ulaganje u AI i strojno učenje kako bi zaposlenima pružili personalizovanija iskustva putovanja.

Takva investicija izgleda mudra. Najbolji način da T&E menadžer bude u toku sa poslovnim putovanjima je da bude u toku sa samim poslovnim putnicima.

Saznajte više o Mastercard uslugama savjetovanja za putovanja i zabavu.