Da bismo razumjeli koliko se zaposleni boje popunjavanja izvještaja o troškovima, razmislite o ovome: U istraživanju iz 2019. kojeg je proveo SAP Concur, gotovo 20% poslovnih putnika reklo je da bi radije išli zubaru nego popunili izvještaj o troškovima.

Univerzalno omraženi zbog svoje zamornosti, izvještaji o troškovima su posebno teret za one koji rade na mjestima koja se oslanjaju na ručno pisane obrasce. Ovi zaposleni se često nalaze rasprodani po kovertama punim računa, zureći u blijed ispise kako bi pronašli koja taksi kompanija su koristili u Feniksu ili naprežući se da se sjećaju ko je došao na happy hour posljednjeg dana puta.

Rad nije ništa lakši za one koji primaju izveštaje. Administratorima za putovanja i zabavu, računovodstvo ili finansije zavise od bilo kakvih nejasnih detalja koje se zaposleni mogu setiti kako bi potvrdili da njihova potrošnja odgovara politici kompanije, kao i regulacijama destinacije i poreznim zakonima.

Osim toga, rješavanje izvještaja često troši vrijeme koje bi se moglo bolje iskoristiti na druge odgovornosti. Na primjer, jedan od pet izvještaja sadrži greške ili zahtijeva pojašnjenje — često zbog nečega tako trivijalnog kao što je nasumična tipografska greška, nedostajući podatak ili pogrešno zapamćen datum, prema studiji Global Business Travel Association iz 2022. Prosječno, ispravljanje izvještaja traje 18 minuta i košta kompaniju $52. U kompanijama gdje su putovanja uobičajena — ili gdje je svaka minuta dragocjena — to se brzo zbraja.

Poslovna putovanja neće nestati. Uprkos sve češćem hibridnom radnom mestu, Mastercard studija iz 2023. pokazala je da velike korporacije planiraju da povećaju svoje budžete za putovanja u narednim godinama kako bi podstakle novi rast. Izveštaji o troškovima su tu da ostanu — ali mogu postati jednostavniji.  

Kako bi pojednostavio zadatak poslovnim putnicima i njihovim poslodavcima, Mastercard istražuje načine kako da spoji izvještavanje o troškovima sa procesom plaćanja kako bi donio toliko potrebni olakšanje poslovnim putnicima i menadžerima finansija. Fokusirajući se na partnerstva sa softverskim provajderima, Mastercard igra ključnu ulogu u modernizaciji dugogodišnjeg izvještavanja o troškovima.

Sagledajte rad sa SAP Concur, svjetski poznatim brendom za integrisano upravljanje putovanjima i softverom za upravljanje troškovima. Dvije kompanije su nedavno produžile svoj dugoročni odnos kako bi dodatno pojednostavile izvještaje o troškovima. Kroz novu integraciju, kupovine izvršene putem Mastercard korporativnih kartica mogu se evidentirati i automatski popuniti u Concur Expense platformi, koja može odmah upozoriti zaposlene ako je potrebna dodatna informacija. Sa ovim podacima o potrošnji u realnom vremenu, kompanije mogu postići bolje pridržavanje politika troškova, dok putnici mogu uživati u poboljšanom iskustvu uz automatsko kreiranje izvještaja o troškovima. 

“Sparivanje softvera s plaćanjem radikalno mijenja kako kompanije razmišljaju o putovanjima i troškovima”, kaže Chad Wallace, globalni šef komercijalnih rješenja u Mastercardu. “Svedoci smo konvergencije platformi—gdje se sistemi koji prethodno nisu međusobno komunicirali sada združuju kako bi povećali efikasnost. Uticaj je transformativan na iskustvo zaposlenih—za one sa obe strane izvještaja o troškovima.”

Sada poslovni putnici mogu jednostavno umočiti svoju karticu ili dodirnuti za plaćanje, a kupovine izvršene na Mastercard korporativnim računima automatski se unose u Concur Expense. Integriranje u kanal plaćanja omogućuje SAP Concur da automatski povlači dodatne relevantne informacije — poput poštanske adrese taksi kompanije — iz mreže trgovaca Mastercarda.

Uz ugrađenu AI tehnologiju, Concur Expense takođe procenjuje usklađenost, šaljući trenutnu povratnu informaciju ako je neki trošak upitan, kako zaposleni ne bi nastavili da troše novac koji možda neće biti nadoknađen.

Ove sposobnosti omogućavaju kompanijama da se povežu s korisnikom u trenutku koji Chris Juneau, šef tržišne strategije u SAP Concur-u, naziva "trenutak koji je bitan": baš dok obavljaju plaćanje. Traženjem dodatnih informacija u trenutku kupovine — prije nego što zaboravite ko je bio na večeri treće večeri konferencije — kompanije smanjuju greške i ubrzavaju odobravanje.

“AI može preuzeti zadatke koji su skloniji greškama, a mobilne aplikacije povezuju putnika putem nečega što uvek nose sa sobom,” kaže Juneau.

Na primjer, SAP Concur je ugradio veštačku inteligenciju u svoje Concur Expense rješenje kako bi pojednostavio izvještavanje o troškovima. Kada poslovni putnik natoči gorivo u svoj rent-a-car, može da okači fotografiju računa u SAP Concur mobilnu aplikaciju, ExpenseIT. AI modeli izvlače iznos plaćanja, datum, porez, porez na dodatu vrednost ako je primenljiv, i druge relevantne informacije i automatski popunjavaju izveštaj o troškovima.

Softver takođe zaključuje kategoriju troška — može razlikovati hotelski račun od računa za gorivo, na primer. To znači da zaposleni mogu besprekorno podneti trošak samo uz pomoć fotografije, čak i pre nego što napuste pumpu, dajući finansijskim timovima vidljivost potrošnje u stvarnom vremenu kako bi obezbedili usklađenost sa T&E politikama.

Prema SAP Concur podacima, samo 1.2% prijava podnetih korišćenjem ExpenseIT-a se vraća zaposlenima. Ta efikasnost donosi uštede: Za svaki 1,000 izveštaja koje organizacija obradi koristeći Concur, smanjuje se 273 sata rada i $47,320 u troškovima produktivnosti. U nekim zemljama, preduzeća mogu iskoristiti i poreznu olakšicu za izveštaje koji se podnose blagovremeno.

Naprijed, ova poboljšanja u vidljivosti i transparentnosti mogla bi donijeti benefite iznad ušteda. Kako se zahtjevi za održivošću povećavaju širom svijeta, digitalizirani podaci o putovanjima pomoći će kompanijama da dokumentuju svoj karbonski otisak — a možda čak i da ga smanje.

„Zamislite svijet u kojem vaš alat za rezervacije automatski preporučuje let na najefikasnijem avionu po potrošnji goriva ili rezervaciju u restoranu sa lokalnom farmom na tanjir“, kaže Wallace. „Izlaganje ekoloških posljedica svakog izbora pomoći će zaposlenima da donesu bolje odluke.“

Uz access Mastercard-ovim podacima o potrošnji u realnom vremenu, SAP Concur može nastaviti ažurirati svoje AI modele kako bi omogućio više novih funkcija, dopuštajući softveru da upravlja svakim korakom od zahtjeva za putovanje do refundacije. „Ovo nije samo izvještavanje o troškovima”, kaže Juneau. „Ovo će unaprijediti cijeli end-to-end proces, počevši od rezervacije. Želimo vratiti zaposlenima njihovo vrijeme, bilo da su oni putnici ili osobe u finansijama i računovodstvu, kako bi se mogli fokusirati na druge strateške prioritete.”