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商務

2024 年 6 月 5 日

 

我們所知道的開支報告終結了

Christine Gibson

Contributor

要瞭解員工有多害怕填寫支出報告，請考慮這個問題：在 SAP Concur 2019 年 的 一項調查 中，有近 20% 名商務旅行者表示，他們寧願去牙醫診所鑽牙，也不願填寫支出報告。

開支報告因其乏味而備受詬病，對於那些在依靠手寫表格的地方工作的人來說，開支報告尤其繁重。這些員工常常會發現自己在塞滿收據的信封中翻來覆去，瞇起眼睛看著模糊的字體，想找出在鳳凰城使用的計程車公司，或是努力回想誰在旅行的最後一天來參加歡樂時光。

對於接收報告的人來說，工作一點也不輕鬆。旅行與娛樂、會計或財務管理人員會依賴員工所能記得的模糊細節，來確認他們的花費是否符合公司政策，以及目的地的法規和稅法。

$52

企業更正一份支出報告的平均成本 - 每五份報告中就有一份包含錯誤或需要澄清。

此外，處理報告通常會佔用很多時間，而這些時間用在其他職務上可能會更好。例如，根據 2022 年全球商務旅遊協會的研究，每五份報告中就有一份包含錯誤或需要澄清- 通常都是因為一些小問題，例如打錯字、遺漏欄位或記錯日期。平均來說，修正一份報告需要 18 分鐘，並花費企業 52 美元。在經常出差的公司，或是每分鐘都很寶貴的公司，這筆費用會快速增加。

而商務旅行也不會消失。儘管工作場所日益混雜，2023 年 Mastercard 的研究顯示，大型企業計劃在未來幾年提高差旅預算，以推動新的成長。支出報告會繼續存在，但會變得更容易。

為了簡化商務差旅人士及其僱主的工作，萬事達卡正在探索如何將開銷報告與付款流程相結合，為商務差旅人士和財務經理帶來所需的舒緩。Mastercard 著重與軟件供應商的合作關係，在使古老的開支報告現代化的過程中扮演著重要的角色。

以其與 SAP Concur 的合作為例，SAP Concur 是全球領先的整合式差旅與費用管理軟體品牌。兩家公司最近延續長期合作關係，進一步簡化支出報告。透過新的整合功能，Mastercard 公司卡的購物記錄可被擷取並自動填入 Concur Expense 平台，如果需要額外資訊，Concur Expense 平台可立即提醒員工。有了這些即時支出資料，公司就能更好地遵守支出政策，而差旅人員也能透過自動化支出建立享受更好的體驗。

"Mastercard 商業解決方案全球主管 Chad Wallace 表示：「將軟體與支付結合，正徹底改變企業對差旅與支出的看法。"我們看到了平台的融合 - 以前互不相通的系統現在正在融合在一起，以提高效率。對於支出報告的雙方而言，其影響是員工體驗的轉變。

現在，商務旅客只需輕觸卡片或點按付款，Mastercard 企業帳戶的消費便會自動輸入 Concur Expense。整合至付款管道後，SAP Concur 可自動從 Mastercard 的商家網路取得其他相關資訊，例如計程車公司的郵寄地址。

Concur Expense 內建人工智慧技術，還能評估合規性，如果某項支出有問題，會立即傳送回饋，因此員工就不會繼續花可能無法報銷的錢。

SAP Concur 市場策略主管 Chris Juneau 將這些功能稱為「最重要的時刻」：就在用戶付款時，公司能夠與用戶建立聯繫。透過在購買時要求更多資訊 - 在您忘記會議第三天晚上還有誰在吃晚餐之前 - 企業可減少錯誤，並加快審批速度。

"人工智慧可以取代較容易出錯的手動工作，而行動應用程式則可透過旅客隨身攜帶的東西與旅客連線，」Juneau 表示。

例如，SAP Concur 在其 Concur Expense 解決方案中內建人工智慧，以簡化開支報告。當商務旅客為租車加油時，可將收據照片上傳至SAP Concur 行動應用程式 ExpenseIT。AI 模型會擷取付款金額、日期、稅項、增值稅 (若適用) 及其他相關資訊，並自動填寫支出報告。

該軟體還能推斷出支出類別 - 例如，它可以區分飯店帳單和瓦斯收據。這表示員工甚至在開車離開加油站之前，只需拍下照片即可無縫提交支出，讓財務團隊即時掌握支出狀況，確保&E 政策的合規性。

根據 SAP Concur 的資料，使用 ExpenseIT 提交的報告中，只有 1.2% 會退回給員工。這種效率可以節省成本：企業每使用 Concur 處理 1,000 份報告，就可減少 273 小時的工作時間和 47,320 美元的生產成本。在某些國家，企業若能及時提交報告，還可享受稅務優惠。

展望未來，這些能見度和透明度的改善所帶來的好處可能遠超過節省成本。隨著全球各地對永續發展的要求越來越嚴格，數位化的差旅資料將有助於公司記錄其碳足跡，甚至可能縮小其碳足跡。

"Wallace 說：「想像一下，您的預訂工具會自動推薦最省油的飛機，或是在當地的農場到餐桌餐廳預訂餐點。「揭露每種選項對環境的影響，將有助於員工做出更好的選擇」。

透過存取 Mastercard 的即時支出資料，SAP Concur 可持續更新其 AI 模型，以啟用更多新功能，讓軟體可管理從差旅申請到報銷的每個步驟。"Junau 表示：「這不只是支出報告的問題。"這將提升整個端對端流程，從預訂開始。我們希望將員工的時間賦予他們，無論是出差人員還是財務會計人員，這樣他們就可以專注於其他戰略優先事項。