優化商務差旅支出的 18 種方法

與客戶、供應商、合作夥伴和員工進行面對面會談，可以為您的業務帶來豐碩成果。事實上，根據 2023 年的一項研究顯示，88% 的差旅決策者表示，商務差旅對推動組織增長至關重要。那麼，領先公司如何管理他們的企業差旅和費用計劃，以平衡控制成本的需求與更多面對面互動的好處？

我們彙集了 18 項策略，領先企業在每個階段都在實施這些策略，以最佳化商務差旅支出。跳到您最感興趣的部分：

但在經過多年優化其數碼體驗之後，電子商務團隊已準備好超越以往的做法，不再只是向那些預計能提高參與度的用戶推薦更多感興趣的產品。在針對其首頁上傳統的基於機器學習的推薦系統進行測試後，GlassesUSA.com 發現 Dynamic Yield 精密的深度學習演算法能夠帶來 68% 的購買量提升和 88% 的收入增長，這一切都來自單一小工具。

針對機票、酒店和地面交通的差旅管理平台可以幫助您的員工做出符合政策的選擇，同時也符合他們的差旅偏好。

企業差旅工具可將來自多個平台和供應商的相關差旅資訊整合到單一位置。如果計劃有變，平台也可以提供簡單、符合政策的重新預訂和取消選項。

個人旅行的住宿、膳食和地面交通費用上限可以防止超支，並有助於控制成本。許多公司會提供旅行者特定城市或目的地的預算，並使用旅行管理公司、顧問或自己的支出記錄資料來估計成本。根據我們最近的 T&E 政策調查，超過六成的公司 將 T& E 政策和流程嵌入線上預訂或支出工具 ，以標記員工的選擇是否在公司政策範圍之內。

提早預訂通常意味著較低的機票和住宿價格。為了讓這一做法成為實踐，您的企業差旅政策可以設定提前預訂差旅的時間表，並在最後一刻預訂者超出政策範圍時提醒他們。

旅遊服務供應商瞭解與企業建立持久關係的好處。航空公司、飯店和租車公司通常會努力爭取最優惠的價格，以符合貴公司獨特的旅行需求和數量。

如果您想要將談判過程交給專業人士處理，您可以請旅行管理公司代您爭取企業折扣，並協助您最佳化商務旅行費用。

捕捉更多 T&E 在信用卡上的花費，可以提供寶貴的組織效益：

• 易於存取的交易可協助控制員工的支出並提高能見度。
• 強大的交易層級報告可優化應付帳款流程。
• 員工可獲得旅行保險、禮賓服務支援、遠程醫療和機場貴賓室使用權。

虛擬卡和行動虛擬卡是另一種選擇。它們使用臨時、隨機產生的卡號，並與具有既定信用額度的資金帳戶連結。它們能讓企業更有效地控制支出，並可針對卡片使用的方式、時間和地點設定自訂參數。

61% 的旅遊決策者表示，他們的組織鼓勵旅客預訂永續選項。這可以有多種形式。一種常見的方法是實施地區或國家政策，使鐵路運輸優於航空運輸。其他公司則制定政策，盡量減少搭乘飛機進行一日遊。

另一項措施是減少多次往返。鼓勵您的員工將多個會議安排在同一地點，以提高效率，或將特定會議轉換為視訊通話。

如果需要地面交通，鼓勵員工分擔共乘或租車費用，以降低成本和碳足跡。

與 Covid 發表前的趨勢相比，休閒旅客的休假時間更長。由於工作與生活的界限變得模糊，許多員工開始延長出差時間，以便在下班後享受目的地的美好時光。讓員工進行「休閒」旅行可以增加旅行時間的彈性，並降低總旅行成本。

您的團隊是否會迅速提交支出報告，卻在審核和批准階段與管理層糾纏不清？

對許多企業而言，這個過程既複雜又費時。透過清晰簡明的支出管理政策、預先授權某些支出以及設定預期的核准時間表，來簡化您的支出管理政策。

虛擬卡計畫是另一種更快速處理支出的方式。虛擬卡在每次使用時都有強化的資料，而且通常會與支出管理系統整合。此資料整合可簡化您的後勤流程，包括自動化財務團隊的支出對帳。

收集員工對於出差經驗的回饋，以平衡出差需求與節省成本的措施。反饋可以幫助確定哪些支出對您的團隊很重要，以及您可以在不影響員工滿意度和企業成長的情況下減少哪些支出。定期的差旅後調查和員工訪談可以協助您找出減少不必要差旅支出的機會，並改善政策遵循。

在工作之外，人們期待便利的行動優先和雲端技術。現在許多人在工作上也有同樣的期望。自動化您的支出報告流程，以減少昂貴的錯誤、節省時間並提高員工滿意度。

收據的數位複本有助於簡化支出報告。想像一下，如果您的團隊只需拍一張照片，就能無縫提交開支。支出的即時可見性可協助財務團隊確保 T&E 政策合規，並避免紙張收據堆積如山。如果稅法允許，您可以考慮免除一定金額以下交易的收據要求。

對旅行費用進行適當的分類，可以讓您更容易分析支出趨勢，從而節省開支。差旅管理軟體平台可將公司卡交易直接整合至其系統，從而簡化此流程。

教育您的團隊如何正確申報差旅支出，將有助於他們避免常見錯誤，並遵守公司政策。年差旅支出超過 5,000 萬美元的公司中，超過 55% 要求員工檢視或參加差旅與支出政策訓練。有些公司甚至要求員工在獲得公司信用卡之前必須通過測試。

定期檢討支出模式，以改善 &E 政策的合規性，並節省 開支。監控關鍵績效指標，例如每次出差的平均成本、政策遵守率和總差旅支出。將您的支出與業界基準比較，可以突顯精簡支出的機會。行業協會、顧問公司和差旅管理公司通常會提供不同程度的商務差旅基準資料。

統計模型可以使用歷史資料來預測旅行模式、需求波動和定價趨勢。這些洞察力可協助您與供應商洽談、預測&E 需求的波動，並最佳化您的商務差旅支出。

差旅支出的稅務扣抵可以幫助優化商務差旅的成本。建立一份詳細的支出清單（無論是否使用支出管理工具），以便在年底時確定哪些工作支出構成減稅項目。符合資格的費用可能包括機票及其他交通、住宿、餐飲、業務相關通訊及業務活動的費用。

若要尋找談判更優惠費率和付款條件的機會，請檢閱您與航空公司、飯店和汽車租賃公司等商務旅遊供應商設定的條件。例如，他們可能會建議轉換付款方式，以最大限度地節省開支。虛擬卡也提供與實體公司卡相同的便利性與安全性，同時也能讓您透過交易金額、時段、類型與地點來控制消費。

優化商務差旅支出需要策略性的方法，包括規劃、監控及持續改善差旅政策與作法。這 18 項策略可協助您和您的企業管理差旅成本 - 同時改善員工的差旅方式，推動企業向前邁進。