T&E 管理人員跟上商務差旅的四種方法

最準確的預測通常最具可塑性。以 Covid 年代的預測為例，當時的預測認為商務旅遊或企業旅遊將會或不會完全復甦，但現在的預測卻截然不同。

不知何故，兩個預測都是對的。而差旅& 開支 (T&E)，也稱為差旅& 娛樂，管理者需要瞭解原因。

最新數據預計&E 支出將在 2024 年的某個時候恢復 2019 年 1.4 萬億美元的高點，並在 2027 年達到 1.8 萬億美元1 。

然而，旅行花費與旅行頻率或旅行量並不相同。雖然商務旅行的次數正在增加，但商務旅行支出的增加速度更快。

人們旅行的時間比以前更長。偏遠地區的一日遊或通宵會議已被淘汰。在一個區域內舉行多次會議，也許夾雜著長時間的外出工作。

相對於 2019 年，當出差和消費不同步時，就很難說是商務旅遊的復甦。當數位轉型面臨新的混合型工作團隊和日益增加的環境問題時，一個更適當的詞彙是轉世。

因此，在Mastercard 贊助的調查中，87% 的差旅決策者同意商務差旅正處於臨界點，有機會徹底改革傳統系統，因此&E 計畫的管理者不能再像 2019 年一樣運作。

以下四種方法可以讓他們跟上步伐。

十分之九的旅遊決策者同意&E 的未來是付款與費用管理的融合。然而，不同的採購需求和新穎的支出類型意味著 61% 的決策者現在表示，他們的混合或遠端工作團隊增加了預測和預算差旅支出的難度。

統一的企業資源規劃 (ERP) 方法可提供單一真實資料來源，以及 B2B 和 T&E 付款流程的完整可見性。&E 一個關鍵的細微差別是：旅遊決策者對於為員工提供可視性的興趣不亞於為自己獲得可視性。

因此，旅遊決策者認為將消費限額與付款方式相連結，是未來五年內最重要的全球差異化因素，這也許不足為奇。然而，如果差旅經理讓員工使用個人卡片出差，就有可能造成帳戶對帳、監督、現金流甚至詐騙防範的效率降低，這對差旅經理並沒有幫助。

虛擬卡提供了另一種選擇。它們保留了實體公司卡的優點，例如一對一付款對帳的詳細交易資料，同時也讓 T&E 經理能夠對交易的金額、時間、類型和地點進行花費控制。十分之九的旅遊決策者表示，虛擬卡將在五年內普及或成為與眾不同的利器。

近三分之二的差旅決策者在向混合或遠端工作人員提供有效且及時的 T&E 政策和更新資訊方面遇到了挑戰，89% 認為他們需要更具動態性的 T&E 政策。

政策& 程序檢閱可透過定義目標、與競爭對手比較基準，以及統一各部門和區域的方法，確保業務的相關性。主題可能包括總帳代碼和商家類別代碼，以及一次性付款和實付費用。

然而，與業務相關性同樣重要的是員工的遵守：59% 的差旅決策者努力確保員工遵守支出政策和控制措施。

明確的政策自然會有所幫助，但政策內與政策外消費的即時通知可以滿足出差旅客的需求，從而提高遵守率。環境考量因素，例如銀行應用程式中的碳計算器所提供的考量因素，應該理所當然地納入其中。

了解差旅選擇對碳排放的影響是制定差旅政策的企業領導者的首要任務。現在追蹤和報告需求的增加，意味著 88% 的差旅決策者已經提供或計劃提供商務旅客碳足跡資料，以利於更明智的消費。

作為政策& 程序審查的一個組成部分，永續性審查包含了所有的核心考量：已定義的目標、競爭基準和整個企業的策略。但永續性（或更廣義的環境、社會與治理 (ESG) 考量）也有其自身的動力。

這兩種主要的環境推動力往往是相輔相成的。官方規定，例如法國禁止國內短程航班，往往與新興的員工優先考量事項相吻合，例如歐盟和美國三分之二的受訪者目前希望對航空旅行徵收更重的稅項。

其他考慮因素同樣跨越公司和員工兩個層級。有些線上預訂工具已經提供碳足跡資訊，協助旅客做出更明智的購買。同時，差旅經理可以利用這些資訊來決定更明智的政策& 程序。

差旅供應商管理處於成本效益、員工滿意度和企業目標的交叉點。巧妙地管理相互競爭的利益並非易事，42% 的企業指出在洽談旅遊供應商合約時遇到困難。

改善 ERP 資料的使用，讓所有買家在與供應商洽談時處於更有利的位置。特定的 T&E 屬性是附加資料，可能來自旅遊管理公司 (TMC) 和全球分銷系統 (GDS)。

TMC 作為全球分銷系統 (GDS) 的一部分管理商務旅行，該系統透過全球旅行網路為買家和供應商提供即時旅行庫存。支付網路可從 TMC 接收資料，並將旅行資料記錄與相關交易配對。

豐富的交易資料可提供 T&E 的完整概觀，讓差旅經理能進行更明智的採購。例如，避免多付或確保與優先供應商大量協商的輔助福利的適當性。

全球商務旅行支出預計將在 2024 年達到 2019 年的 1.4 萬億美元水平，並在 2027 年底達到近 1.8 萬億美元。 這一增長反映了 88% 的差旅決策者的觀點，他們一致認為商務差旅對於推動其組織的成長至關重要。

這一切都對旅遊決策者造成很大的壓力，以至於 85% 的決策者認為首席旅遊官 (CTO) 的角色將在十年內普及。簡化支出管理、量身訂做的政策& 程序、嵌入式永續發展和量化供應商績效將可減輕他們的負擔。

人工智能將扮演越來越重要的角色。它可以扮演虛擬助理的角色，協助旅行前的預訂，並在旅行期間指導保單內與保單外的消費，或是將企業信用卡獎勵計劃個人化，使其與持卡人相關。

以員工為中心的 T&E 計畫會帶來快樂的差旅者，91% 的差旅決策者計劃投資 AI 和機器學習，為員工提供更個人化的差旅體驗。

這樣的投資似乎很明智。T&E 經理跟上商務差旅的最佳方式就是跟上商務差旅人員自己的步伐。

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