Pysyäkseen vauhdissa tässä välittömien kokemusten ja välittömän validoinnin aikakaudessa kaikenlaiset yritykset siirtyvät virtuaalikortteihin tuodakseen digitalisaation helppouden, turvallisuuden ja tehokkuuden toimintaansa. Mitä virtuaalikortit sitten tarkalleen ottaen ovat ja miten ne toimivat?

Virtuaalikortit ovat kasvava maksuvaihtoehto yritysten välisissä maksuissa. Ne ovat satunnaisesti luotuja väliaikaisia korttinumeroita, jotka on linkitetty rahoitustilille, jolla on vakiintunut luottolimiitti. Niitä käytetään tyypillisesti tiettyyn tapahtumaan tai tietyn ajanjakson ajan. Ne integroidaan usein kirjanpitoon, toiminnanohjausjärjestelmään ja kulujenhallintajärjestelmiin taustatoimintojen virtaviivaistamiseksi, mukaan lukien täsmäytyksen automatisointi.

Virtuaalikortit eroavat toisistaan siinä, että niissä ei ole fyysistä korttia, mutta muuten ne toimivat samalla tavalla ostosten tekemiseen, 16-numeroisella korttinumerolla, voimassaolopäivämäärällä ja kolminumeroisella CVC-koodilla. Joitakin virtuaalikortteja voidaan jopa lisätä mobiililompakkoihin maksutapamaksutoimintoa varten, aivan kuten kulutusluotto- tai pankkikorttien digitaalisia versioita. 

Virtuaalikortit toimivat kuten perinteiset maksukortit, mutta niitä käyttävillä yrityksillä on enemmän hallintaa kulutukseen. Ne voivat mukauttaa parametreja, ja kortit voidaan linkittää tiettyihin liiketoimintayksiköihin tai projekteihin valvonnan, täsmäytyksen ja laskujen hallinnan parantamiseksi.

Virtuaalikortit voidaan luoda välittömästi verkkomaksuja varten – ei tarvitse odottaa fyysisen kortin saapumista postitse.

Virtuaalikortit tarjoavat yrityksille mahdollisuuden mukauttaa kulutuksen hallintaa, mukaan lukien budjettirajoitukset, käyttöajan – esimerkiksi päivä tai viikko – ja missä korttia voi käyttää, esimerkiksi nimeämällä tiettyjä kauppiaita tai vain tiettyjä kauppiaskoodeja. Esimerkiksi asiakasillallisen kustannusten kattamiseen myönnettyä virtuaalikorttia ei voinut käyttää uuden asun ostamiseen läheisestä ostoskeskuksesta.

Virtuaalikorttien edut ovat samat kuin muovikorttien – kätevyys ja turvallisuus, muutamia mainitakseni – mutta näiden lisäksi ne tarjoavat myös kulutuksen hallintaa ja enemmän joustavuutta uusien maksutapausten kautta.

Nämä edut koskevat kaupallisten toimien molempia osapuolia. Kauppiaille tai toimittajille virtuaalikorttien hyväksyminen voi tuoda maksuvarmuutta ja auttaa lyhentämään myynnin maksamatta jättämiseen kuluvaa aikaa. Tämä tarkoittaa keskimääräistä päivien määrää, joka yritykseltä kuluu myynnin maksun keräämiseen, ja se on käyttöpääoman mittari.

Toisin kuin perinteiset shekit, joita käytetään edelleen yleisesti yritysten välisissä maksuissa Yhdysvalloissa ja joiden käsittely kestää yleensä vähintään yhden arkipäivän, virtuaalikorttimaksut käsitellään lähes välittömästi, mikä nopeuttaa kassavirtaa. Kauppiaat hyötyvät myös yksityiskohtaisemmista maksutiedoista, jotka voivat auttaa heitä matkallaan kohti automaattista täsmäytystä.

Ostajille virtuaalikorttien hallinta on kriittistä, sillä se vähentää budjettien ylittämistä ja varmistaa, että varoja käytetään asianmukaisesti. Lisäksi virtuaalikortit vähentävät petosten tai väärinkäytösten riskiä, koska ne voidaan valtuuttaa vain tietyillä parametreilla, minkä jälkeen numero deaktivoidaan. Ne voivat myös tarjota yksityiskohtaisempaa seurantaa, sillä jokaisessa tapahtumassa käytettävä yksilöllinen korttinumero tarkoittaa, että sitä voidaan seurata tarkemmin, ja helpompaa täsmäytystä, koska lisätiedot mahdollistavat maksujen yksilöllisen täsmäytyksen.

Jotkin virtuaalikortit voivat myös muuntaa valuuttaa reaaliajassa, mikä voi olla hyödyllistä yrityksille, joilla on kansainvälisiä toimitusketjuja. Virtuaalikorttien käyttötarkoituksia laajennetaan verkko- ja puhelinmaksujen ulkopuolelle mobiilivirtuaalikorteilla – joissa kortti tallennetaan mobiililompakkoon ja sitä käytetään lähimaksuihin – jotka tuovat lähimaksujen helppouden kosketusnäytöllä tapahtuvaan vähittäismaksuun yritystapahtumiin.

Yritykset käyttävät virtuaalikortteja yhä useammissa tilanteissa – kaikkialla, missä tarvitaan lisää tehokkuutta ja parempaa hallintaa, joustavuutta ja turvallisuutta. Tässä on joitakin tapoja, joilla Mastercard hyödyntää virtuaalikorttien etuja laajalla ja kasvavalla joukolla toimialoja.

Yritysmatkailu: Liikematkailu on elpynyt, mutta monet yritykset kamppailevat edelleen monimutkaisten ja vanhentuneiden kulu- ja korvausprosessien kanssa. Virtuaalikortteja voidaan käyttää matkojen varaamiseen ja asiakkaiden viihdyttämisen kulujen kattamiseen, ja niillä on räätälöidyt kulujen hallintatoiminnot ja saumaton kulujen täsmäytys parannetun datan avulla. Mobiilivirtuaalikorttien avulla kanta-asiakkaat ja matkailijat voivat maksaa hotelleista, aterioista tai muista kuluista helposti napauttamalla, jos lähimaksut hyväksytään.

Mobiilivirtuaalikorteissa on ylimääräinen turvakerros, jota kutsutaan tokenisaatioksi: Kaikissa digitaaliseen lompakkoon tallennetuissa korteissa käytetään salaustekniikkaa, joka korvaa kortin tilinumeron vaihtoehtoisella korttinumerolla, jota kutsutaan tokeniksi, joten varsinaisia tilitietoja ei koskaan jaeta tapahtuman aikana.

Yrityksen käytännöistä riippuen virtuaalikortteja käyttävien liikematkustajien ei välttämättä tarvitse seurata fyysisten kuittien pinoja. Virtuaalikortit poistavat myös tarpeen maksaa henkilökohtaisella kortilla ja odottaa hyvitystä.

Virtuaalikortteja voidaan myöntää myös työnhakijoille rekrytointiprosessin aikaisten kulujen kattamiseksi tai muuttokulujen tai väliaikaisen majoituksen maksamiseksi työntekijöille, jotka muuttavat uudelleen.

Messut, tapahtumat ja konferenssit: Tapahtumasuunnittelijoille voi olla vaikeaa hallita useiden projektien ja toimittajien budjetteja samanaikaisesti – ja kustannukset voivat helposti paisua pilviin. Virtuaalikortit voivat yksinkertaistaa maksuja ja raportointia sekä auttaa pitämään tapahtumat tietyssä budjetissa kontrollien avulla, mutta tarjoavat silti joustavuutta lisätä rahaa budjettiin tarvittaessa.

Yrityksen käytännöistä riippuen virtuaalikortteja käyttävien liikematkustajien ei välttämättä tarvitse seurata fyysisten kuittien pinoja. Virtuaalikortit poistavat myös tarpeen maksaa henkilökohtaisella kortilla ja odottaa hyvitystä.

Virtuaalikortteja voidaan myöntää myös työnhakijoille rekrytointiprosessin aikaisten kulujen kattamiseksi tai muuttokulujen tai väliaikaisen majoituksen maksamiseksi työntekijöille, jotka muuttavat uudelleen.

Terveydenhuolto ja vakuutukset: Jokainen, joka on käynyt lääkärissä viime vuosikymmeninä, tietää, että lääkärin laskutus on monimutkaista ja hidasta. Lääkärin vastaanotolla tai sairaalassa, joka käsittelee korvaushakemusten hyväksymistä ja maksuja, tilanne ei ole erilainen. Terveydenhuollon tarjoajat kohtaavat usein pullonkauloja vakuutusyhtiöiden kanssa tehtävien korvaushakemusten käsittelyssä, koska käytössä olevat paperiraskaat vanhat järjestelmät viivästyttävät maksuja, aiheuttavat kassavirtaongelmia ja lisäävät lainakustannuksia. Upottamalla virtuaalikortteja vakuutusyhtiöitä terveydenhuollon tarjoajiin yhdistäviin korvaushakemusten käsittelyalustoihin kaikki hyötyvät nopeammista maksuista, paremmasta näkyvyydestä korvausvaatimusten tilaan ja helpommasta yhteensovittamisesta.

Kalustonhallinta: Kalustopäälliköille, jotka etsivät tapoja hallita polttoaine- ja huoltokustannuksia ja varmistaa, että kuljettajat noudattavat yrityksen käytäntöjä, mobiilit virtuaalikortit voidaan linkittää tiettyyn ajoneuvoon esimerkiksi polttoaineenkulutuksen seuraamiseksi tai jopa tiettyihin huoltoasemiin, joiden kanssa yrityksellä on ensisijaisia kumppanuuksia. Yksityiskohtaiset tapahtumatiedot voivat auttaa kalustopäälliköitä tekemään tietoisempia päätöksiä, mukaan lukien keinot polttoainekustannusten vähentämiseksi, kuljettajien hallitsemiseksi ja reittien optimoimiseksi.

Yritykset voivat julkaista virtuaalikortteja suoraan kortit myöntävän pankkinsa kautta, mutta parhaan hyödyn saamiseksi ne voivat tehdä yhteistyötä teknologiaohjelmistotoimittajiensa kanssa integroidakseen kortit digitaalisiin liiketoiminta-alustoihinsa, kuten toiminnanohjaus- tai hankintajärjestelmiin, mikä voi entisestään nopeuttaa ja yksinkertaistaa heidän työskentelytapaansa. Maksujen upottaminen näihin alustoihin voi vähentää kitkaa ja transaktiokustannuksia sekä tarjota enemmän dataa ja näkemyksiä, lisäarvopalveluita ja jopa mahdollisuuden saada luottoa ja rahoitusta.

Kun virtuaalikortteja käytetään yrityksen päivittäin käyttämien työkalujen kautta, maksamisesta voi tulla luonnollinen jatke sen toimintaan. B2B-maksujen hallinta vaati aiemmin hyppimistä useiden liiketoiminta-alustojen välillä, mutta virtuaalikorttien upottaminen avaa oven uusille, kätevämmille kokemuksille, joissa maksut integroituvat saumattomasti alustoihin, joiden ympärille yritykset organisoivat liiketoimintansa.

Virtuaalikorttien tarjoajaa valittaessa kannattaa etsiä integrointimahdollisuutta olemassa oleviin järjestelmiin, laajaa tavoittavuutta, vankkaa korttien hallintaa ja erinomaista kokonaisvaltaista käyttäjäkokemusta.

Yksi virtuaalikorttien suurimmista eduista on niiden kyky upottaa yrityksen olemassa oleviin työnkulkuihin, kuten kirjanpitoon, rahastonhoitoon tai hankintaan käyttämiin järjestelmiin. Valitsemalla toimittajan, jolla on useita ohjelmistointegraatioita, yritykset voivat helposti tuoda virtuaalikortteja olemassa oleviin työkaluihinsa tehokkuuden lisäämiseksi ja taustatoimintojen parantamiseksi.   

Laajojen globaalien korttien hyväksymisverkostojen omaavien palveluntarjoajien etsiminen on myös tärkeää, jotta voidaan optimoida yritysten ja niiden työntekijöiden virtuaalikorttien käyttömahdollisuudet. Koska virtuaalikortteja otetaan käyttöön yhä enemmän mobiililompakoissa, on tärkeää harkita palveluntarjoajaa, jolla on laaja maailmanlaajuinen jalanjälki kontaktittomuuteen perustuvissa toimipisteissä.

On myös tärkeää valita käytettävissä olevat ohjausobjektit yrityksen tarpeiden perusteella. Jos yritys esimerkiksi haluaa parantaa matka- ja viihdekäytäntöjään ja varmistaa, että työntekijät pysyvät budjettikiintiöissä työmatkoilla, harkitse sellaisen palveluntarjoajan valitsemista, joka tarjoaa vankan kuluhallinnan.

On myös tärkeää valita palveluntarjoaja, joka mahdollistaa virtuaalikorttitapahtumien käsittelyn suoraan pankkiin tai korttien vastaanottajalle – ilman, että sähköposteja tarvitsee manuaalisesti selata, mikä on riskialtis, hidas ja manuaalinen prosessi. Kyky tarjota nopea ja turvallinen kokonaisvaltainen maksukokemus on B2B-maksujen tulevaisuuden suunta.