&E 管理部门跟上商务旅行的四种方法

最准确的预测通常最具可塑性。科维德时代曾预测商务旅行或企业旅行将完全恢复或不会完全恢复，与此形成鲜明对比。

不知为何，这两个预测都是对的。而旅行& 费用（T&E），也称为旅行& 娱乐，经理们需要了解原因。

最新数据预计&E 支出将在 2024 年某个时候恢复到 2019 年的 1.4 万亿美元高点，并在 2027 年达到 1.8 万亿美元。1 从这个意义上说，商务旅行正在全面复苏的道路上。

然而，旅行支出并不等同于旅行频率或旅行量。虽然商务旅行的次数在增加，但商务旅行支出的增长速度更快。

人们旅行的时间比以前更长了。遥远的一日游或通宵会议已经过时。在一个地区内举行多次会议，中间可能会有一段较长的外出工作时间。

与 2019 年相比，当出差和消费不同步时，很难说商务旅行复活了。随着数字化转型与新的混合型员工队伍和日益严重的环境问题作斗争，一个更恰当的词是 "轮回"。

因此，在 Mastercard 发起的 一项 调查 中，87% 的差旅决策者都认为，商务旅行正处于一个临界点，有机会对传统系统进行彻底改革，因此&E 项目的管理者不能再像 2019 年那样运作了。

他们可以通过以下四种方法跟上时代的步伐。

十分之九的旅行决策者都认为&E 的未来是支付和费用管理的融合。然而，不同的采购需求和新的支出类型意味着 61% 的决策者现在表示，他们的混合或远程员工队伍增加了预测和预算差旅支出的难度。

统一的企业资源规划（ERP）方法可以提供单一的真实来源和 B2B 和 T&E 支付流的完整可见性。&E 一个关键的细微差别是，差旅决策者对为员工提供这种可视性的兴趣不亚于为自己获得这种可视性。

因此，旅游决策者将消费限额与支付方式挂钩视为未来五年全球差异化的首要因素，这或许不足为奇。然而，如果差旅管理者让员工使用个人卡进行差旅，就有可能导致账户对账、监督、现金流甚至防欺诈方面的效率低下，这也是无济于事的。

虚拟卡提供了另一种选择。它们保留了实体公司卡的优点，如用于一对一支付对账的详细交易数据，同时还使&E 管理人员能够对交易的金额、时间段、类型和地点进行支出控制。每十位旅游决策者中就有九位表示，虚拟卡将在五年内普及或成为一种与众不同的工具。

近三分之二的差旅决策者在向混合或远程工作人员提供有效及时的 T&E 政策和更新信息方面遇到过挑战，89% 认为他们需要更动态的 T&E 政策。

政策& 程序审查可通过确定目标、与竞争对手进行基准比较以及统一各部门和地区的方法，确保业务相关性。主题范围包括总分类账代码和商户类别代码，以及一次性付款和实付费用。

然而，与业务相关性同样重要的是员工的遵守情况：59% 的差旅决策者努力确保员工遵守支出政策和控制措施。

明确的政策自然会有所帮助，但关于政策内和政策外消费的实时通知可以满足旅行者的需求，从而提高遵守率。环境考虑因素，如银行应用程序中碳计算器提供的考虑因素，应理所当然地包括在内。

了解旅行选择对碳排放的影响是制定旅行政策的企业领导者的首要任务。现在，跟踪和报告需求的增加意味着 88% 的差旅决策者已经或计划向商务差旅人员提供碳足迹数据，以便他们进行更明智的消费。

作为政策& 程序审查的一个组成部分，可持续发展审查包含了所有核心考虑因素：确定的目标、竞争基准和全公司战略。但是，可持续发展--或者更广泛地说，环境、社会和治理（ESG）因素--也有其自身的推动力。

两个主要的环境推动力往往是相辅相成的。法国禁止短途国内航班等官方规定往往与新出现的员工优先事项相吻合，例如三分之二的欧盟和美国受访者现在希望对航空旅行征收更重的税。

其他考虑因素同样横跨企业和员工两个层面。一些在线预订工具已经提供了碳足迹信息，以帮助旅行者做出更明智的选择。同时，差旅管理者可以利用这些信息来确定更明智的政策& 程序。

差旅供应商管理是成本效益、员工满意度和企业目标的交叉点。巧妙管理相互竞争的利益并非易事，42% 的企业指出在谈判旅行供应商合同时遇到困难5。

改进 ERP 数据的使用，使所有买方在与供应商谈判时处于更有利的地位。具体的 T&E 属性是可能来自旅行管理公司（TMC）和全球分销系统（GDS）的附加数据。

旅行管理公司作为全球分销系统的一部分管理商务旅行，该系统通过全球旅行网络为买家和供应商提供实时旅行库存。支付网络可接收旅行管理中心的数据，并将旅行数据记录与相关交易进行匹配。

然后，丰富的交易数据可提供 T&E 的完整概览，使差旅经理能够进行更明智的采购。例如，避免超额支付或确保与首选供应商批量谈判的辅助福利的适当性。

预计到 2024 年，全球商务旅行支出将达到 2019 年的 1.4 万亿美元，到 2027 年底将达到近 1.8 万亿美元。 这一增长反映了 88% 的差旅决策者的观点，他们一致认为商务旅行对于推动其组织的发展至关重要。

这一切都给差旅决策者带来了巨大的压力，以至于 85% 的决策者认为，首席差旅官 (CTO) 的角色在十年内将会非常普遍。简化的支出管理、量身定制的政策& 程序、嵌入式可持续发展和量化的供应商绩效将大大减轻他们的负担。

人工智能将发挥越来越大的作用。它可以充当虚拟助理，帮助进行行前预订，并在旅行期间指导保单内和保单外消费，也可以个性化企业信用卡奖励计划，使其与持卡人相关。

以员工为中心的 T&E 计划造就快乐的旅行者，91% 的旅行决策者计划投资人工智能和机器学习，为员工提供更加个性化的旅行体验。

这种投资似乎是明智的。&E 经理跟上商务旅行的最好方法就是跟上商务旅行者自己的步伐。

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