Susreti licem u lice s kupcima, dobavljačima, partnerima i zaposlenicima mogu donijeti snažne rezultate za vaše poslovanje. U stvari, 88% donosilaca odluka o putovanjima reklo je da su poslovna putovanja ključna za podsticanje rasta organizacije, prema studiji iz 2023. godine. Kako vodeće kompanije upravljaju svojim programima korporativnih putovanja i troškova kako bi uravnotežile potrebu za kontrolom troškova s prednostima većeg broja interakcija licem u lice?

Sastavili smo 18 strategija koje vodeće kompanije primjenjuju u svakoj fazi svog putovanja kako bi optimizirale troškove poslovnih putovanja. Preskočite na odjeljak koji vas najviše zanima:

Ali nakon godina optimizacije svojih digitalnih iskustava, tim za e-trgovinu bio je spreman da ide dalje od preporučivanja dodatnih proizvoda od interesa onima za koje se predviđalo da će povećati angažman. Nakon što su na početnoj stranici proveli test u odnosu na svoje tradicionalne preporuke zasnovane na mašinskom učenju, GlassesUSA.com je otkrio da je sofisticirani algoritam dubokog učenja kompanije Dynamic Yield uspio da poveća kupovinu za 68% i prihod za 88%, sve iz jednog vidžeta.

Platforma za upravljanje putovanjima za avionske karte, hotele i kopneni prijevoz može pomoći vašim zaposlenicima da donesu odluke u skladu s pravilima koje također odgovaraju njihovim preferencijama putovanja.

Korporativna putnička rješenja objedinjuju relevantne putne informacije s više platformi i od više pružatelja usluga na jednom mjestu. Ako se planovi promijene, platforma može ponuditi i jednostavne opcije promjene rezervacije i otkazivanja, koje su u skladu s pravilima.

Ograničenja individualnih putnih troškova za smještaj, obroke i prijevoz mogu spriječiti prekomjerno trošenje i pomoći u kontroli troškova. Mnoge kompanije putnicima pružaju budžete specifične za grad ili destinaciju i koriste podatke od kompanija za upravljanje putovanjima, konsultanata ili vlastite evidencije troškova za procjenu troškova. Prema našem nedavnom istraživanju o politikama T&E, više od 6 od 10 kompanija ugrađuje politike i procese T&E u online alate za rezervacije ili troškove kako bi označile izbore zaposlenika kao one koji spadaju u ili izvan politike kompanije.

Rane rezervacije često znače niže cijene avionskih karata i smještaja. Da bi ovo postala praksa, vaša politika korporativnih putovanja može postaviti vremenski okvir za rezervaciju putovanja unaprijed i podsjetiti putnike koji rezerviraju u zadnji čas kada im politika prestaje važiti.

Pružaoci turističkih usluga razumiju prednosti izgradnje trajnih odnosa s preduzećima. Aviokompanije, hoteli i kompanije za iznajmljivanje automobila često će raditi na tome da osiguraju najbolje moguće cijene koje odgovaraju jedinstvenim potrebama i obimu putovanja vaše kompanije.

Ako želite prepustiti proces pregovaranja profesionalcima, možete angažovati kompaniju za upravljanje putovanjima koja će u vaše ime dogovoriti korporativne popuste i pomoći vam da optimizujete troškove poslovnih putovanja.

Ostvarivanje većeg troška za T&E na kreditnim karticama može pružiti vrijedne organizacijske koristi:

• Transakcije kojima je lako pristupiti mogu pomoći u kontroli troškova zaposlenika i povećati vidljivost.
• Robusno izvještavanje na nivou transakcija može optimizirati procese plaćanja obaveza.
• Zaposleni mogu dobiti putno osiguranje, podršku recepcionara, telemedicinu i pristup salonima na aerodromu.

Virtualne kartice i mobilne virtualne kartice su još jedna opcija. Koriste privremene, nasumično generirane brojeve kartica i povezani su s računom za finansiranje s utvrđenom kreditnom linijom. Oni daju preduzećima veću kontrolu nad potrošnjom s mogućnošću postavljanja prilagođenih parametara o tome kako, kada i gdje se kartica koristi.

61% donosilaca odluka o putovanjima reklo je da njihova organizacija podstiče putnike da rezervišu održive opcije. Ovo može poprimiti mnogo oblika. Jedan uobičajeni pristup je sprovođenje regionalnih ili nacionalnih politika koje favorizuju željeznički saobraćaj u odnosu na zračni. Drugi su uspostavili politike kako bi se smanjili jednodnevni izleti avionom.

Druga mjera je smanjenje višestrukih putovanja. Potaknite svoje zaposlenike da zakažu više sastanaka na istoj lokaciji kako bi povećali efikasnost ili prebacite odabrane sastanke na video pozive.

Ako je neophodan kopneni prijevoz, potaknite zaposlenike da podijele troškove dijeljenja prijevoza ili najma automobila kako bi se smanjili troškovi i ugljični otisak.

Putnici koji putuju na odmoru uzimaju duže odmore u poređenju s trendovima prije Covida. Kako se granice između poslovnog i privatnog života brišu, mnogi zaposlenici produžavaju svoja poslovna putovanja kako bi uživali u vremenu provedenom na odredištu dok ne rade. Omogućavanje zaposlenima da koriste "slobodna" putovanja može povećati fleksibilnost u vremenu njihovog putovanja i smanjiti ukupne troškove putovanja.

Da li se izvještaji o troškovima vašeg tima podnose blagovremeno, samo da bi se odugovlačilo s menadžmentom u fazi pregleda i odobrenja?

Za mnoga preduzeća, ovaj proces je složen i dugotrajan. Pojednostavite svoje uz jasnu i konciznu politiku upravljanja troškovima, prethodno odobravajući određene troškove i postavljajući očekivanja za rokove odobrenja.

Program virtuelnih kartica je još jedan način za bržu obradu troškova. Virtualne kartice imaju poboljšane podatke povezane sa svakom upotrebom i često su integrirane sa sistemima za upravljanje troškovima. Ova integracija podataka može pojednostaviti vaše administrativne procese, uključujući automatizaciju usklađivanja troškova za finansijske timove.

Prikupite povratne informacije od zaposlenika o njihovim iskustvima s putovanjima kako biste uravnotežili potrebu za putovanjima s mjerama uštede troškova. Povratne informacije mogu pomoći u određivanju koji su troškovi važni za vaš tim, a koje možete smanjiti bez utjecaja na zadovoljstvo zaposlenika i rast poslovanja. Redovne ankete nakon putovanja i intervjui sa zaposlenima mogu vam pomoći da identifikujete prilike za smanjenje nepotrebnih troškova putovanja i poboljšanje usklađenosti s politikama.

Izvan posla, ljudi očekuju praktične tehnologije koje su prvenstveno usmjerene na mobilne uređaje i zasnovane na oblaku. Mnogi sada očekuju isto i na poslu. Automatizirajte proces izvještavanja o troškovima kako biste smanjili skupe greške, uštedjeli vrijeme i poboljšali zadovoljstvo zaposlenika.

Digitalne kopije računa mogu pomoći u pojednostavljenju izvještavanja o troškovima. Zamislite da vaš tim može bez problema prijaviti trošak samo jednim fotografisanjem. Uvid u troškove u stvarnom vremenu može pomoći finansijskim timovima da osiguraju usklađenost s pravilima o troškovima i troškovima (T&E) i eliminiraju gomile papirnih računa. Ako poreski zakoni dozvoljavaju, možete razmotriti ukidanje zahtjeva za računima za transakcije ispod određenog iznosa.

Pravilno kategorizirani putni troškovi omogućavaju vam lakšu analizu trendova potrošnje kako biste ostvarili uštede. Softverska platforma za upravljanje putovanjima može pojednostaviti ovaj proces integrirajući transakcije korporativnim karticama direktno u njihov sistem.

Edukacija vašeg tima o tome kako pravilno prijaviti putne troškove pomoći će im da izbjegnu uobičajene greške i da se pridržavaju politika kompanije. Preko 55% kompanija s godišnjim putnim troškovima većim od 50 miliona dolara zahtijeva od zaposlenih da pregledaju ili pohađaju obuku o politici putovanja i troškova. Neke kompanije čak zahtijevaju od zaposlenika da polože test prije nego što dobiju korporativnu kreditnu karticu.

Redovno pregledajte obrasce potrošnje kako biste poboljšali usklađenost s politikom T&E i ostvarili uštede. Pratite ključne pokazatelje učinka, kao što su prosječna cijena po putovanju, stope usklađenosti s politikama i ukupni troškovi putovanja. Poređenje vaših troškova sa standardima u industriji može istaknuti prilike za racionalizaciju potrošnje. Industrijska udruženja, konsultantske kuće i kompanije za upravljanje putovanjima često nude različite nivoe podataka za poređenje poslovnih putovanja.

Statistički modeli mogu koristiti historijske podatke za predviđanje obrazaca putovanja, fluktuacija potražnje i trendova cijena. Ovi uvidi vam mogu pomoći u snalaženju u pregovorima s dobavljačima, predviđanju fluktuacija u potrebama za troškovima putovanja i optimizaciji troškova poslovnih putovanja.

Poreski odbitci za putne troškove mogu pomoći u optimizaciji troškova poslovnih putovanja. Napravite detaljan popis troškova (sa ili bez alata za upravljanje troškovima) kako biste utvrdili koji radni troškovi predstavljaju porezne odbitke na kraju godine. Prihvatljivi troškovi mogu uključivati troškove avionske karte i drugog prevoza, smještaja, obroka, poslovne komunikacije i poslovnih događaja.

Da biste pronašli prilike za pregovaranje o boljim cijenama i uslovima plaćanja, pregledajte uslove koje ste postavili s dobavljačima poslovnih putovanja poput aviokompanija, hotela i kompanija za iznajmljivanje automobila. Na primjer, mogli bi predložiti promjenu načina plaćanja kako bi se maksimizirala ušteda. Virtualne kartice također nude istu praktičnost i sigurnosne prednosti kao i fizičke korporativne kartice - a istovremeno vam omogućavaju da kontrolišete potrošnju putem iznosa, vremenskog perioda, vrste i lokacije transakcija.

Optimizacija troškova poslovnih putovanja zahtijeva strateški pristup koji uključuje planiranje, praćenje i kontinuirano poboljšanje politika i praksi putovanja. Ovih 18 strategija može pomoći vama i vašem poslovanju da upravljate putnim troškovima – a sve to uz poboljšanje načina na koji vaši zaposleni putuju kako bi unaprijedili vaše poslovanje.