Da biste razumjeli koliko se zaposleni boje podnošenja izvještaja o troškovima, razmislite o ovome: U anketi koju je 2019. godine sprovela kompanija SAP Concur, gotovo 20% poslovnih putnika reklo je da bi radije da im zubar izbuši zube nego da popune izvještaj o troškovima.

Univerzalno kritikovani zbog svoje dosade, izvještaji o troškovima su posebno opterećujući za one koji rade na mjestima koja se oslanjaju na ručno pisane obrasce. Ovi zaposlenici se često nađu kako preturaju po kovertama punim računa, žmire na blijedi tekst kako bi pronašli koju su taksi kompaniju koristili u Phoenixu ili se naprežu da se sjete ko je došao na happy hour posljednjeg dana putovanja.

Posao nije nimalo lakši za one koji primaju izvještaje. Administratori za putovanja i zabavu, računovodstvo ili finansije zavise od bilo kakvih nejasnih detalja kojih se zaposleni mogu sjetiti kako bi potvrdili da je njihova potrošnja u skladu s politikom kompanije, kao i s propisima i poreskim zakonima destinacije.

Osim toga, obrada izvještaja često oduzima vrijeme koje bi se moglo bolje iskoristiti za druge obaveze. Na primjer, jedan od pet izvještaja sadrži greške ili zahtijeva pojašnjenje - često zbog nečeg manjeg poput slučajne greške u kucanju, nedostajućeg polja ili pogrešno zapamćenog datuma, prema studiji Globalnog udruženja poslovnih putovanja iz 2022. godine. U prosjeku, ispravljanje izvještaja traje 18 minuta i košta kompaniju 52 dolara. U kompanijama gdje su putovanja norma - ili gdje je svaka minuta na cijeni - to se brzo nagomilava.

I poslovna putovanja neće nestati. Uprkos sve hibridnijem radnom mjestu, studija kompanije Mastercard iz 2023. godine pokazala je da velike korporacije planiraju povećati svoje budžete za putovanja u narednih nekoliko godina kako bi podstakle novi rast. Izvještaji o troškovima su tu da ostanu - ali mogu postati jednostavniji.  

Kako bi pojednostavio zadatak za poslovne putnike i njihove poslodavce, Mastercard istražuje načine spajanja izvještavanja o troškovima s procesom plaćanja kako bi donio prijeko potrebno olakšanje i poslovnim putnicima i finansijskim menadžerima. Fokusirajući se na partnerstva s dobavljačima softvera, Mastercard igra ključnu ulogu u modernizaciji staromodnog izvještaja o troškovima.

Uzmite za primjer njihov rad sa SAP Concurom, vodećim svjetskim brendom za integrirani softver za upravljanje putovanjima i troškovima. Dvije kompanije su nedavno produžile svoju dugoročnu saradnju kako bi dodatno pojednostavile izvještaje o troškovima. Kroz novu integraciju, kupovine obavljene korporativnim Mastercard karticama mogu se evidentirati i automatski popuniti na platformi Concur Expense, koja zatim može odmah obavijestiti zaposlenike ako su potrebne dodatne informacije. S ovim podacima o potrošnji u stvarnom vremenu, kompanije mogu postići bolju usklađenost s pravilima o troškovima, dok putnici mogu uživati u poboljšanom iskustvu s automatiziranim kreiranjem troškova. 

„Spajanje softvera s plaćanjem radikalno mijenja način na koji kompanije razmišljaju o putovanjima i troškovima“, kaže Chad Wallace, globalni šef komercijalnih rješenja u Mastercardu. „Svjedočimo konvergenciji platformi — gdje se sistemi koji ranije nisu međusobno komunicirali udružuju kako bi povećali efikasnost.“ Uticaj je transformativan na iskustvo zaposlenih - za one sa obje strane izvještaja o troškovima.

Poslovni putnici sada mogu jednostavno umotati svoju karticu ili dodirnuti uređaj za plaćanje, a kupovine obavljene na korporativnim Mastercard računima automatski se unose u Concur Expense. Integracija u platni kanal omogućava SAP Concur-u da automatski preuzima dodatne relevantne informacije - kao što je poštanska adresa taksi službe - iz Mastercardove trgovačke mreže.

Pomoću ugrađene AI tehnologije, Concur Expense također procjenjuje usklađenost, šaljući trenutne povratne informacije ako je trošak upitan, tako da zaposlenici neće nastaviti trošiti novac koji možda neće biti nadoknađen.

Ove mogućnosti omogućavaju kompanijama da se povežu s korisnikom u onome što Chris Juneau, šef tržišne strategije u SAP Concuru, naziva „trenutkom koji je važan“: baš kada vrše plaćanje. Traženjem dodatnih informacija u trenutku kupovine - prije nego što zaboravite ko je još bio na večeri treće večeri konferencije - preduzeća smanjuju greške i ubrzavaju odobrenja.

„Umjetna inteligencija može preuzeti ručne zadatke sklonije greškama, a mobilne aplikacije se povezuju s putnikom putem nečega što uvijek ima sa sobom“, kaže Juneau.

Na primjer, SAP Concur je ugradio umjetnu inteligenciju u svoje Concur Expense rješenje kako bi pojednostavio izvještavanje o troškovima. Kada poslovni putnik napuni gorivom svoj iznajmljeni automobil, može prenijeti fotografiju računa u mobilnu aplikaciju SAP Concur, ExpenseIT. AI modeli izvlače iznos plaćanja, datum, porez, porez na dodanu vrijednost ako je primjenjivo i druge relevantne informacije te automatski popunjavaju izvještaj o troškovima.

Softver također zaključuje kategoriju troška - na primjer, može razlikovati hotelski račun od računa za gorivo. To znači da zaposlenik može bez problema prijaviti trošak samo jednim fotografiranjem, čak i prije nego što se odveze od pumpe, što finansijskim timovima daje uvid u potrošnju u stvarnom vremenu kako bi se osiguralo poštivanje politike T&E.

Prema podacima SAP Concura, samo 1,2% izvještaja podnesenih putem ExpenseIT-a vraća se zaposleniku. Ta efikasnost donosi uštede: Za svakih 1.000 izvještaja koje organizacija obradi koristeći Concur, smanjuje 273 sata rada i 47.320 dolara troškova produktivnosti. U nekim zemljama, preduzeća također mogu iskoristiti poreske olakšice za izvještaje koji se podnose blagovremeno.

U budućnosti, ova poboljšanja u vidljivosti i transparentnosti mogla bi donijeti koristi koje prevazilaze uštede. Kako se zahtjevi održivosti pooštravaju širom svijeta, digitalizirani podaci o putovanjima pomoći će kompanijama da dokumentiraju svoj ugljični otisak - a možda ga čak i smanje.

„Zamislite svijet u kojem vaš alat za rezervacije automatski preporučuje let avionom s najvećom ekonomičnošću goriva ili rezervaciju u lokalnom restoranu koji nudi hranu direktno s farme“, kaže Wallace. „Izlaganje ekoloških posljedica svake opcije pomoći će zaposlenima da donose bolje odluke.“

S pristupom Mastercardovim podacima o potrošnji u stvarnom vremenu, SAP Concur može nastaviti ažurirati svoje AI modele kako bi omogućio više novih funkcija, što softveru omogućava upravljanje svakim korakom, od zahtjeva za putovanje do povrata novca. „Ovo nije samo o izvještavanju o troškovima“, kaže Juneau. „Ovo će unaprijediti cijeli proces od početka do kraja, počevši od rezervacije.“ Želimo da zaposlenima vratimo njihovo vrijeme, bilo da su oni putnici ili ljudi u finansijama i računovodstvu, kako bi se mogli fokusirati na druge strateške prioritete.