Remote-Arbeit ist gekommen, um zu bleiben, und einige Unternehmen haben sogar "Arbeiten von überall aus"-Vorteile eingeführt, die den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Urlaub im Ausland oder Familienbesuche zu verbringen. Das bedeutet auch, dass Geschäftsreisende Geschäftsreisen um einige Tage verlängern können, was ihnen die Möglichkeit gibt, mehr als nur den Kongresssaal oder die Hotelannehmlichkeiten zu erkunden. Die Tage zweitägiger internationaler Geschäftsreisen könnten bald hinter sich liegen, da die Mitarbeiter die Vorteile flexibler Bürorichtlinien genießen. Doch eine verteilte Belegschaft kann neue Herausforderungen bei der Überwachung der Ausgaben schaffen – eine Person, die von zu Hause aus arbeitet, könnte andere Ausgaben haben als ein traditioneller Büroangestellter, wie zum Beispiel den Kauf von Abonnements, Büromöbeln und Computerausrüstung, was es Unternehmen erschweren kann, Ausgaben vorherzusagen und zu berücksichtigen.

Für Unternehmen ist die Kombination von Geschäft und Reisen nicht immer reibungslos – die Verwaltung von Ausgaben und Erstattungen kann kompliziert werden. Und für die Mitarbeiter fehlt die Einfachheit des Bezahlens mit einem Tipp oder Klick im Alltag bei Reise- und Unterhaltungszahlungen, wie jeder, der sich mit einem Spesenbericht beschäftigt hat, bestätigen kann. Deshalb wechseln viele Unternehmen zu virtuellen Karten für Reisekosten. Diese Karten werden sofort für bestimmte Zwecke erstellt – eine Geschäftsreise, ein Kundenessen auf einer Konferenz, Reisevereinbarungen für einen vielversprechenden Rekruten – mit individuellen Ausgabenkontrollen, wie Betrag, Zeitraum und Art des Kaufs, in dem die Karten verwendet werden können, und liefern detaillierte Daten für Nachverfolgung, Berichterstattung und automatisierte Abstimmung. Sie können sogar direkt an mobile Geldbörsen ausgegeben werden und so kontaktlose Reiseerlebnisse schaffen.

Diese gestiegenen Verbrauchererwartungen könnten Unternehmen auch dazu bringen, die Vorteile ihrer kommerziellen und geschäftlichen T&E-Karten zu erweitern – zum Beispiel bessere Reiseversicherung, Concierge-Support, Telemedizin-Angebote und Zugang zu Flughafenlounges.

Eine weitere Erweiterung der "Konsumisierung" von Geschäftsreisen? Die KI-Tools, die im Freizeitreisesektor Fuß fassen, darunter virtuelle Reisebüros, die Reisepläne anpassen und niedrige Tarife festlegen können, werden wahrscheinlich auch im Geschäftsverkehr für Aufsehen sorgen. Diese Bots können Reisen basierend auf T&E-Richtlinien, Budget und Mitarbeiterpräferenzen individuell gestalten. Und mit steigenden Kosten für Geschäftsreisen – CWTs Global Business Travel Forecast für 2024 zeigt einen durchschnittlichen Anstieg der durchschnittlichen Kosten pro Teilnehmer und Tag für Meetings und Veranstaltungen um 3,6 % sowie einen Anstieg der Hotelpreise um 3,6 % – können Unternehmensreiseteams KI nutzen, um bessere Preisprognosen zu erzielen und ihr Budget proaktiver zu verwalten. Es kann diesen Teams auch helfen, dynamischere Richtlinien zu entwickeln und sogar die Ausgabenlimits anzupassen, indem sie frühere Ausgaben auf viel detaillierterer Ebene analysieren. KI-Tools können den mühsamen Spesenabrechnungsprozess sowohl für Mitarbeiter als auch für Finanzteams vereinfachen, indem sie die Erfassung und Überprüfung wiederkehrender und vorhersehbarer Ausgaben automatisieren. Neun von zehn Reiseentscheidungsträgern planen laut Mastercard-Umfrage in KI und maschinelles Lernen zu investieren, um Prozesse zu verbessern und das Reisen für ihre Mitarbeiter zu personalisieren.

Viele Unternehmen unternehmen gezielte Anstrengungen, ihren CO₂-Fußabdruck zu senken. Neun von zehn Reiseentscheidungsträgern in der Mastercard-Umfrage gaben an, sich stärker auf die Verfolgung von Umwelt-, Sozial- und Governance-Maßnahmen zu konzentrieren – zum Beispiel Treibhausgasemissionen aus Firmenreisen. Tools zur Erfassung von CO2-Emissionen, die den CO2-Fußabdruck von Geschäftsreisen und Sitzplatzauswahl zeigen, können umweltbewusstere Reiseentscheidungen fördern. Da Nachhaltigkeit ganz oben auf der Unternehmensagenda steht, können wir erwarten, dass Unternehmen Wege suchen, um ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen. Mastercards T&E Consulting Services hilft beispielsweise Unternehmen, ihre T&E-Richtlinien und -Verfahren neu zu bewerten, die Leistung der Lieferanten zu bewerten und sich für die Zukunft zu verbessern.