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Commerce

5. Juni 2024

 

Das ist das Ende der Spesenabrechnung, wie wir sie kennen

Christine Gibson

Contributor

Um zu verstehen, wie sehr Mitarbeiter das Einreichen von Spesenabrechnungen fürchten, bedenken Sie Folgendes: In einer Umfrage aus dem Jahr 2019 von SAP Concur gaben fast 20 % der Geschäftsreisenden an, dass sie sich lieber beim Zahnarzt die Zähne bohren lassen würden, als eine Spesenabrechnung auszufüllen.

Spesenabrechnungen sind allgemein für ihre Mühsal verschrien und besonders belastend für diejenigen, die an Orten arbeiten, an denen man sich auf manuell ausgefüllte Formulare verlässt. Diese Mitarbeiter müssen sich oft durch Umschläge voller Quittungen wühlen, auf verblasste Schriftzeichen starren, um herauszufinden, welches Taxiunternehmen sie in Phoenix genutzt haben, oder sich angestrengt daran erinnern, wer am letzten Tag der Reise beim Happy Hour dabei war.

Die Arbeit ist für diejenigen, die Berichte erhalten, nicht einfacher. Administratoren für Reise- und Unterhaltungskosten, Buchhaltung oder Finanzen sind auf vage Details angewiesen, an die sich Mitarbeiter erinnern können, um zu bestätigen, dass ihre Ausgaben den Unternehmensrichtlinien sowie den Vorschriften und Steuergesetzen des Reiseziels entsprechen.

52 $

Die durchschnittlichen Kosten für ein Unternehmen bei der Korrektur einer Spesenabrechnung – und bis zu jeder fünfte Bericht enthält Fehler oder erfordert Klärung.

Darüber hinaus nimmt die Bearbeitung von Berichten oft Zeit in Anspruch, die besser für andere Aufgaben genutzt werden könnte. Laut einer Studie der Global Business Travel Association aus dem Jahr 2022 enthält beispielsweise jeder fünfte Bericht Fehler oder erfordert Klärungen – oft aufgrund von Kleinigkeiten wie einem Tippfehler, einem fehlenden Feld oder einem falsch in Erinnerung gebliebenen Datum. Im Durchschnitt dauert die Korrektur eines Berichts 18 Minuten und kostet das Unternehmen 52 $. In Unternehmen, in denen Reisen zur Norm gehören – oder in denen jede Minute kostbar ist –, summiert sich das schnell.

Und Geschäftsreisen werden nicht verschwinden. Trotz eines zunehmend hybriden Arbeitsplatzes zeigte eine Mastercard-Studie aus dem Jahr 2023, dass Großunternehmen planen, ihre Reisebudgets in den nächsten Jahren zu erhöhen, um neues Wachstum anzukurbeln. Spesenabrechnungen sind nicht mehr wegzudenken – aber sie können einfacher werden.  

Um die Aufgabe für Geschäftsreisende und ihre Arbeitgeber zu vereinfachen, untersucht Mastercard Möglichkeiten, die Spesenabrechnung mit dem Zahlungsprozess zu verschmelzen, um sowohl Geschäftsreisenden als auch Finanzmanagern die dringend benötigte Entlastung zu verschaffen. Durch die Konzentration auf Partnerschaften mit Softwareanbietern spielt Mastercard eine entscheidende Rolle bei der Modernisierung der altbewährten Spesenabrechnung.

Nehmen wir die Zusammenarbeit mit SAP Concur, einer weltweit führenden Marke für integrierte Software für Reise- und Spesenmanagement. Die beiden Unternehmen haben kürzlich ihre langfristige Beziehung verlängert, um Spesenabrechnungen weiter zu vereinfachen. Durch eine neue Integration können Einkäufe, die mit Mastercard Corporate Cards getätigt wurden, erfasst und automatisch in die Concur Expense-Plattform übertragen werden, die die Mitarbeitenden dann sofort benachrichtigen kann, wenn zusätzliche Informationen benötigt werden. Mit diesen Echtzeit-Ausgabendaten können Unternehmen eine bessere Einhaltung der Spesenrichtlinien erreichen, während Reisende von einer verbesserten Erfahrung durch die automatisierte Belegerstellung profitieren.  

„Die Verbindung von Software und Zahlungsverkehr verändert die Art und Weise, wie Unternehmen über Reise- und Spesenkosten denken, grundlegend“, sagt Chad Wallace, Global Head of Commercial Solutions bei Mastercard. „Wir erleben eine Konvergenz von Plattformen – Systeme, die zuvor nicht miteinander kommunizierten, wachsen zusammen, um die Effizienz zu steigern. Die Auswirkungen auf das Mitarbeitererlebnis sind transformativ – für beide Seiten der Spesenabrechnung.“

Geschäftsreisende können ihre Karte nun einfach einstecken oder kontaktlos bezahlen, und Einkäufe, die über Mastercard-Firmenkonten getätigt werden, werden automatisch in Concur Expense erfasst. Die Integration in den Zahlungskanal ermöglicht es SAP Concur, automatisch zusätzliche relevante Informationen – wie die Postanschrift eines Taxiunternehmens – aus dem Händlernetzwerk von Mastercard abzurufen.

Dank integrierter KI-Technologie prüft Concur Expense zudem die Compliance und sendet sofortiges Feedback, wenn eine Ausgabe fragwürdig ist, damit Mitarbeiter kein Geld mehr ausgeben, das möglicherweise nicht erstattet wird.

Diese Funktionen ermöglichen es Unternehmen, den Nutzer in dem Moment zu erreichen, den Chris Juneau, Head of Market Strategy bei SAP Concur, als „den entscheidenden Moment“ bezeichnet: genau dann, wenn er eine Zahlung tätigt. Indem Unternehmen zum Zeitpunkt des Kaufs weitere Informationen anfordern – bevor Sie vergessen, wer am dritten Abend der Konferenz noch beim Abendessen dabei war –, reduzieren sie Fehler und beschleunigen Genehmigungen.

„KI kann die fehleranfälligeren manuellen Aufgaben übernehmen, und mobile Apps verbinden sich mit dem Reisenden über etwas, das er immer bei sich hat“, sagt Juneau.

SAP Concur hat beispielsweise künstliche Intelligenz in seine Concur Expense-Lösung integriert, um die Spesenabrechnung zu optimieren. Wenn ein Geschäftsreisender seinen Mietwagen auftankt, kann er ein Foto der Quittung in die SAP Concur mobile App, ExpenseIT, hochladen. KI-Modelle extrahieren den Zahlungsbetrag, das Datum, die Steuer, gegebenenfalls die Mehrwertsteuer und andere relevante Informationen und füllen die Spesenabrechnung automatisch aus.

Die Software leitet zudem die Ausgabenkategorie ab – sie kann beispielsweise eine Hotelrechnung von einem Tankbeleg unterscheiden. Das bedeutet, dass ein Mitarbeiter eine Ausgabe nahtlos mit nur einem Foto einreichen kann, noch bevor er von der Zapfsäule wegfährt. Dies gibt den Finanzteams Echtzeit-Einblick in die Ausgaben, um die Einhaltung der T&E-Richtlinien sicherzustellen.

Laut Daten von SAP Concur werden nur 1,2 % der mit ExpenseIT eingereichten Berichte an den Mitarbeiter zurückgegeben. Diese Effizienz bringt Einsparungen: Für jede 1.000 Berichte, die ein Unternehmen mit Concur bearbeitet, werden 273 Arbeitsstunden und 47.320 $ an Produktivitätskosten eingespart. In einigen Ländern können Unternehmen auch Steuervorteile für Berichte nutzen, die zeitnah eingereicht werden.

In Zukunft könnten diese Verbesserungen bei Sichtbarkeit und Transparenz Vorteile bringen, die über bloße Einsparungen hinausgehen. Da die Nachhaltigkeitsanforderungen weltweit strenger werden, helfen digitalisierte Reisedaten Unternehmen dabei, ihren CO2-Fußabdruck zu dokumentieren – und ihn möglicherweise sogar zu verringern.

„Stellen Sie sich eine Welt vor, in der Ihr Buchungstool automatisch einen Flug mit dem treibstoffeffizientesten Flugzeug oder eine Reservierung in einem lokalen Farm-to-Table-Restaurant empfiehlt“, sagt Wallace. „Das Aufzeigen der ökologischen Auswirkungen jeder Option wird den Mitarbeitern helfen, bessere Entscheidungen zu treffen.“

Mit Zugriff auf die Echtzeit-Ausgabendaten von Mastercard kann SAP Concur seine KI-Modelle kontinuierlich aktualisieren, um weitere neue Funktionen zu ermöglichen. So kann die Software jeden Schritt von der Reiseanfrage bis zur Erstattung verwalten. „Hier geht es nicht nur um Spesenabrechnungen“, sagt Juneau. „Dies wird den gesamten End-to-End-Prozess verbessern, angefangen bei der Buchung. Wir möchten den Mitarbeitern ihre Zeit zurückgeben, egal ob es sich um Reisende oder die Kollegen aus dem Finanz- und Rechnungswesen handelt, damit sie sich auf andere strategische Prioritäten konzentrieren können.“