Щоб іти в ногу з цією епохою миттєвого досвіду та негайного підтвердження, компанії всіх видів звертаються до віртуальних карток, щоб забезпечити легкість, безпеку та ефективність цифровізації у своїй діяльності. Отже, що ж таке віртуальні картки, і як вони працюють?

Віртуальні картки – це зростаючий варіант оплати в B2B-платежах. Це тимчасові номери карток, що генеруються випадковим чином і пов'язані з рахунком поповнення, який має встановлену кредитну лінію. Зазвичай вони використовуються для конкретної транзакції або протягом певного періоду часу. Їх часто інтегрують у системи бухгалтерського обліку, планування ресурсів підприємства та управління витратами для оптимізації процесів бек-офісу, включаючи автоматизацію узгодження.

Віртуальні картки відрізняються тим, що фізичної картки немає, але в іншому вони працюють схожим чином для покупок, з 16-значним номером картки, терміном дії та тризначним CVC-кодом. Деякі віртуальні картки можна навіть додавати до мобільних гаманців для функції оплати одним дотиком, як і цифрові версії споживчих кредитних або дебетових карток.  

Віртуальні картки працюють як традиційні платіжні картки, але компанії, які їх використовують, мають більше контролю над витратами. Вони можуть налаштовувати параметри, а картки можна пов’язати з певними бізнес-підрозділами або проектами для покращення моніторингу, узгодження та управління рахунками-фактурами.

Віртуальні картки можна створювати миттєво для використання в онлайн-платежах — не потрібно чекати, поки фізична картка прибуде поштою.

Переваги віртуальних карток такі ж, як і у пластикових карток – зручність і безпека, і це лише деякі з них – але крім цього, вони також пропонують контроль витрат і більшу гнучкість завдяки новим варіантам використання платежів.

Ці переваги стосуються обох сторін комерційних операцій. Для продавців або постачальників прийняття віртуальних карток може забезпечити гарантію платежів і допомогти зменшити кількість днів непогашених продажів, що стосується середньої кількості днів, необхідних компанії для отримання платежу за продаж, і є показником оборотного капіталу.  

На відміну від традиційних чеків, які досі широко використовуються в платежах між підприємствами в США та для їх розрахунку зазвичай потрібно щонайменше один робочий день, платежі за віртуальними картками розраховуються майже миттєво, що прискорює рух грошових коштів. Продавці також отримують вигоду від детальніших даних про платежі, що може допомогти їм на шляху до автоматизованого звірення.

Для покупців контроль віртуальних карток є критично важливим, оскільки він зменшує поступове збільшення бюджетів та забезпечує належне витрачання коштів. Крім того, віртуальні картки знижують ризик шахрайства або зловживання, оскільки їх можна авторизувати лише за певними параметрами, після чого номер деактивується. Вони також можуть запропонувати детальніший моніторинг, оскільки унікальний номер картки, який використовується в кожній транзакції, означає, що її можна відстежувати з більшою точністю, а також легше звіряти, оскільки додаткові дані дозволяють зіставляти платежі один до одного.

Деякі віртуальні картки також можуть конвертувати валюту в режимі реального часу, що може бути вигідним для компаній з міжнародними ланцюгами поставок. Щоб розширити можливості використання віртуальних карток за межі онлайн-платежів та платежів по телефону, мобільні віртуальні картки, де картка зберігається в мобільному гаманці та використовується для безконтактних платежів, надають зручність роздрібних платежів одним дотиком для корпоративних транзакцій.

Бізнес використовує віртуальні картки для дедалі більшої кількості випадків — скрізь, де потрібна підвищена ефективність, більший контроль, гнучкість і безпека. Ось деякі зі способів, якими Mastercard розкриває переваги віртуальних карток у широкому та зростаючому спектрі галузей.

Багато компаній керують тисячами постачальників та десятками тисяч рахунків-фактур. Віртуальні картки, які містять багаті платіжні дані, можуть покращити грошовий потік з обох сторін транзакції, оскільки вони пропонують швидші платежі та простіше узгодження шляхом поєднання замовлень, рахунків-фактур та статусу платежів. Це, у свою чергу, може зміцнити відносини між покупцями та постачальниками. Дані на рівні транзакцій, пов'язані з кожною віртуальною карткою, включаючи дані, суму, товар і продавця, можуть автоматично вводитися в систему обліку кредиторської заборгованості без виснажливого та схильного до помилок ручного введення, що забезпечує більшу ефективність і точність.

Ділові поїздки відновилися, але багато компаній все ще борються зі складними та застарілими процесами визначення витрат та їх відшкодування. Віртуальні картки можна використовувати для бронювання подорожей та покриття витрат на розваги клієнтів, з налаштованими елементами керування витратами та безперешкодним узгодженням витрат за допомогою покращених даних. А завдяки мобільним віртуальним карткам ті, хто часто літає, та ветерани дорожнього руху можуть просто доторкнутися до картки, щоб оплатити готелі, харчування або непередбачені витрати там, де приймаються безконтактні платежі. Мобільні віртуальні картки мають додатковий рівень безпеки, який називається токенізацією: будь-яка картка, що зберігається в цифровому гаманці, використовує метод шифрування, який замінює номер рахунку картки альтернативним номером картки, який називається токеном, тому фактичні дані рахунку ніколи не розголошуються під час транзакції.

Залежно від політики компанії, діловим мандрівникам, оснащеним віртуальними картками, може не знадобитися відстежувати купи фізичних чеків. Віртуальні картки також позбавляють необхідності платити особистою карткою та чекати на відшкодування.

Віртуальні картки також можуть бути видані кандидатам на роботу для покриття витрат під час процесу працевлаштування або для оплати витрат на переїзд чи тимчасове житло для працівників, які переїжджають.

Організаторам заходів може бути важко керувати бюджетами для багатьох проектів та постачальників одночасно, а витрати легко зростають. Віртуальні картки можуть спростити платежі та звітність, а також допомогти вкластися в певний бюджет за допомогою елементів керування, водночас пропонуючи гнучкість додавання коштів до бюджету за потреби.

Кожен, хто відвідував лікаря протягом останніх кількох десятиліть, знає, що виставлення рахунків за медичні послуги – це складна та повільна справа. Це нічим не відрізняється для кабінету лікаря чи лікарні, де розглядаються заяви та виплати. Медичні працівники часто стикаються з труднощами у врегулюванні претензій до страхових компаній через наявність застарілих систем з великим обсягом паперової роботи, які затримують платежі, спричиняючи проблеми з грошовими потоками та збільшуючи вартість позик. Вбудовуючи віртуальні картки в платформи обробки заяв, які з'єднують страхові компанії з постачальниками медичних послуг, кожен отримує вигоду від швидших платежів, кращої видимості статусу заяв та легшого узгодження.

Для менеджерів автопарку, які шукають способи управління витратами на пальне та технічне обслуговування, а також забезпечення дотримання водіями політики компанії, мобільні віртуальні картки можна прив’язати до конкретного транспортного засобу, наприклад, для відстеження використання пального або навіть до певних заправних станцій, з якими компанія має пільгові партнерські відносини. Детальні дані про транзакції можуть допомогти менеджерам автопарку приймати більш обґрунтовані рішення, зокрема щодо способів зниження витрат на пальне, управління водіями та оптимізації маршрутів.

Підприємства можуть запускати віртуальні картки безпосередньо через свій банк-емітент, але щоб отримати максимальну вигоду, вони можуть співпрацювати зі своїми постачальниками технологічного програмного забезпечення для інтеграції карток у свої цифрові бізнес-платформи, такі як системи планування ресурсів підприємства або закупівель, що може ще більше пришвидшити та спростити їхню роботу. Вбудовування платежів у ці платформи може зменшити тертя та транзакційні витрати, а також запропонувати більше даних та аналітики, послуги з доданою вартістю та навіть можливість доступу до кредитів та фінансування.

Коли доступ до віртуальних карток здійснюється через інструменти, які бізнес використовує щодня, платіж може стати природним продовженням його діяльності. Раніше управління платежами B2B вимагало перемикання між кількома бізнес-платформами, але впровадження віртуальних карток відкриває двері до нових, зручніших інтерфейсів, де платежі безперешкодно інтегровані в платформи, навколо яких підприємства організовують свій бізнес.

Вибираючи постачальника віртуальних карток, зверніть увагу на можливість інтеграції з існуючими системами, широке охоплення, надійний контроль карток та чудовий користувацький досвід від початку до кінця.

Одна з найбільших переваг віртуальних карток полягає в їх можливості інтеграції в існуючі робочі процеси компанії, такі як системи, які вони використовують для бухгалтерського обліку, казначейства або закупівель. Обираючи постачальника з багатьма інтеграціями програмного забезпечення, компанії можуть легко інтегрувати віртуальні картки у свої існуючі інструменти, щоб підвищити ефективність та покращити процеси бек-офісу.   

Пошук постачальників із розгалуженими глобальними мережами прийому карток також важливий для оптимізації місць, де підприємства та їхні співробітники можуть використовувати свої віртуальні картки. З огляду на те, що для мобільних гаманців доступно все більше віртуальних карток, важливо розглянути постачальника з великою глобальною присутністю локацій з підтримкою безконтактної оплати.

Також важливо вибрати доступні засоби контролю на основі потреб бізнесу. Наприклад, якщо бізнес прагне покращити дотримання вимог щодо поїздок та розваг і забезпечити, щоб співробітники не перевищували ліміт витрат під час ділових поїздок, подумайте про те, щоб надати пріоритет постачальнику, який пропонує надійний контроль витрат.

Вибір постачальника, який дозволяє обробляти транзакції з віртуальними картками безпосередньо в банку чи еквайрі — без необхідності вручну переглядати електронні листи, що є ризикованим, повільним та ручним процесом — також є ключовим. Можливість забезпечити швидкий та безпечний наскрізний платіжний досвід – це напрямок розвитку B2B-платежів.