Віртуальні картки набувають все більшого поширення у B2B-просторі. Що це означає для вас?

• Віртуальні картки є зростаючим методом оплати, який використовують покупці для B2B-платежів, враховуючи переваги швидкості, безпеки, операційної ефективності та задоволеності клієнтів. 
• Включено посібник з отримання, обробки, звірки платежів за віртуальними картками та управління ризиками.
  
• Рішення, які потрібно прийняти, розглядаючи приймання віртуальних карток, стосуються обсягу приймання, неузгоджених платежів, а також повернень та кредитів.

74 % B2B-покупців очікують, що щонайменше чверть транзакцій здійснюватиметься за допомогою віртуальних карток до 2028 року, згідно з аналітичним звітом 2025 року Розкриття цінності закупівель завдяки вбудованому фінансуванню.  Для компаній це гарна новина щодо швидкості грошового потоку та звірки, але це може здатися новим, якщо ваша команда звикла до чеків або банківських переказів. Цей посібник простою мовою пояснює досвід постачальника: як надходить платіж, як його обробити, як здійснити вивірку та як варіанти автоматизації, такі як наскрізна обробка, зменшують обсяг роботи. Наприкінці ви знатимете, чого очікувати щодня та які рішення потрібно прийняти заздалегідь.

Віртуальна картка — це платіжний засіб, прив’язаний до основного рахунку фінансування. На основі кредитного ліміту використовуваного рахунку фінансування можна генерувати унікальні номери віртуальних карток – кожен з іншим 16-значним номером, терміном дії та CVC – зберігаючи номер рахунку фінансування прихованим.

Номери віртуальних карток мають налаштовувані засоби контролю, які дозволяють організаціям регулювати, де, коли і скільки можна витрачати, що робить їх одним із найпопулярніших методів B2B-платежів завдяки швидкості, безпеці та контролю.

Для бізнесу віртуальні картки дають змогу:

• Швидші платежі: кошти надходять швидко – не потрібно чекати на інкасування чеків.
  
• Зниження ризику: Унікальні номери карток зменшують ризик шахрайства та усувають необхідність ділитися конфіденційними банківськими даними.
  
• Покращені процеси: дані про перекази надходять разом із платежем, що забезпечує автоматичне зіставлення рахунків-фактур і звірку платежів.
  
• Збільшення обсягів продажів: Багато клієнтів віддають перевагу віртуальним карткам для власних програм знижок та контролю. Їхнє приймання може допомогти залучити новий бізнес та зміцнити існуючі відносини. 

Корпоративні покупці також полюбляють їх, оскільки вони ефективні та забезпечують кращий контроль, ніж традиційні корпоративні картки. 

Очікується, що ця тенденція прискориться. Згідно з офіційним документом «Ситуація з можливістю оплати корпоративними картками у 2025 році», 48 % постачальників B2B очікують, що покупці частіше запитуватимуть про оплату карткою протягом наступних п’яти років.

Платежі віртуальними картками зазвичай надходять двома способами:

• **Ручна доставка**: електронний лист, телефонний дзвінок або сповіщення на порталі надає дані картки та інформацію про переказ (номери рахунків, номер замовлення на купівлю (PO), суми, податки, вартість доставки). Ваша команда з дебіторської заборгованості (AR) вводить дані картки у ваш шлюз і фіксує суму.

• Автоматична доставка: Завдяки наскрізній обробці платежі авторизуються й захоплюються автоматично. Mastercard Commercial Direct Payments — це універсальне рішення, незалежне від карткової мережі, яке автоматизує обробку платежів і звірку за допомогою єдиної інтеграції, що об'єднує кількох платіжних постачальників послуг (PSP). Mastercard Receivables Manager збирає платежі віртуальними картками в усіх мережах і надає стандартизовані дані про перекази на вашу платформу планування ресурсів підприємства (ERP) для звірки, тоді як кошти надходять безпосередньо на ваш банківський рахунок.

Автоматизація стає все більш поширеною. Згідно з нашим дослідженням, 60 % постачальників, які приймають картки, користуються послугами, що зіставляють платежі з рахунками, а 57 % автоматизують обробку транзакцій.

Етапи обробки платежу відрізняються залежно від способу надходження платежу. Для ручної доставки процес включає наступні кроки: введіть номер картки, термін дії, CVV та суму; надішліть; захопіть; та внесіть платіж до рахунку-фактури. Більшість віртуальних карток налаштовуються на точну суму рахунку-фактури. Може знадобитися дзвінок клієнту, якщо є зміни у рахунку-фактурі.

Для платежів, здійснених за допомогою наскрізної обробки, крок введення даних видаляється. Наскрізна обробка через Commercial Direct Payments надсилає транзакції на ваш торговий рахунок і завантажує дані про переказ у ваші системи. Mastercard Receivables Manager об'єднує платежі за віртуальними картками з усіх мереж і надає готовий для імпорту формат переказу коштів. Ваша ERP-система автоматично застосовує платіж, а ваша команда працює лише з винятками, такими як розбіжності в сумах або відхилення.

32 % B2B-постачальників, які приймають картки, повідомляють про більшу прозорість платежів, а 30 % повідомляють про пришвидшену обробку порівняно з постачальниками, які не приймають картки.

Транзакції за віртуальними картками розраховуються як будь-які інші транзакції без присутності картки через ваш наявний торговий рахунок. Однією з найбільших переваг є чистіша звірка. Дані переказу, що супроводжують платежі за віртуальними картками, зазвичай містять номери рахунків-фактур. Для ручної доставки ваша команда зіставляє платіж з відкритими рахунками-фактурами, використовуючи ці дані. Завдяки наскрізній обробці через Commercial Direct Payments та Mastercard Receivables Manager, платежі автоматично надходять на відповідні рахунки-фактури у вашій ERP-системі. Сума платежу зазвичай надходить через 1–3 робочі дні після збору даних.

Незалежно від методу доставки платежу, транзакції з віртуальних карток слід розглядати як інші продажі без фізичної присутності картки:

• Зберігайте підтвердження доставки, підписані замовлення на купівлю та чіткі умови, щоб зменшити кількість повернень платежів.
• Уникайте зберігання повних номерів карток або CVV. Commercial Direct Payments і Mastercard Receivables Manager допомагають тут, оскільки ви не обробляєте необроблені дані карток.

Проблеми безпеки поширені серед компаній, які не приймають картки, але 31 % постачальників, які приймають картки, заявляють, що підвищена безпека транзакцій є перевагою, а 25 % повідомляють про зниження кількості випадків шахрайства. 

Щойно ви все налаштуєте, ваш робочий процес стане передбачуваним:

• Автоматизовані платежі за попередню ніч розраховуються та звіряються у вашій ERP-системі з Commercial Direct Payments або Mastercard Receivables Manager. З'являється невелика черга винятків для таких позицій, як розбіжності в сумах. 
• Команда дебіторської заборгованості вручну усуває винятки (за потреби надсилає запити на повторний випуск карток) та обробляє всі інші платежі, внесені вручну через портал. 
• Фінансовий відділ переглядає щоденний звіт про перекази. Звіти за день отримуються для звіряння із закриттям пакета.

Ви можете налаштувати програму так, як вам потрібно, залежно від встановлених політик. Короткий перелік прикладів політик, що можуть запобігти труднощам надалі, включає:

• Сфера застосування: Які покупці та розміри замовлень використовуватимуть віртуальні картки? Чи надаєте ви перевагу ACH для дуже великих рахунків?
• Терміни відвантаження: Відвантаження за авторизацією чи після розрахунку? Для виготовлення на замовлення розгляньте попередню авторизацію та списання під час відвантаження.
• Невідповідності: Якщо сума картки не збігається з рахунком-фактурою, чи будете ви потребувати перевипущеної картки або вирішите часткове захоплення та кредитування/повторне виставлення рахунку?
• Повернення та зарахування коштів: Стандартизуйте терміни відшкодування та шлях, коли картки закрито або термін дії яких закінчився.

Ці рішення є критично важливими, особливо тому що **89 % постачальників важко збалансувати свої бізнес-потреби з потребами своїх B2B-клієнтів**, і **66 % регулярно не відповідають очікуванням покупців щодо досвіду здійснення платежів.**

• Тижні 1–2: Навчіть AR обробляти ручні віртуальні картки у вашому поточному додатку для карткових платежів.  Щодо грошових переказів, документуйте обробку винятків (хто зв'язується з покупцем, час виконання).
• Тижні 3–6: Увімкніть передачу даних Рівня 2/3 за допомогою свого еквайра. Протестуйте прямі комерційні платежі зі своїм еквайром для кількох покупців із великим обсягом операцій. Зареєструйтеся в Mastercard Receivables Manager для обробки віртуальних карток і підключіть його потік переказів до своєї ERP-системи.
• Поточна робота: Розширюйте автоматизацію на більшу кількість покупців, посилюйте правила звірки та відстежуйте винятки, відповідно до вашого обсягу та категорії продавця.

Віртуальні картки — це не лише новий спосіб отримання платежів, а й розумніший спосіб ведення бізнесу.

Оскільки очікування клієнтів зміщуються до швидкості, гнучкості та прозорості, компанії, які використовують віртуальні картки, мають кращі можливості для реагування. Вони не просто покращують грошовий потік чи зменшують обсяг ручної роботи, а й зміцнюють відносини, вивільняють оборотний капітал і будують масштабовані операції, готові до майбутнього.

Технічний документ Mastercard «Ситуація з можливістю оплати корпоративними картками у 2025 році» розкриває висновки нашого глобального дослідження за участі понад 1000 осіб, які приймають фінансові рішення у великих B2B-постачальників. Якщо ви розглядаєте приймання карток як частину своєї стратегії модернізації платежів, це дослідження є обов’язковим для прочитання. Завантажте технічний документ, щоб дізнатися більше.

Примітка: Уся статистика в цій статті, якщо не зазначено інше, взята з «Ситуація з можливістю оплати корпоративними картками у 2025 році»