18 способов оптимизации расходов на деловые поездки

Личные встречи с клиентами, поставщиками, партнерами и сотрудниками могут принести вашей компании значительные результаты. Фактически, согласно исследованию 2023 года, 88% лиц, принимающих решения о деловых поездках, заявили, что деловые поездки имеют решающее значение для обеспечения роста организации. Итак, как ведущие компании управляют своими программами корпоративных поездок и расходов, чтобы найти баланс между необходимостью контроля затрат и преимуществами более тесного личного общения?

Мы собрали 18 стратегий, которые ведущие компании внедряют на каждом этапе своего пути для оптимизации расходов на деловые поездки. Перейдите к разделу, который вас интересует больше всего:

Но после многих лет оптимизации цифрового опыта команда eCommerce была готова перейти от рекомендаций дополнительных интересных продуктов к тем, что ожидается как стимулировать вовлечённость. И после теста с традиционными рекомендациями по машинному обучению на главной странице GlassesUSA.com обнаружил, что сложный алгоритм глубокого обучения Dynamic Yield способен увеличить количество покупок на 68% и увеличить доход на 88% — всё это благодаря одному виджету.

Платформа управления путешествиями для авиабилетов, отелей и наземного транспорта поможет вашим сотрудникам принимать решения, соответствующие правилам, которые также соответствуют их предпочтениям в путешествиях.

Корпоративные инструменты для путешествий объединяют релевантную информацию о путешествиях с разных платформ и поставщиков в одном месте. Если планы изменятся, платформа может предложить простые, соответствующие политикам варианты перебронирования и отмены.

Ограничения на индивидуальные расходы на проживание, питание и наземный транспорт могут предотвратить чрезмерные расходы и помочь контролировать расходы. Многие компании предоставляют путешественникам бюджеты, специфичные для города или пункта назначения, и используют данные от компаний по управлению путешествиями, консультантов или собственные отчеты о расходах для оценки затрат. Согласно нашему недавнему опросу T&E, более 6 из 10 встраивают политики и процессы T&E в онлайн-инструменты для бронирования или расходов, чтобы отмечать выбор сотрудников как входящий в политику компании или вне её.

Раннее бронирование часто означает более низкие тарифы на авиабилеты и проживание. Чтобы сделать это практикой, ваша корпоративная туристическая политика может заранее установить сроки бронирования и напоминать бронирующим в последний момент, когда они выходят из строя.

Поставщики туристических услуг понимают преимущества построения долгосрочных отношений с компаниями. Авиакомпании, отели и компании по прокату автомобилей часто стремятся обеспечить наилучшие возможные цены, соответствующие уникальным потребностям вашей компании в сфере деловых поездок и объему перевозок.

Если вы хотите доверить переговоры профессионалам, вы можете нанять компанию по управлению путешествиями, чтобы она выработала корпоративные скидки от вашего имени и помогла оптимизировать расходы на деловые поездки.

Увеличение расходов на T&E по кредитным картам может принести ценные организационные преимущества:

• Легко доступные транзакции помогают контролировать расходы сотрудников и повышать видимость.
• Надежная отчетность на уровне отдельных транзакций может оптимизировать процессы обработки счетов к оплате.
• Сотрудники могут получить туристическую страховку, услуги консьержа, телемедицину и доступ в залы ожидания аэропортов.

Виртуальные карты и мобильные виртуальные карты — ещё один вариант. Они используют временные, случайно сгенерированные номера карт и связаны с финансированием с установленной кредитной линией. Они дают бизнесу больше контроля над расходами, позволяя устанавливать индивидуальные параметры того, как, когда и где используется карта.

61% руководителей в сфере путешествий заявили, что их организация поощряет путешественников бронировать устойчивые варианты. Это может проявляться по-разному. Одним из распространённых подходов является внедрение региональных или национальных политик, отдающих предпочтение железной дороге воздушному транспорту. Другие устанавливают политику, позволяющую минимизировать однодневные авиаперелёты.

Ещё одна мера — сокращение количества поездок. Для повышения эффективности работы поощряйте сотрудников планировать несколько встреч в одном и том же месте или перенесите отдельные встречи в формат видеозвонков.

Если наземный транспорт необходим, поощряйте сотрудников делить расходы на поездки на такси или аренду автомобилей, чтобы сократить затраты и выбросы углекислого газа.

Путешественники для отдыха берут более дольше по сравнению с тенденциями до пандемии. По мере того как границы между работой и личной жизнью размываются, многие сотрудники продлевают свои командировки, чтобы насладиться временем на месте назначения вне работы. Разрешение сотрудникам совершать «bleisure» путешествия может повысить гибкость в графике поездки и снизить общие расходы на поездки.

Отчёты о расходах вашей команды подаются вовремя, чтобы задержаться у руководства на этапе проверки и утверждения?

Для многих предприятий этот процесс сложен и занимает много времени. Оптимизируйте свою систему управления расходами с помощью четкой и лаконичной политики, предварительно утверждая определенные расходы и устанавливая сроки их согласования.

Виртуальная карта — ещё один способ быстрее обрабатывать расходы. Виртуальные карты имеют расширенные данные, связанные с каждым использованием, и часто интегрируются с системами управления расходами. Такая интеграция данных может оптимизировать ваши бэк-офисные процессы, включая автоматизацию сверки расходов для финансовых команд.

Собирайте отзывы сотрудников об их опыте путешествий, чтобы сбалансировать необходимость в поездках с мерами по экономии средств. Обратная связь поможет определить, какие расходы важны для вашей команды, а какие можно сократить, не влияя на удовлетворённость сотрудников и рост бизнеса. Регулярные опросы после поездки и собеседования с сотрудниками помогут выявить возможности сократить ненужные расходы на поездки и улучшить соблюдение политики.

Вне работы люди ожидают удобных технологий, ориентированных на мобильные устройства и облачные решения. Теперь многие ожидают того же и на работе. Автоматизируйте процесс составления отчетов о расходах, чтобы сократить количество дорогостоящих ошибок, сэкономить время и повысить удовлетворенность сотрудников.

Цифровые копии чеков могут помочь упростить отчётность о расходах. Представьте, если бы ваша команда могла без проблем подать расходы всего одним фото. Видимость расходов в реальном времени помогает финансовым командам обеспечивать соответствие политике T&E и устранять кучи бумажных чеков. Если налоговые коды позволяют, вы можете рассмотреть возможность отказа от требований к квитанции для операций с определённой суммой.

Правильно классифицированные командировочные расходы позволяют легче анализировать тенденции расходов и находить возможности для экономии. Программная платформа для управления командировками может упростить этот процесс, интегрировав операции с корпоративными картами непосредственно в свою систему.

Обучение вашей команды правильному учету командировочных расходов поможет им избежать распространенных ошибок и соблюдать корпоративные правила. Более 55% компаний с годовыми расходами на командировки свыше 50 миллионов долларов требуют от сотрудников ознакомления с политикой в отношении командировок и командировочных расходов или участия в соответствующих тренингах. В некоторых компаниях от сотрудников даже требуется сдать тест, прежде чем получить корпоративную кредитную карту.

Регулярно анализируйте структуру расходов, чтобы улучшить соблюдение политики в отношении командировочных расходов и высвободить средства. Отслеживайте ключевые показатели эффективности, такие как средняя стоимость поездки, уровень соблюдения правил и общие расходы на поездки. Сравнение ваших расходов с отраслевыми показателями может выявить возможности для оптимизации затрат. Отраслевые ассоциации, консалтинговые компании и фирмы по организации деловых поездок часто предлагают данные сравнительного анализа различных уровней для деловых поездок.

Статистические модели могут использовать исторические данные для прогнозирования паттернов путешествий, колебаний спроса и ценовых тенденций. Эти инсайты помогут вам ориентироваться в переговорах с поставщиками, предвидеть колебания потребностей в T&E, а также оптимизировать расходы на деловые поездки.

Налоговые вычеты за командировочные расходы могут помочь оптимизировать затраты на деловые поездки. Составьте подробный список расходов (с использованием или без использования инструмента управления расходами), чтобы определить, какие рабочие расходы подлежат налоговому вычету в конце года. К допустимым расходам могут относиться стоимость авиабилетов и других транспортных услуг, проживания, питания, деловой переписки и деловых мероприятий.

Чтобы найти возможности для переговоров о более выгодных ценах и условиях оплаты, пересмотрите условия, которые вы установили с поставщиками услуг деловых поездок, такими как авиакомпании, отели и компании по прокату автомобилей. Например, они могут предложить сменить способ оплаты, чтобы максимально сэкономить. Виртуальные карты также предлагают те же преимущества в плане удобства и безопасности, что и физические корпоративные карты, — и все это, позволяя вам контролировать расходы по сумме, периоду времени, типу и месту совершения транзакций.

Оптимизация расходов на деловые поездки требует стратегического подхода, включающего планирование, мониторинг и постоянное совершенствование политики и практик в путешествиях. Эти 18 стратегий помогут вам и вашему бизнесу управлять расходами на поездки — одновременно улучшая способы поездок ваших сотрудников, чтобы продвинуть ваш бизнес вперёд.