Ymmärtääksesi, kuinka paljon työntekijät kammoavat kuluraporttien täyttämistä, mieti seuraavaa:SAP Concurin vuonna 2019 tekemässä kyselyssä lähes 20 % liikematkustajista sanoi mieluummin poraavansa hampaansa hammaslääkärissä kuin täyttävänsä kuluraportin.

Yleisesti tylsyydestään parjatut kuluraportit ovat erityisen raskaita niille, jotka työskentelevät paikoissa, joissa käytetään käsin kirjoitettuja lomakkeita. Nämä työntekijät huomaavat usein selailevansa kuiteilla täytettyjä kirjekuoria, siristelevänsä himmeitä tekstejä löytääkseen, mitä taksiyhtiötä he käyttivät Phoenixissa, tai ponnistelevansa muistaakseen, kuka tuli happy hour -tapahtumaan matkan viimeisenä päivänä.

Työ ei ole yhtään helpompaa raporttien vastaanottajille. Matka- ja viihdealan, kirjanpidon tai taloushallinnon hallinnon työntekijät ovat riippuvaisia kaikista epämääräisistä yksityiskohdista, joita työntekijät pystyvät muistamaan varmistaakseen, että heidän kulutus on yrityksen käytäntöjen sekä matkakohteen määräysten ja verolakien mukaista.

Lisäksi raporttien käsittely vie usein aikaa, jonka voisi käyttää paremmin muihin tehtäviin. Esimerkiksi joka viides raportti sisältää virheitä tai kaipaa selvennystä – usein niinkin pienen asian kuin satunnaisen kirjoitusvirheen, puuttuvan kentän tai väärin muistetun päivämäärän vuoksi, Global Business Travel Associationin vuonna 2022 tekemän tutkimuksen mukaan. Raportin korjaaminen kestää keskimäärin 18 minuuttia ja maksaa yritykselle 52 dollaria. Yrityksissä, joissa matkustaminen on normi – tai joissa jokainen minuutti on arvokas – se kertyy nopeasti.

Eikä liikematkailu ole katoamassa minnekään. Yhä hybridityöpaikoista huolimatta Mastercardin vuonna 2023 tekemä tutkimus osoitti, että suuryritykset aikovat nostaa matkabudjettejaan seuraavien parin vuoden aikana uuden kasvun vauhdittamiseksi. Kuluraportit ovat tulleet jäädäkseen – mutta niistä voi tulla helpompia.  

Helpottaakseen liikematkustajien ja heidän työnantajiensa tehtävää Mastercard tutkii tapoja yhdistää kuluraportointi maksuprosessiin, mikä tuo kipeästi kaivattua helpotusta sekä liikematkustajille että talouspäälliköille. Keskittymällä kumppanuuksiin ohjelmistotoimittajien kanssa Mastercardilla on ratkaiseva rooli ikivanhojen kuluraportointien modernisoinnissa.

Hyödynnä SAP Concurin tarjoamaa työkokemusta. SAP on maailman johtava integroitujen matka- ja kuluhallintaohjelmistojen tuotemerkki. Nämä kaksi yritystä jatkoivat hiljattain pitkäaikaista yhteistyötään kuluraportoinnin yksinkertaistamiseksi entisestään. Uuden integraation ansiosta Mastercard-yrityskorteilla tehdyt ostokset voidaan tallentaa ja täyttää automaattisesti Concur Expense -alustalla, joka voi sitten ilmoittaa työntekijöille välittömästi, jos lisätietoja tarvitaan. Näiden reaaliaikaisten kulutustietojen avulla yritykset voivat parantaa kulukäytäntöjensä noudattamista ja matkustajat voivat nauttia paremmasta kokemuksesta automatisoidun kulujen luonnin ansiosta. 

”Ohjelmiston yhdistäminen maksuihin muuttaa radikaalisti yritysten ajattelutapaa matkustamisesta ja kuluista”, sanoo Chad Wallace, Mastercardin kaupallisten ratkaisujen globaali johtaja. ”Näemme alustojen konvergenssia – järjestelmät, jotka eivät aiemmin kommunikoineet keskenään, yhdistyvät tehokkuuden lisäämiseksi.” Vaikutus on mullistava työntekijäkokemukseen – kuluraportin molemmille puolille.”

Liikematkustajat voivat nyt maksaa korttinsa yksinkertaisesti näyttämällä sitä tai napauttamalla, ja Mastercard-yritystileillä tehdyt ostokset kirjataan automaattisesti Concur Expenseen. Maksukanavaan integrointi mahdollistaa SAP Concurin hakea automaattisesti lisätietoja, kuten taksiyhtiön postiosoitteen, Mastercardin kauppiasverkostosta.

Sisäänrakennetun tekoälyteknologian avulla Concur Expense arvioi myös vaatimustenmukaisuutta ja lähettää välittömästi palautetta, jos kulu on kyseenalainen, jotta työntekijät eivät enää käytä rahaa, jota ei ehkä korvata.

Näiden ominaisuuksien avulla yritykset voivat olla yhteydessä käyttäjään juuri sillä hetkellä, mitä SAP Concurin markkinointistrategiapäällikkö Chris Juneau kutsuu "merkittäväksi hetkeksi": juuri kun he suorittavat maksun. Pyytämällä lisätietoja ostohetkellä – ennen kuin unohdat, ketkä muut olivat illallisella konferenssin kolmantena iltana – yritykset vähentävät virheitä ja nopeuttavat hyväksyntöjä.

”Tekoäly voi ottaa hoitaakseen virhealttiimmat manuaaliset tehtävät, ja mobiilisovellukset yhdistyvät matkustajaan jonkin mukanaan kantaman esineen kautta”, Juneau sanoo.

Esimerkiksi SAP Concur sisällytti tekoälyn Concur Expense -ratkaisuunsa kuluraportoinnin virtaviivaistamiseksi. Kun liikematkustaja tankkaa vuokra-autonsa, hän voi ladata kuvan kuitista SAP Concur -mobiilisovellukseen ExpenseIT. Tekoälymallit poimivat maksusumman, päivämäärän, veron, mahdollisen arvonlisäveron ja muut asiaankuuluvat tiedot ja täyttävät kuluraportin automaattisesti.

Ohjelmisto päättelee myös kululuokan – se pystyy erottamaan esimerkiksi hotellilaskun polttoainekuitista. Tämä tarkoittaa, että työntekijä voi saumattomasti lähettää kuluilmoituksen pelkällä valokuvalla jo ennen kuin hän edes ajaa pois huoltoasemalta, mikä antaa taloustiimeille reaaliaikaisen näkyvyyden menoihin ja varmistaa T&E-käytäntöjen noudattamisen.

SAP Concurin tietojen mukaan vain 1,2 % ExpenseIT:n kautta tehdyistä raporteista palautetaan työntekijälle. Tehokkuus tuo säästöjä: Jokaista 1 000 Concurin avulla käsittelemää raporttia kohden organisaatio vähentää 273 työtuntia ja 47 320 dollaria tuottavuuskustannuksissa. Joissakin maissa yritykset voivat myös hyötyä veroetuuksista, jos raportit toimitetaan nopeasti.

Jatkossa nämä näkyvyyden ja läpinäkyvyyden parannukset voisivat tuoda säästöjen lisäksi myös muita hyötyjä. Kestävyysvaatimusten tiukentuessa ympäri maailmaa digitalisoitu matkadata auttaa yrityksiä dokumentoimaan hiilijalanjälkensä – ja mahdollisesti jopa pienentämään sitä.

”Kuvittele maailma, jossa varaustyökalusi suosittelee automaattisesti lentoa polttoainetehokkaimmalla koneella tai pöytävarausta paikallisessa maatilalta pöytään -ravintolassa”, Wallace sanoo. ”Kunkin vaihtoehdon ympäristövaikutusten paljastaminen auttaa työntekijöitä tekemään parempia valintoja.”

Mastercardin reaaliaikaisten kulutustietojen avulla SAP Concur voi jatkaa tekoälymalliensa päivittämistä ja ottaa käyttöön uusia toimintoja, joiden avulla ohjelmisto voi hallita jokaista vaihetta matkapyynnöstä korvaukseen. ”Tämä ei koske pelkästään kuluraportointia”, Juneau sanoo. "Tämä parantaa koko prosessia alusta loppuun, varauksesta alkaen." Haluamme antaa työntekijöille takaisin heidän aikansa, olivatpa he sitten matkustajia tai talous- ja kirjanpitohenkilöstöä, jotta he voivat keskittyä muihin strategisiin prioriteetteihin.”