Kasvokkain tapaaminen asiakkaiden, toimittajien, kumppaneiden ja työntekijöiden kanssa voi edistää yrityksesi menestystä. Itse asiassa 88 % matkailupäättäjistä sanoi, että liikematkailu on ratkaisevan tärkeää organisaation kasvun edistämiseksi vuoden 2023 tutkimuksen mukaan. Miten johtavat yritykset sitten hallitsevat yritysmatka- ja kuluohjelmiaan tasapainottaakseen kustannusten hallinnan tarpeen ja kasvokkain tapahtuvan vuorovaikutuksen lisääntymisen hyödyt?

Olemme koonneet 18 strategiaa, joita johtavat yritykset toteuttavat matkansa jokaisessa vaiheessa optimoidakseen liikematkakuluja. Siirry osioon, joka kiinnostaa sinua eniten:

Mutta vuosien digitaalisten kokemusten optimoinnin jälkeen verkkokauppatiimi oli valmis siirtymään pidemmälle kuin pelkästään suosittelemaan lisätuotteita niille, joiden ennustettiin lisäävän sitoutumista. Ja testattuaan perinteisiä koneoppimiseen perustuvia suosituksiaan kotisivullaan GlassesUSA.com havaitsi, että Dynamic Yieldin hienostunut syväoppimisalgoritmi pystyi tuottamaan 68 %:n kasvun ostoksissa ja 88 %:n kasvun tuloissa, kaikki yhdellä widgetillä.

Matkahallinta-alusta lentolippujen, hotellien ja maaliikenteen hallintaan voi auttaa työntekijöitäsi tekemään käytäntöjen mukaisia valintoja, jotka vastaavat myös heidän matkustusmieltymyksiään.

Yritysmatkustustyökalut yhdistävät asiaankuuluvat matkatiedot useilta alustoilta ja palveluntarjoajilta yhteen paikkaan. Jos suunnitelmat muuttuvat, alusta voi tarjota myös yksinkertaisia, käytäntöjen mukaisia uudelleenvaraus- ja peruutusvaihtoehtoja.

Yksilöllisten matkakulujen, kuten majoituksen, aterioiden ja maakuljetusten, ylärajat voivat estää ylikulutusta ja auttaa hallitsemaan kustannuksia. Monet yritykset tarjoavat matkailijoille kaupunki- tai kohdekohtaisia budjetteja ja käyttävät matkatoimistojen, konsulttien tai omien kululaskentojensa tietoja kustannusten arvioimiseen. Tuoreen työsuhde- ja työsuhdekäytäntöjä koskevan kyselymme mukaan yli kuusi kymmenestä työntekijästä sisällyttää työsuhde- ja työsuhdekäytäntöjä ja -prosesseja verkkovaraus- tai kululaskennan työkaluihin merkitäkseen työntekijöiden valinnat yrityksen käytäntöjen mukaisiksi tai ulkopuolisiksi.

Ennakkovaraukset tarkoittavat usein alhaisempia hintoja lentoihin ja majoitukseen. Jotta tästä tulisi käytäntö, yrityksesi matkustuskäytäntö voi asettaa aikarajan matkojen varaamiselle etukäteen ja muistuttaa viime hetken varaajia, kun heidän matkustuskäytäntönsä on umpeutunut.

Matkapalvelujen tarjoajat ymmärtävät kestävien suhteiden rakentamisen hyödyt yritysten kanssa. Lentoyhtiöt, hotellit ja autovuokraamot pyrkivät usein varmistamaan parhaat mahdolliset hinnat, jotka sopivat yrityksesi ainutlaatuisiin matkustustarpeisiin ja -määriin.

Jos haluat jättää neuvotteluprosessin ammattilaisten hoidettavaksi, voit palkata matkatoimiston laatimaan yritysalennukset puolestasi ja auttamaan sinua optimoimaan liikematkakuluja.

Luottokorttien avulla saatavien T&E-kulujen kasvattaminen voi tarjota arvokkaita organisaatioetuja:

• Helposti saatavilla olevat tapahtumat voivat auttaa hallitsemaan työntekijöiden menoja ja lisäämään näkyvyyttä.
• Vankka tapahtumatason raportointi voi optimoida ostoreskontraprosesseja.
• Työntekijät voivat saada matkavakuutuksen, concierge-tukea, etälääketiedettä ja pääsyn lentokenttäloungeihin.

Virtuaalikortit ja mobiilivirtuaalikortit ovat toinen vaihtoehto. Ne käyttävät tilapäisiä, satunnaisesti luotuja korttinumeroita ja ne on linkitetty rahoitustilille, jolla on vakiintunut luottolimiitti. Ne antavat yrityksille enemmän hallintaa kulutukseen, sillä ne voivat asettaa mukautettuja parametreja kortin käyttötavalle, -ajankohdalle ja -paikalle.

61 % matkailupäättäjistä sanoi, että heidän organisaationsa kannustaa matkustajia varaamaan kestäviä vaihtoehtoja. Tämä voi ilmetä monella eri tavalla. Yksi yleinen lähestymistapa on toteuttaa alueellisia tai kansallisia politiikkoja, jotka suosivat raideliikennettä lentoliikenteen sijaan. Toiset asettavat käytäntöjä minimoidakseen päivämatkat lentokoneella.

Toinen keino on vähentää useita matkoja. Kannusta työntekijöitäsi sopimaan useita kokouksia samassa paikassa tehokkuuden lisäämiseksi tai siirrä tietyt kokoukset videopuheluiksi.

Jos maakuljetus on välttämätöntä, kannusta työntekijöitä jakamaan kimppakyydin tai vuokra-auton kustannukset kustannusten ja hiilijalanjäljen pienentämiseksi.

Vapaa-ajan matkailijat pitävät pidempiä lomia verrattuna koronaa edeltävään trendiin. Työ- ja yksityiselämän rajojen hämärtyessä monet työntekijät pidentävät työmatkojaan nauttiakseen ajasta kohteessa vapaa-ajallaan. Työntekijöiden salliminen matkustaa ilman ajanvarausta voi lisätä matkojen ajoituksen joustavuutta ja vähentää matkan kokonaiskustannuksia.

Lähetetäänkö tiimisi kuluraportit nopeasti, vain viipyäkseen johdolla tarkistus- ja hyväksyntävaiheessa?

Monille yrityksille tämä prosessi on monimutkainen ja aikaa vievä. Virtaviivaista omaasi selkeällä ja ytimekkäällä kulujenhallintakäytännöllä, hyväksymällä tietyt kulut etukäteen ja asettamalla odotukset hyväksymisaikatauluille.

Virtuaalikorttiohjelma on toinen tapa käsitellä kuluja nopeammin. Virtuaalikorteilla on parannetut käyttötarkoitukseen sidotut tiedot, ja ne on usein integroitu kulujenhallintajärjestelmiin. Tämä dataintegraatio voi virtaviivaistaa taustatoimintojasi, mukaan lukien taloustiimien kulujen täsmäytyksen automatisoinnin.

Kerää työntekijöiltä palautetta heidän matkustuskokemuksistaan tasapainottaaksesi matkustustarvetta kustannussäästötoimenpiteiden kanssa. Palaute voi auttaa määrittämään, mitkä kulut ovat tärkeitä tiimillesi – ja mitä voit vähentää vaikuttamatta työntekijöiden tyytyväisyyteen ja liiketoiminnan kasvuun. Säännölliset matkan jälkeiset kyselyt ja työntekijöiden haastattelut voivat auttaa sinua tunnistamaan mahdollisuuksia vähentää tarpeettomia matkakuluja ja parantaa käytäntöjen noudattamista.

Työajan ulkopuolella ihmiset odottavat käteviä mobiilikeskeisiä ja pilvipohjaisia teknologioita. Monet odottavat samaa nyt myös työpaikalla. Automatisoi kuluraportointiprosessisi vähentääksesi kalliita virheitä, säästääksesi aikaa ja parantaaksesi työntekijöiden tyytyväisyyttä.

Kuittien digitaaliset kopiot voivat auttaa tehostamaan kuluraportointia. Kuvittele, jos tiimisi voisi lähettää kuluilmoituksen saumattomasti vain yhdellä valokuvalla. Reaaliaikainen näkyvyys menoihin voi auttaa taloustiimejä varmistamaan vero- ja tullikäytäntöjen noudattamisen ja poistamaan paperikuittipinoja. Jos verokoodit sallivat, voit harkita kuittivaatimusten poistamista tietyn summan alapuolella olevista tapahtumista.

Oikein luokitellut matkakulut auttavat sinua analysoimaan kulutustrendejä helpommin ja vapauttamaan säästöjä. Matkahallintaohjelmistoalusta voi yksinkertaistaa tätä prosessia integroimalla yrityksen korttitapahtumat suoraan heidän järjestelmäänsä.

Tiimisi kouluttaminen matkakulujen asianmukaiseen raportointiin auttaa heitä välttämään yleisiä virheitä ja noudattamaan yrityksen käytäntöjä. Yli 55 % yrityksistä, joiden vuotuiset matkakulut ovat yli 50 miljoonaa dollaria, edellyttää työntekijöiltä matka- ja kulukäytäntökoulutuksen katsomista tai osallistumista. Jotkut yritykset jopa vaativat työntekijöiltä testin läpäisemistä ennen yritysluottokortin saamista.

Tarkista kulutustottumuksia säännöllisesti parantaaksesi T&E-käytäntöjen noudattamista ja vapauttaaksesi säästöjä. Seuraa keskeisiä suorituskykyindikaattoreita, kuten keskimääräisiä matkakohtaisia kustannuksia, käytäntöjen noudattamisastetta ja matkakulujen kokonaismäärää. Kulujesi vertaaminen alan vertailuarvoihin voi tuoda esiin mahdollisuuksia tehostaa kuluja. Toimialajärjestöt, konsulttiyritykset ja matkatoimistot tarjoavat usein eri tasoista vertailutietoa liikematkoista.

Tilastolliset mallit voivat käyttää historiallista dataa ennustaakseen matkustusmalleja, kysynnän vaihteluita ja hinnoittelutrendejä. Näiden tietojen avulla voit navigoida toimittajaneuvotteluissa, ennakoida matkakulujen ja -kulujen vaihteluita sekä optimoida liikematkakulujasi.

Matkakulujen verovähennykset voivat auttaa optimoimaan työmatkojen kustannuksia. Luo yksityiskohtainen kululuettelo (kulujenhallintatyökalulla tai ilman) tunnistaaksesi, mitkä työkulut ovat verovähennyksiä vuoden lopussa. Hyväksyttäviä kuluja voivat olla lentolippujen ja muiden kuljetusten kustannukset, majoitus, ateriat, liiketoimintaan liittyvä viestintä ja liiketoimintatapahtumat.

Löytääksesi mahdollisuuksia neuvotella paremmista hinnoista ja maksuehdoista, tarkista ehdot, jotka olet asettanut liikematkatoimistojen, kuten lentoyhtiöiden, hotellien ja autovuokraamojen, kanssa. He saattavat esimerkiksi ehdottaa maksutapojen vaihtamista säästöjen maksimoimiseksi. Virtuaalikortit tarjoavat samat kätevyys- ja turvallisuusedut kuin fyysiset yrityskortit – ja samalla ne mahdollistavat kulutuksen hallinnan tapahtumien summan, ajanjakson, tyypin ja sijainnin perusteella.

Liikematkakulujen optimointi vaatii strategista lähestymistapaa, johon kuuluu matkustuskäytäntöjen ja -käytäntöjen suunnittelu, seuranta ja jatkuva parantaminen. Nämä 18 strategiaa voivat auttaa sinua ja yritystäsi hallitsemaan matkakuluja – ja samalla parantamaan työntekijöidesi matkustustapoja, mikä edistää liiketoimintaasi.