Neljä tapaa, joilla T&E-hallinta voi pysyä liikematkojen tahdissa

Tarkimmat ennusteet ovat yleensä kaikkein muokattavimpia. Tarkastellaan Covid-aikakauden vastakkaisia ennusteita siitä, toipuuko liikematkustus tai yritysmatkailu täysin vai ei.

Jostain syystä molemmat ennusteet osuivat oikeaan. Matka- ja kuluhallinta (T&E), joka tunnetaan myös nimellä matka- ja viihdehallinta, johtajien on ymmärrettävä miksi.

Viimeisimpien lukujen mukaan T&E-menojen odotetaan palautuvan vuoden 2019 korkeimmalle tasolleen, 1,4 biljoonaan dollariin, joskus vuonna 2024 ja saavuttavan 1,8 biljoonan dollarin tason vuonna 2027. Tässä mielessä liikematkustus on hyvää vauhtia elpymässä.

Matkustuskulut eivät kuitenkaan ole sama asia kuin matkojen tiheys tai matkustusmäärä. Vaikka työmatkojen määrä kasvaa, liikematkakulut kasvavat nopeammin.2

Ihmiset matkustavat pidempiä aikoja kuin ennen. Kaukaiset päiväretket tai yön yli kestävät kokoukset eivät ole enää mahdollisia. Useat tapaamiset alueella, mahdollisesti pitkien työjaksojen poissaolon lomassa, ovat suosittuja.

Tuskin voidaan puhua liikematkustamisen elpymisestä, kun matkat ja menot eivät ole linjassa vuoden 2019 kanssa. Kun digitaalinen muutos kamppailee uusien hybridityövoimien ja kasvavien ympäristöongelmien kanssa, sopivampi sana on reinkarnaatio.

Kun 87 % Mastercardin sponsoroimassa kyselyssä matkapäätöksentekijöistä on samaa mieltä siitä, että liikematkat ovat käännepisteessä ja tarjoavat mahdollisuuden uudistaa vanhoja järjestelmiä, T&E-ohjelmien johtajat eivät voi enää toimia ikään kuin olisi vuosi 2019.

Tässä on neljä tapaa, joilla he voivat pysyä ajan tasalla.

Yhdeksän kymmenestä matkailupäättäjästä on samaa mieltä siitä, että T&E:n tulevaisuus on maksamisen ja kulujenhallinnan yhdentyminen. Silti erilaiset ostotarpeet ja uudenlaiset kulut tarkoittavat, että 61 % päätöksentekijöistä sanoo nyt, että heidän hybridi- tai etätyövoimansa on vaikeuttanut matkakulujen ennustamista ja budjetointia.

Yhtenäinen lähestymistapa yritysresurssien suunnitteluun (ERP) voi auttaa tarjoamalla yhden totuuden lähteen ja täydellisen näkyvyyden B2B- ja T&E-maksuvirroista. Keskeinen T&E-vivahde on, että matkapäättäjät ovat yhtä kiinnostuneita tarjoamaan työntekijöilleen näkyvyyttä kuin hankkimaan sitä itselleen.

Ehkä ei ole yllättävää, että matkustuspäättäjät pitävät kulutusrajojen yhdistämistä maksutapoihin tärkeimpänä globaalina erottajana seuraavan viiden vuoden aikana. Se ei kuitenkaan auta, kun matkustusjohtajat riskeeraavat tehottomuutta tilien täsmäytyksessä, valvonnassa, kassavirrassa ja jopa petosten torjunnassa antamalla työntekijöiden käyttää henkilökohtaisia kortteja matkoilla.

Virtuaalikortit tarjoavat vaihtoehdon. Ne säilyttävät fyysisten yrityskorttien edut, kuten yksityiskohtaiset maksutapahtumatiedot yhden maksun täsmäytykseen, samalla kun T&E-johtajat voivat asettaa kulutusrajoituksia maksutapahtumien määrälle, ajanjaksolle, tyypille ja sijainnille. Yhdeksän kymmenestä matkailupäättäjästä sanoo, että virtuaalikortit ovat joko yleisiä tai erottava tekijä viiden vuoden päästä.

Lähes kaksi kolmasosaa matkapäätöksentekijöistä on kohdannut haasteita tarjota tehokasta ja oikea-aikaista tietoa T&E-käytännöistä ja päivityksistä hybridi- tai etätyövoimille, ja 89 % on samaa mieltä siitä, että he tarvitsevat dynaamisempia T&E-käytäntöjä.

Politiikkojen ja menettelyjen tarkistus voi varmistaa liiketoiminnan merkityksellisyyden määrittelemällä tavoitteet, vertaamalla kilpailijoihin ja yhtenäistämällä lähestymistapoja osastojen ja alueiden välillä. Aiheet voivat vaihdella pääkirjanpitokoodeista ja kauppiaan luokittelukoodeista kertaluonteisiin maksuihin ja omasta pussista maksettaviin kuluihin.

Yhtä tärkeää kuin liiketoiminnallinen merkitys on työntekijöiden noudattaminen: 59 % matkapäättäjistä kamppailee varmistaakseen, että työntekijät noudattavat menokäytäntöjä ja -valvontaa.

Selkeät käytännöt auttavat luonnollisesti, mutta reaaliaikaiset ilmoitukset politiikan mukaisista ja politiikan vastaisista menoista voivat parantaa noudattamista vastaamalla matkustajien tarpeisiin liikkeellä ollessaan. Ympäristönäkökohdat, kuten pankkisovellusten hiililaskureiden tarjoamat, tulisi sisällyttää itsestäänselvyytenä.

Matkavalintojen hiilidioksidipäästöjen vaikutusten ymmärtäminen on matkustuspolitiikkaa määrittelevien yritysjohtajien tärkein prioriteetti. Lisääntyneet seuranta- ja raportointitarpeet merkitsevät nyt sitä, että 88 % matkapäätöksentekijöistä toimittaa tai aikoo toimittaa hiilijalanjälkitietoja liikematkailijoille tietoisempaa kulutusta varten.

Osana politiikan ja menettelytapojen tarkistusta, kestävyyskatsaus sisältää kaikki keskeiset näkökohdat: määritellyt tavoitteet, kilpailukykyiset vertailuarvot ja koko yrityksen laajuiset strategiat. Mutta kestävyydellä – tai laajemmin ympäristöön, yhteiskuntaan ja hallintotapaan (ESG) liittyvillä näkökohdilla – on myös omat kannustimensa.

Kaksi pääasiallista ympäristöllistä vaikuttajaa kulkevat usein käsi kädessä. Viralliset määräykset, kuten Ranskan lyhyiden kotimaanlentojen kielto, sopivat usein hyvin yhteen työntekijöiden esiin nousevien prioriteettien kanssa, kuten EU:n ja Yhdysvaltojen vastaajista kaksi kolmasosaa, jotka haluavat, että lentomatkustamista verotetaan nykyään ankarammin.4

Lisähuomiot ulottuvat samoin sekä yritys- että työntekijätasolle. Jotkut online-varaustyökalut tarjoavat jo tietoa hiilijalanjäljestä auttaakseen matkustajia tekemään tietoisempia ostopäätöksiä. Samaan aikaan matkustuspäälliköt voivat käyttää tietoja määrittääkseen tietoisempia käytäntöjä ja menettelytapoja.

Matkatoimittajien hallinta sijaitsee kustannustehokkuuden, työntekijöiden tyytyväisyyden ja yrityksen tavoitteiden risteyskohdassa. Kilpailevien intressien taitava hallinta ei ole aina helppoa, ja 42 % yrityksistä huomauttaa, että matkantarjoajien sopimusten neuvotteleminen on haastavaa.5

ERP-datan parempi hyödyntäminen asettaa kaikki ostajat parempaan asemaan neuvotella toimittajien kanssa. Erityinen T&E-ominaisuus on lisätietoa, joka voi tulla matkahallintayhtiöltä (TMC) ja globaalista jakelujärjestelmästä (GDS).

TMC:t hallinnoivat liikematkoja osana GDS-järjestelmää, joka palvelee ostajia ja toimittajia reaaliaikaisella matkavarastolla maailmanlaajuisessa matkaverkostossa. Maksuverkko voi vastaanottaa tietoja TMC:ltä ja yhdistää matkatietueet niihin liittyviin tapahtumiin.

Rikastetut tapahtumatiedot tarjoavat sitten täydellisen yleiskuvan T&E:stä ja antavat matkahallinnoijille mahdollisuuden tehdä tietoisempia ostoksia. Esimerkkeinä voidaan mainita liikamaksujen välttäminen tai ensisijaisten toimittajien kanssa suurina erinä neuvoteltujen lisäetuuksien asianmukaisuuden varmistaminen.

Maailmanlaajuisen liikematkailun menojen odotetaan saavuttavan vuoden 2019 tason, 1,4 biljoonaa dollaria, vuonna 2024 ja lähes 1,8 biljoonaa dollaria vuoteen 2027 mennessä. Nousu heijastaa 88 %:n matkapäätöksentekijöiden näkemyksiä, jotka ovat samaa mieltä siitä, että liikematkat ovat kriittisiä organisaatioidensa kasvun edistämisessä.

Tämä kaikki lisää paljon paineita matkapäätöksentekijöille – niin paljon, että 85 % heistä uskoo, että Chief Travel Officer (CTO) -rooli on arkipäivää kymmenen vuoden kuluttua. Yksinkertaistettu menojen hallinta, räätälöidyt politiikat ja menettelyt, integroitu kestävyys ja kvantifioitu toimittajien suorituskyky helpottavat merkittävästi heidän taakkaansa.

Tekoälyllä tulee olemaan yhä merkittävämpi rooli. Se voisi toimia virtuaaliavustajana auttamalla ennen matkaa tehtävissä varauksissa ja opastamalla politiikan mukaisissa ja sen ulkopuolisissa ostoksissa matkan aikana, tai se voisi muokata yritysten luottokorttipalkkio-ohjelmia siten, että ne olisivat kortinhaltijan kannalta merkityksellisiä.

Työntekijäkeskeinen T&E-ohjelma synnyttää onnellisia matkustajia, ja 91 % matkapäätöksentekijöistä aikoo investoida tekoälyyn ja koneoppimiseen tarjotakseen työntekijöille yksilöllisempiä matkakokemuksia.

Tällainen investointi vaikuttaa viisaalta. T & E -managerin paras tapa pysyä liikematkojen mukana on pysyä liikematkailijoiden mukana itse.

Lisätietoja Mastercardin T&E-konsultointipalveluista.