El trabajo remoto llegó para quedar, y algunas compañías incluso instituyeron beneficios de "trabajo desde cualquier lugar", brindando a los empleados la oportunidad de extender las vacaciones en el extranjero o las visitas a la familia. También significa que los viajeros corporativos pueden extender los viajes de negocios por unos días, dándoles la oportunidad de explorar más que solo la sala de convenciones o las comodidades del hotel. Los días de los viajes de negocios internacionales de dos días pronto pueden estar en el espejo retrovisor, ya que los empleados disfrutan de los beneficios de las políticas de oficina flexibles. Pero una fuerza laboral distribuida puede crear nuevos desafíos cuando se trata de monitorear el gasto: una persona que trabaja desde casa puede tener gastos diferentes a los de un trabajador de oficina tradicional, como comprar subscripciones, muebles de oficina y equipos informáticos, lo que puede dificultar que las compañías predigan y contabilicen el gasto.

Para las compañías, combinar negocios y viajes no siempre es fácil: gestionar los gastos y los reembolsos puede complicar. Y para los empleados, la facilidad de pagar con un toque o un clic en su vida diaria falta en los pagos de viajes y entretenimiento, como puede atestiguar cualquiera que trabajó en un reporte de gastos. Es por eso que muchas compañías se están moviendo a tarjetas virtuales para gastos de viaje. Estas tarjetas se crean instantáneamente para fines específicos (un viaje de negocios, una cena con un cliente en una conferencia, arreglos de viaje para un recluta prometedor) con controles de gastos personalizados, como la cantidad, el periodo de tiempo y el tipo de compra donde se pueden usar las tarjetas, produciendo datos detallados para el seguimiento, la generación de reportes y la conciliación automatizada. Incluso se pueden emitir directamente a billeteras móviles, creando experiencias de viaje sin contacto.

Estas mayores expectativas de los consumidores también podrían llevar a las compañías a ampliar los beneficios de sus tarjetas de viaje y representación comerciales y corporativas: mejores seguros de viaje, asistencia de conserjería, servicios de telemedicina y acceso a salas VIP en aeropuertos, por ejemplo.

¿Otra extensión de la "consumerización" de los viajes de negocios? Es probable que las herramientas de inteligencia artificial que se están afianzando en el sector de los viajes de placer, incluidos los agentes de viajes virtuales que pueden personalizar itinerarios y fijar tarifas bajas, también hagan olas en los viajes corporativos. Estos bots pueden adaptar los viajes en función de la política de viajes y gastos, la cotización y las preferencias de los empleados. Y con el aumento del costo de los viajes de negocios (la previsión global de viajes de negocios de CWT para 2024 muestra un aumento del 3% en el costo medio por asistente y día para reuniones y eventos, y un aumento del 3,6% en las tarifas de los hoteles), los equipos de viajes corporativos pueden emplear la IA para mejorar las predicciones de precios, gestionando sus cotizaciones de forma más proactiva. También puede ayudar a estos equipos a crear políticas más dinámicas e incluso ajustar los límites de gasto analizando los gastos pasados a un nivel mucho más granular. Las herramientas de IA pueden simplificar el arduo proceso de reportes de gastos tanto para los empleados como para los equipos financieros al automatizar la captura y revisión de gastos repetitivos y previsibles. Nueve de cada 10 tomadores de decisiones de viajes planean invertir en inteligencia artificial y aprendizaje automático para mejorar los procesos y personalizar los viajes de sus empleados, según la encuesta de Mastercard.

Muchas corporaciones están haciendo esfuerzos concertados para reducir su huella de carbono. Nueve de cada 10 tomadores de decisiones de viajes en la encuesta de Mastercard dijeron que están más enfocados en rastrear los esfuerzos ambientales, sociales y de gobernanza, por ejemplo, las emisiones de gases de efecto invernadero de los viajes de la compañía. Las herramientas de seguimiento de emisiones de carbono que muestran la huella de carbono de los viajes de negocios y las selecciones de asientos pueden impulsar decisiones de viaje más respetuosas con el medio ambiente. Con la sostenibilidad en lo más alto de las agendas corporativas, podemos esperar que las compañías busquen formas de ayudarlas a alcanzar sus objetivos de sostenibilidad. Los servicios de consultoría de viajes y gastos de Mastercard, por ejemplo, ayudan a las corporaciones a reevaluar sus políticas y procedimientos de viajes y gastos, evaluar el desempeño de los proveedores y mejorar para el futuro.  

En muchas organizaciones, la responsabilidad de los viajes corporativos se divide entre los equipos de recursos humanos, finanzas, adquisiciones, tecnología e incluso seguridad. Incluso si emplean las mismas herramientas y plataformas, a menudo hay una desconexión cuando se trata de estrategia y toma de decisiones a largo plazo. A medida que los viajes de negocios se vuelven más automatizados, las compañías más grandes pueden beneficiarse de un director de viajes, alguien que pueda trabajar en toda la organización para optimizar los procesos, descubrir eficiencias y aprovechar al máximo estas herramientas emergentes, soluciones empresariales y beneficios de tarjetas corporativas, incluidos los servicios de gestión de riesgos de viaje, soporte de conserjería y ofertas de telemedicina.

El resurgimiento de los viajes de negocios ilustra el valor perdurable de las interacciones en persona: la construcción de relaciones, el impulso de la innovación, la profundización de la confianza que surge al sentar a la mesa o compartir una comida. La tecnología puede propiciar el auge del trabajo virtual, pero también está haciendo que los viajes de negocios sean más inteligentes y fluidos que nunca.