Para mantener el ritmo en esta era de experiencias instantáneas y validación inmediata, las compañías de todo tipo están recurriendo a las tarjetas virtuales para llevar la facilidad, la seguridad y la eficiencia de la digitalización a sus operaciones. Entonces, ¿qué son exactamente las tarjetas virtuales y cómo funcionan?

Las tarjetas virtuales son una opción de pago cada vez más empleada en los pagos B2B. Son números de tarjeta temporales generados aleatoriamente y vinculados a una cuenta de financiación que tiene una línea de crédito establecida. Suelen emplear para una transacción específica o durante un periodo de tiempo determinado. Suelen integrar en los sistemas de contabilidad, planeación de recursos empresariales y gestión de gastos para agilizar los procesos administrativos, incluida la automatización de la conciliación.

Las tarjetas virtuales se diferencian en que no hay una tarjeta física, pero por lo demás funcionan de manera similar para las compras, con un número de tarjeta de 16 dígitos, una fecha de vencimiento y un código CVC de tres dígitos. Algunas tarjetas virtuales incluso se pueden agregar a billeteras móviles para la funcionalidad de tocar para pagar, al igual que las versiones digitales de las tarjetas de crédito o débito de consumo. 

Las tarjetas virtuales funcionan como las tarjetas de pago tradicionales, pero las compañías que las emplean tienen más control sobre el gasto. Pueden personalizar los parámetros y las tarjetas se pueden vincular a unidades de negocio o proyectos específicos para mejorar el monitoreo, la conciliación y la gestión de facturas.

Las tarjetas virtuales se pueden generar instantáneamente para usar en pagos en línea, sin esperar a que la tarjeta física llegue por correo.

Las tarjetas virtuales ofrecen a las compañías la oportunidad de personalizar los controles de gastos, incluidos los límites en la cotización, la cantidad de tiempo que se puede usar, un día o una semana, por ejemplo, y dónde se puede usar la tarjeta, por ejemplo, designando comerciantes específicos o solo ciertos códigos comerciales. Por ejemplo, una tarjeta virtual emitida para cubrir los costos de la cena de un cliente no se podía usar para comprar un atuendo nuevo en el centro comercial cercano.

Los beneficios de las tarjetas virtuales son las mismas que las de las tarjetas de plástico —comodidad y seguridad, por nombrar algunas—, pero además de estas, también ofrecen control de gastos y mayor flexibilidad gracias a nuevos casos de uso para los pagos.

Estos beneficios se aplican a ambos lados de las transacciones comerciales. Para los comerciantes o proveedores, aceptar tarjetas virtuales puede brindar certeza de pago y ayudar a reducir los días de ventas pendientes, lo que se refiere a la cantidad promedio de días que tarda una compañía en cobrar el pago de una venta y es un indicador de capital de trabajo.

A diferencia de los cheques tradicionales, que todavía se usan comúnmente en pagos de empresa a compañía en los EE. UU. y generalmente tardan al menos un día hábil en liquidar, los pagos con tarjeta virtual se liquidan casi de inmediato, lo que acelera el flujo de efectivo. Los comerciantes también se benefician de datos de pago más detallados, que pueden ayudarlos en su viaje hacia la conciliación automatizada.

Para los compradores, los controles de las tarjetas virtuales son fundamentales, ya que reducen el aumento de las cotizaciones y garantizan que los fondos se gasten adecuadamente. Además, las tarjetas virtuales reducen el riesgo de fraude o uso indebido porque solo se pueden autorizar bajo parámetros específicos, luego de lo cual se desactiva el número. También pueden ofrecer un monitoreo más detallado, ya que el número de tarjeta único empleado en cada transacción significa que se puede rastrear con más precisión y una conciliación más fácil porque los datos adicionales permiten una coincidencia de pago uno a uno.

Algunas tarjetas virtuales también pueden convertir moneda en tiempo real, lo que puede ser beneficioso para las compañías con cadenas de suministro internacionales. Para extender los casos de uso de las tarjetas virtuales más allá de los pagos en línea y por teléfono, las tarjetas virtuales celulares, donde la tarjeta se almacena en una billetera móvil y se usa para pagos sin contacto, brindan la facilidad de los pagos minoristas con toque para pagar a las transacciones corporativas.

Las compañías emplean tarjetas virtuales en un número creciente de circunstancias: en cualquier lugar donde se necesite mayor eficiencia, control, flexibilidad y seguridad. Aquí te mostramos algunas de las maneras en que Mastercard está aprovechando los beneficios de las tarjetas virtuales en una amplia y creciente gama de industrias.

Viajes corporativos: Los viajes de negocios se recuperaron, pero muchas compañías aún tienen dificultades con procesos de gastos y reembolsos complejos y obsoletos. Las tarjetas virtuales pueden emplear para reservar viajes y cubrir los gastos de agasajar a clientes, con controles personalizados para gestionar los gastos y una conciliación de gastos fluida con datos mejorados. Y con las tarjetas virtuales celulares, los viajeros frecuentes y los que viajan constantemente por trabajo pueden simplemente acercar el teléfono para pagar hoteles, comidas o gastos imprevistos donde se acepten pagos sin contacto.

Las tarjetas virtuales celulares tienen una capa adicional de seguridad llamada tokenización: cualquier tarjeta almacenada en una billetera digital emplea una técnica de encriptación que sustituye el número de cuenta de la tarjeta con un número de tarjeta alternativo llamado token, por lo que los detalles reales de la cuenta nunca se comparten durante una transacción.

Dependiendo de la política de la compañía, es posible que los viajeros de negocios equipados con tarjetas virtuales no tengan que realizar un seguimiento de las pilas de recibos físicos. Las tarjetas virtuales también eliminan la necesidad de pagar con una tarjeta personal y esperar el reembolso.

Las tarjetas virtuales también se pueden emitir a los candidatos a un puesto de trabajo para cubrir los gastos durante el proceso de contratación, o para pagar los gastos de mudanza o vivienda temporal para los empleados que se mudan.

Ferias, eventos y conferencias: Para los planificadores de eventos, puede ser difícil gestionar las cotizaciones de muchos proyectos y proveedores al mismo tiempo, y es fácil que los costos se disparen. Las tarjetas virtuales pueden simplificar los pagos y los reportes y ayudar a mantener los eventos dentro de una cotización específica a través de controles, al tiempo que ofrecen la flexibilidad de agregar dinero a una cotización si es necesario.

Dependiendo de la política de la compañía, es posible que los viajeros de negocios equipados con tarjetas virtuales no tengan que realizar un seguimiento de las pilas de recibos físicos. Las tarjetas virtuales también eliminan la necesidad de pagar con una tarjeta personal y esperar el reembolso.

Las tarjetas virtuales también se pueden emitir a los candidatos a un puesto de trabajo para cubrir los gastos durante el proceso de contratación, o para pagar los gastos de mudanza o vivienda temporal para los empleados que se mudan.

Atención médica y seguros: Cualquiera que visitó a un médico en las últimas décadas sabe que la facturación médica es compleja y lenta. No es diferente para el consultorio del médico o el hospital que se ocupa de las aprobaciones y pagos de reclamos. Los proveedores de atención médica a menudo enfrentan cuellos de botella para resolver reclamos con las compañías de seguros debido a los sistemas heredados con mucho papel que retrasan los pagos, lo que genera desafíos de flujo de efectivo y aumenta los costos de los préstamos. Al integrar tarjetas virtuales en las plataformas de procesamiento de reclamos que conectan a las compañías de seguros con los proveedores de atención médica, todos se benefician de pagos más rápidos, mayor visibilidad del estado de los reclamos y una conciliación más fácil.

Gestión de flotas: Para los gestores de flotas que buscan formas de controlar los costos de combustible y mantenimiento y garantizar que los conductores cumplan las políticas de la compañía, las tarjetas virtuales celulares pueden vincular a un vehículo específico para realizar un seguimiento del consumo de combustible, por ejemplo, o incluso a gasolineras específicas con las que la compañía tiene acuerdos preferenciales. Los datos detallados de las transacciones pueden ayudar a los gestores de flotas a tomar decisiones más informadas, incluyendo formas de reducir el costo del combustible, gestionar a los conductores y optimizar las rutas.

Las compañías pueden lanzar tarjetas virtuales directamente a través de su banco emisor, pero para obtener el mayor beneficio, pueden trabajar con sus proveedores de software tecnológico para integrar las tarjetas en sus plataformas comerciales digitales, como la planeación de recursos empresariales o los sistemas de adquisición, lo que puede acelerar y simplificar aún más la forma en que trabajan. La incorporación de pagos en estas plataformas puede reducir la fricción y los costos de transacción y ofrecer mayores datos e información, servicios de valor agregado e incluso la capacidad de acceder al crédito y la financiación.

Cuando se accede a las tarjetas virtuales a través de las herramientas que un negocio emplea día a día, el pago puede convertir en una extensión natural de sus operaciones. La gestión de pagos B2B solía requerir saltar entre múltiples plataformas comerciales, pero la incorporación de tarjetas virtuales abre la puerta a experiencias nuevas y más convenientes en las que los pagos se entrelazan a la perfección con las plataformas en torno a las cuales las compañías organizan sus negocios.

Al seleccionar un proveedor de tarjetas virtuales, busque la capacidad de integrar con los sistemas existentes, un amplio alcance, controles de tarjetas estables y una excelente experiencia de usuario de extremo a extremo.

Una de los mayores beneficios de las tarjetas virtuales es su capacidad para integrar en los flujos de trabajo existentes de una compañía, como los sistemas que emplean para contabilidad, tesorería o compras. Al seleccionar un proveedor con múltiples integraciones de software, las compañías pueden incorporar fácilmente tarjetas virtuales a sus herramientas existentes para aumentar la eficiencia y mejorar los procesos administrativos.   

Buscar proveedores con amplias redes globales de aceptación de tarjetas también es importante para optimizar dónde las compañías y sus empleados pueden usar sus tarjetas virtuales. Con más tarjetas virtuales habilitadas para billeteras móviles, es importante considerar un proveedor con una gran presencia global de ubicaciones habilitadas sin contacto.

También es importante elegir los controles disponibles en función de las necesidades de una compañía. Por ejemplo, si una compañía busca mejorar el cumplimiento de los viajes y el entretenimiento y garantizar que los empleados se mantengan dentro de una asignación de gastos mientras viajan por negocios, considere priorizar un proveedor que ofrezca controles de gastos estables.

Seleccionar un proveedor que permita que las transacciones con tarjeta virtual se procesen directamente a su banco o adquirente, sin la necesidad de estudiar manualmente los emails, que es un proceso propenso al riesgo, lento y manual, también es clave. La capacidad de ofrecer una experiencia de pago rápida y segura de extremo a extremo es hacia donde se dirige el futuro de los pagos B2B.