Om te begrijpen hoe erg werknemers het invullen van onkostendeclaraties vinden, kun je het volgende bedenken: In een onderzoek uit 2019 van SAP Concur zei bijna 20% van de zakenreizigers dat ze liever hun tanden laten boren bij de tandarts dan een onkostendeclaratie in te vullen.

Onkostendeclaraties worden alom verguisd vanwege hun verveling en zijn bijzonder belastend voor degenen die werken op plaatsen die afhankelijk zijn van handmatig geschreven formulieren. Deze werknemers merken vaak dat ze door enveloppen vol bonnetjes schuifelen, naar flauwvallen om te zien welk taxibedrijf ze in Phoenix hebben gebruikt of zich inspannen om te onthouden wie er op de laatste dag van de reis naar happy hour kwam.

Het werk is er niet eenvoudiger op voor degenen die meldingen ontvangen. Reis- en entertainment-, boekhoud- of financiële beheerders zijn afhankelijk van alle vage details die werknemers zich kunnen herinneren om te bevestigen dat hun uitgaven voldoen aan het bedrijfsbeleid, evenals aan de voorschriften en belastingwetten van de bestemming.

Bovendien kost het afhandelen van meldingen vaak tijd die beter aan andere verantwoordelijkheden kan worden besteed. Een op de vijf rapporten bevat bijvoorbeeld fouten of moet worden verduidelijkt - vaak vanwege zoiets kleins als een verdwaalde typefout, een ontbrekend veld of een verkeerd onthouden datum, volgens een studie van de Global Business Travel Association uit 2022. Het corrigeren van een rapport duurt gemiddeld 18 minuten en kost het bedrijf $ 52. Bij bedrijven waar reizen de norm is - of waar elke minuut kostbaar is - loopt dat snel op.

En zakenreizen gaan niet weg. Ondanks een steeds meer hybride werkplek, bleek uit een Mastercard-onderzoek uit 2023 dat grote bedrijven van plan zijn hun reisbudgetten de komende jaren te verhogen om nieuwe groei te stimuleren. Onkostendeclaraties zijn er om te blijven, maar ze kunnen eenvoudiger worden.  

Om de taak voor zakenreizigers en hun werkgevers te vereenvoudigen, onderzoekt Mastercard manieren om onkostendeclaraties te combineren met het betalingsproces om de broodnodige verlichting te bieden aan zowel zakenreizigers als financieel managers. Door zich te concentreren op partnerschappen met softwareleveranciers, speelt Mastercard een cruciale rol bij het moderniseren van de eeuwenoude onkostendeclaratie.

Neem het werk met SAP Concur, een wereldwijd toonaangevend merk voor geïntegreerde software voor reis- en onkostenbeheer. De twee bedrijven hebben onlangs hun langetermijnrelatie uitgebreid om onkostendeclaraties verder te vereenvoudigen. Via een nieuwe integratie kunnen aankopen die op Mastercard-bedrijfskaarten zijn gedaan, worden vastgelegd en automatisch worden ingevuld in het Concur Expense-platform, dat vervolgens werknemers onmiddellijk kan waarschuwen als er aanvullende informatie nodig is. Met deze realtime uitgavengegevens kunnen bedrijven een betere naleving van het onkostenbeleid bereiken, terwijl reizigers kunnen genieten van een verbeterde ervaring met geautomatiseerde onkostencreatie. 

"Het combineren van software met betaling verandert radicaal de manier waarop bedrijven denken over reizen en kosten", zegt Chad Wallace, Global Head of Commercial Solutions bij Mastercard. "We zien een convergentie van platforms - waar systemen die voorheen niet met elkaar spraken, samenkomen om de efficiëntie te verhogen. De impact is transformerend voor de werknemerservaring - voor degenen aan beide kanten van de onkostendeclaratie."

Zakenreizigers kunnen nu eenvoudig hun kaart dippen of tikken om te betalen, en aankopen die worden gedaan op zakelijke Mastercard-accounts worden automatisch ingevoerd in Concur Expense. Door integratie in het betalingskanaal kan SAP Concur automatisch aanvullende relevante informatie - zoals het postadres van een taxibedrijf - ophalen uit het handelaarsnetwerk van Mastercard.

Met de ingebouwde AI-technologie beoordeelt Concur Expense ook de naleving en stuurt onmiddellijk feedback als een uitgave twijfelachtig is, zodat werknemers geen geld blijven uitgeven dat misschien niet wordt vergoed.

Deze mogelijkheden stellen bedrijven in staat om contact te maken met de gebruiker op wat Chris Juneau, hoofd marktstrategie bij SAP Concur, 'het moment dat ertoe doet' noemt: net zoals ze een betaling doen. Door meer informatie op te vragen op het moment van de aankoop - voordat u vergeet wie er nog meer aan het diner was op de derde avond van de conferentie - verminderen bedrijven fouten en versnellen ze goedkeuringen.

"AI kan de meer foutgevoelige handmatige taken overnemen, en mobiele apps maken verbinding met de reiziger via iets dat ze altijd bij zich hebben", zegt Juneau.

SAP Concur heeft bijvoorbeeld kunstmatige intelligentie ingebouwd in zijn Concur Expense-oplossing om onkostendeclaraties te stroomlijnen. Wanneer een zakenreiziger zijn huurauto tankt, kan hij een foto van de bon uploaden naar de SAP Concur mobiele app, ExpenseIT. AI-modellen extraheren het betalingsbedrag, de datum, de belasting, de belasting over de toegevoegde waarde indien van toepassing en andere relevante informatie en vullen de onkostendeclaratie automatisch in.

De software leidt ook de kostencategorie af - het kan bijvoorbeeld een hotelrekening onderscheiden van een gasbon. Dat betekent dat een werknemer naadloos een onkostenvergoeding kan indienen met slechts een foto van een foto, voordat hij zelfs maar wegrijdt van de pomp, waardoor financiële teams realtime inzicht krijgen in de uitgaven om ervoor te zorgen dat het T&E-beleid wordt nageleefd.

Volgens de gegevens van SAP Concur wordt slechts 1,2% van de rapporten die met ExpenseIT worden ingediend, teruggestuurd naar de werknemer. Die efficiëntie levert besparingen op: voor elke 1.000 rapporten die een organisatie afhandelt met Concur, bespaart het 273 uur werk en $ 47.320 aan productiviteitskosten. In sommige landen kunnen bedrijven ook profiteren van belastingvoordelen voor rapporten die snel worden ingediend.

In de toekomst kunnen deze verbeteringen in zichtbaarheid en transparantie voordelen opleveren die verder gaan dan besparingen. Naarmate de duurzaamheidseisen over de hele wereld strenger worden, zullen gedigitaliseerde reisgegevens bedrijven helpen hun ecologische voetafdruk te documenteren - en mogelijk zelfs te verkleinen.

"Stel je een wereld voor waarin je boekingstool automatisch een vlucht met het meest zuinige vliegtuig of een reservering bij een lokaal restaurant van boer tot bord aanbeveelt", zegt Wallace. "Door de gevolgen van elke optie voor het milieu bloot te leggen, kunnen werknemers betere keuzes maken."

Met toegang tot de real-time uitgavengegevens van Mastercard kan SAP Concur zijn AI-modellen blijven updaten om meer nieuwe functies mogelijk te maken, waardoor de software elke stap kan beheren, van reisaanvraag tot vergoeding. "Dit gaat niet alleen over onkostendeclaratie", zegt Juneau. "Dit zal het hele end-to-end-proces verbeteren, te beginnen met boeken. We willen medewerkers hun tijd teruggeven, of het nu de reiziger is of de mensen in financiën en boekhouding, zodat ze zich kunnen concentreren op andere strategische prioriteiten."