Om gelijke tred te houden in dit tijdperk van directe ervaringen en onmiddellijke validatie, wenden allerlei soorten bedrijven zich tot virtuele kaarten om het gemak, de veiligheid en de efficiëntie van digitalisering in hun activiteiten te brengen. Dus wat zijn virtuele kaarten precies en hoe werken ze?

Virtuele kaarten zijn een groeiende betaaloptie in B2B-betalingen. Het zijn tijdelijke kaartnummers die willekeurig worden gegenereerd en gekoppeld aan een financieringsrekening met een vastgestelde kredietlijn. Ze worden meestal gebruikt voor een specifieke transactie of voor een specifieke periode. Ze worden vaak geïntegreerd in boekhoudsystemen, enterprise resource planning en onkostenbeheersystemen om back-office processen te stroomlijnen, waaronder het automatiseren van reconciliatie.

Virtuele kaarten zijn anders omdat er geen fysieke kaart is, maar verder werken ze op dezelfde manier voor aankopen, met een 16-cijferig kaartnummer, een vervaldatum en een drie-cijferige CVC-code. Sommige virtuele kaarten kunnen zelfs worden toegevoegd aan mobiele portemonnees voor tap-to-pay functionaliteit, net als digitale versies van consumenten creditcards of debetkaarten. 

Virtuele kaarten werken net als traditionele betaalkaarten, maar de bedrijven die ze gebruiken, hebben meer controle over de uitgaven. Ze kunnen parameters aanpassen en de kaarten kunnen worden gekoppeld aan specifieke business units of projecten voor een betere monitoring, afstemming en factuurbeheer.

Virtuele kaarten kunnen direct worden gegenereerd om te gebruiken voor online betalingen - u hoeft niet te wachten tot de fysieke kaart per post aankomt.

Virtuele kaarten bieden bedrijven de mogelijkheid om uitgavencontroles aan te passen, waaronder limieten voor het budget, de tijdsduur dat het kan worden gebruikt - bijvoorbeeld een dag of een week - en waar de kaart kan worden gebruikt, bijvoorbeeld door specifieke handelaren of alleen bepaalde handelaarscodes aan te wijzen. Een virtuele kaart die is uitgegeven om de kosten van een diner met een klant te dekken, kan bijvoorbeeld niet worden gebruikt om een nieuwe outfit te kopen in het nabijgelegen winkelcentrum.

De voordelen van virtuele kaarten zijn hetzelfde als die van plastic kaarten - gemak en veiligheid, om er maar een paar te noemen - maar bovendien bieden ze ook uitgavencontrole en meer flexibiliteit door middel van nieuwe gebruiksscenario's voor betalingen.

Deze voordelen gelden voor beide kanten van commerciële transacties. Voor winkeliers of leveranciers kan het accepteren van virtuele kaarten zekerheid bieden bij de betaling en helpen om het aantal dagen uitstaande omzet te verminderen, wat verwijst naar het gemiddelde aantal dagen dat een bedrijf nodig heeft om de betaling voor een verkoop te innen en een indicator is van het werkkapitaal.

In tegenstelling tot traditionele cheques, die nog steeds vaak worden gebruikt bij business-to-business-betalingen in de VS en over het algemeen ten minste één werkdag in beslag nemen, worden virtuele kaartbetalingen vrijwel onmiddellijk afgewikkeld, waardoor de cashflow wordt versneld. Verkopers profiteren ook van meer gedetailleerde betalingsgegevens, die hen kunnen helpen op hun reis naar geautomatiseerde afstemming.

Voor kopers zijn de controles van virtuele kaarten van cruciaal belang, waardoor de budgetten minder binnenlopen en ervoor wordt gezorgd dat het geld op de juiste manier wordt besteed. Bovendien verminderen virtuele kaarten het risico op fraude of misbruik omdat ze alleen onder specifieke parameters kunnen worden geautoriseerd, waarna het nummer wordt gedeactiveerd. Ze kunnen ook een meer gedetailleerde monitoring bieden, omdat het unieke kaartnummer dat bij elke transactie wordt gebruikt, betekent dat deze nauwkeuriger kan worden gevolgd en gemakkelijker kan worden afgestemd, omdat de aanvullende gegevens een één-op-één-betalingsmatch mogelijk maken.

Sommige virtuele kaarten kunnen ook in realtime valuta omrekenen, wat gunstig kan zijn voor bedrijven met internationale toeleveringsketens. Om het gebruik van virtuele kaarten uit te breiden tot meer dan online en telefonisch, brengen mobiele virtuele kaarten - waarbij de kaart wordt opgeslagen in een mobiele portemonnee en wordt gebruikt voor contactloze betalingen - het gemak van tap-to-pay retailbetalingen naar bedrijfstransacties.

Bedrijven gebruiken virtuele kaarten voor een groeiend aantal omstandigheden - overal waar behoefte is aan meer efficiëntie en meer controle, flexibiliteit en beveiliging. Hier zijn enkele van de manieren waarop Mastercard de voordelen van virtuele kaarten ontsluit in een breed en groeiend scala aan industrieën.

Zakenreizen: Zakenreizen zijn weer opgeveerd, maar veel bedrijven worstelen nog steeds met complexe en verouderde onkosten- en vergoedingsprocessen. Virtuele kaarten kunnen worden gebruikt om reizen te boeken en de kosten van het entertainen van klanten te dekken, met aangepaste controles om uitgaven te beheren en naadloze aansluiting van uitgaven met verbeterde gegevens. En met mobiele virtuele kaarten kunnen frequent flyers en road warriors gewoon tikken om te betalen voor hotels, maaltijden of incidentele zaken waar contactloze betalingen worden geaccepteerd.

Mobiele virtuele kaarten hebben een extra beveiligingslaag die tokenisatie wordt genoemd: elke kaart die in een digitale portemonnee wordt opgeslagen, maakt gebruik van een coderingstechniek die het rekeningnummer van de kaart vervangt door een alternatief kaartnummer, een token genaamd, zodat de werkelijke accountgegevens nooit worden gedeeld tijdens een transactie.

Afhankelijk van het bedrijfsbeleid hoeven zakenreizigers die zijn uitgerust met virtuele kaarten mogelijk geen stapels fysieke bonnetjes bij te houden. Virtuele kaarten elimineren ook de noodzaak om met een persoonlijke kaart te betalen en te wachten op terugbetaling.

Virtuele kaarten kunnen ook worden uitgegeven aan sollicitanten om de uitgaven tijdens het wervingsproces te dekken, of om verhuiskosten of tijdelijke huisvesting te betalen voor werknemers die verhuizen.

Beurzen, evenementen en conferenties: Voor evenementenplanners kan het moeilijk zijn om de budgetten voor veel projecten en leveranciers tegelijkertijd te beheren - en het is gemakkelijk voor de kosten om de pan uit te rijzen. Virtuele kaarten kunnen betalingen en rapportage vereenvoudigen en helpen evenementen binnen een specifiek budget te houden via controles, terwijl ze toch de flexibiliteit bieden om indien nodig geld aan een budget toe te voegen.

Afhankelijk van het bedrijfsbeleid hoeven zakenreizigers die zijn uitgerust met virtuele kaarten mogelijk geen stapels fysieke bonnetjes bij te houden. Virtuele kaarten elimineren ook de noodzaak om met een persoonlijke kaart te betalen en te wachten op terugbetaling.

Virtuele kaarten kunnen ook worden uitgegeven aan sollicitanten om de uitgaven tijdens het wervingsproces te dekken, of om verhuiskosten of tijdelijke huisvesting te betalen voor werknemers die verhuizen.

Gezondheidszorg en verzekeringen: Iedereen die de afgelopen decennia een arts heeft bezocht, weet dat medische facturering complex en traag is. Het is niet anders voor de dokterspraktijk of het ziekenhuis dat zich bezighoudt met goedkeuringen en uitbetalingen van claims. Zorgverleners worden vaak geconfronteerd met knelpunten bij het afwikkelen van claims bij verzekeringsmaatschappijen vanwege papierzware legacy-systemen die betalingen vertragen, cashflowproblemen veroorzaken en de leenkosten verhogen. Door virtuele kaarten in te sluiten in de claimverwerkingsplatforms die verzekeringsmaatschappijen verbinden met zorgverleners, profiteert iedereen van snellere betalingen, meer inzicht in de claimstatus en eenvoudigere reconciliatie.

Wagenparkbeheer: Voor wagenparkbeheerders die op zoek zijn naar manieren om de kosten voor brandstof en onderhoud te beheren en ervoor te zorgen dat bestuurders zich aan het bedrijfsbeleid houden, kunnen mobiele virtuele kaarten worden gekoppeld aan een specifiek voertuig om bijvoorbeeld het brandstofverbruik bij te houden, of zelfs aan specifieke tankstations waarmee het bedrijf preferentiële partnerschappen heeft. De gedetailleerde transactiegegevens kunnen wagenparkbeheerders helpen beter geïnformeerde beslissingen te nemen, waaronder manieren om de brandstofkosten te verlagen, chauffeurs te beheren en routes te optimaliseren.

Bedrijven kunnen virtuele kaarten rechtstreeks via hun uitgevende bank lanceren, maar om het meeste voordeel te behalen kunnen ze samenwerken met hun leveranciers van technologische software om de kaarten te integreren in hun digitale bedrijfsplatforms, zoals enterprise resource planning- of inkoopsystemen, wat de manier waarop ze werken verder kan versnellen en vereenvoudigen. Het integreren van betalingen in deze platforms kan wrijving en transactiekosten verminderen en meer gegevens en inzichten bieden, diensten met toegevoegde waarde en zelfs de mogelijkheid om toegang te krijgen tot krediet en financiering.

Wanneer virtuele kaarten toegankelijk zijn via de tools die een bedrijf dagelijks gebruikt, kan de betaling een natuurlijk verlengstuk van zijn activiteiten worden. Vroeger moest je voor het beheren van B2B-betalingen tussen meerdere bedrijfsplatforms schakelen, maar het insluiten van virtuele kaarten opent de deur naar nieuwe, handigere ervaringen waarbij betalingen naadloos verweven zijn met de platforms waarrond bedrijven hun bedrijf organiseren.

Zoek bij het selecteren van een virtuele kaartaanbieder naar de mogelijkheid om te integreren met bestaande systemen, een groot bereik, robuuste kaartcontroles en een geweldige end-to-end gebruikerservaring.

Een van de grootste voordelen van virtuele kaarten is dat ze ingebed kunnen worden in de bestaande workflows van een bedrijf, zoals de systemen die ze gebruiken voor boekhouding, treasury of inkoop. Door een provider te kiezen die veel software-integraties heeft, kunnen bedrijven eenvoudig virtuele kaarten in hun bestaande tools integreren om efficiëntie te ontsluiten en back-officeprocessen te verbeteren.   

Het zoeken naar aanbieders met uitgebreide wereldwijde kaartacceptatienetwerken is ook belangrijk om te optimaliseren waar bedrijven en hun werknemers hun virtuele kaarten kunnen gebruiken. Nu er meer virtuele kaarten worden ingeschakeld voor mobiele portemonnees, is het belangrijk om een aanbieder te overwegen met een grote wereldwijde voetafdruk van contactloze locaties.

Het is ook belangrijk om de beschikbare besturingselementen te kiezen op basis van de behoeften van een bedrijf. Als een bedrijf bijvoorbeeld de naleving van reis- en entertainmentregels wil verbeteren en ervoor wil zorgen dat werknemers binnen een uitgavenlimiet blijven als ze voor zaken op reis zijn, overweeg dan om voorrang te geven aan een aanbieder die robuuste uitgavencontroles biedt.

Het is ook belangrijk om een provider te kiezen die het mogelijk maakt om virtuele kaarttransacties rechtstreeks naar hun bank of acquirer te verwerken - zonder dat ze handmatig e-mails hoeven door te spitten, wat een risicovol, traag en handmatig proces is. De mogelijkheid om een snelle, veilige end-to-end betaalervaring te leveren is waar de toekomst van B2B-betalingen naar toe gaat.