Face-to-face vergaderen met klanten, leveranciers, partners en werknemers kan leiden tot sterke resultaten voor uw bedrijf. Volgens een onderzoek uit 2023 zei 88% van de besluitvormers op het gebied van reizen dat zakenreizen van cruciaal belang zijn voor het stimuleren van de groei van de organisatie. Dus hoe beheren toonaangevende bedrijven hun zakenreis- en onkostenprogramma's om een evenwicht te vinden tussen de noodzaak om de kosten te beheersen en de voordelen van meer persoonlijke interacties?

We hebben 18 strategieën verzameld die toonaangevende bedrijven in elke fase van hun reis implementeren om de kosten voor zakenreizen te optimaliseren. Ga naar het gedeelte dat u het meest interesseert:

Maar na jaren van optimalisatie van de digitale ervaringen, was het eCommerce-team klaar om verder te gaan dan het aanbevelen van aanvullende producten die interessant waren voor de producten waarvan werd voorspeld dat ze de betrokkenheid zouden stimuleren. En na een test te hebben uitgevoerd aan de hand van de traditionele, op machine learning gebaseerde aanbevelingen op de startpagina, ontdekten GlassesUSA.com dat het geavanceerde deep learning-algoritme van Dynamic Yield in staat was om een stijging van 68% in aankopen en een stijging van 88% in inkomsten te genereren, allemaal met één enkele widget.

Een reisbeheerplatform voor vliegtickets, hotels en grondvervoer kan je werknemers helpen om keuzes te maken die voldoen aan het beleid en die ook passen bij hun reisvoorkeuren.

Tools voor zakenreizen consolideren relevante reisinformatie van meerdere platforms en aanbieders op één plek. Als de plannen veranderen, kan het platform ook eenvoudige, beleidsconforme omboekings- en annuleringsopties bieden.

Limieten op individuele reiskosten voor accommodatie, maaltijden en vervoer over land kunnen te hoge uitgaven voorkomen en helpen de kosten te beheersen. Veel bedrijven voorzien reizigers van stads- of bestemmingsspecifieke budgetten en gebruiken gegevens van reismanagementbedrijven, consultants of hun eigen onkostendeclaraties om de kosten in te schatten. Volgens onze recente enquête over T&E-beleid integreren meer dan 6 op de 10 T&E-beleid en -processen in online boekings- of onkostentools om de keuzes van werknemers te markeren als vallend binnen of buiten het bedrijfsbeleid.

Vroege boekingen betekenen vaak lagere tarieven voor vliegtickets en accommodaties. Om dit tot een gewoonte te maken, kan uw zakenreisbeleid een tijdlijn instellen voor het vooraf boeken van reizen en lastminuteboekers eraan herinneren wanneer ze buiten het beleid vallen.

Reisdienstverleners begrijpen de voordelen van het opbouwen van duurzame relaties met bedrijven. Luchtvaartmaatschappijen, hotels en autoverhuurbedrijven zullen vaak werken om de best mogelijke tarieven te krijgen die passen bij de unieke reisbehoeften en het volume van uw bedrijf.

Als u het onderhandelingsproces aan de professionals wilt overlaten, kunt u een reismanagementbedrijf inschakelen om namens u bedrijfskortingen uit te werken en u te helpen de kosten voor zakenreizen te optimaliseren.

Het vastleggen van meer T&E-uitgaven op creditcards kan waardevolle organisatorische voordelen opleveren:

• Gemakkelijk toegankelijke transacties kunnen helpen de uitgaven van werknemers te beheersen en de zichtbaarheid te vergroten.
• Robuuste rapportage op transactieniveau kan crediteurenprocessen optimaliseren.
• Werknemers kunnen een reisverzekering, conciërgeondersteuning, telegeneeskunde en toegang tot luchthavenlounges krijgen.

Virtuele kaarten en mobiele virtuele kaarten zijn een andere optie. Ze gebruiken tijdelijke, willekeurig gegenereerde kaartnummers en zijn gekoppeld aan een financieringsrekening met een vaste kredietlijn. Ze geven bedrijven meer controle over de uitgaven met de mogelijkheid om aangepaste parameters in te stellen over hoe, wanneer en waar de kaart wordt gebruikt.

61% van de besluitvormers op het gebied van reizen zei dat hun organisatie reizigers aanmoedigt om duurzame opties te boeken. Dit kan vele vormen aannemen. Een veelgebruikte aanpak is het implementeren van regionaal of nationaal beleid dat de voorkeur geeft aan het spoor boven vliegreizen. Anderen stellen een beleid op om dagtochten per vliegtuig te minimaliseren.

Een andere maatregel is het verminderen van meerdere ritten. Moedig uw werknemers aan om meerdere vergaderingen op dezelfde locatie te plannen om de efficiëntie te vergroten, of verschuif bepaalde vergaderingen naar videogesprekken.

Als vervoer over land noodzakelijk is, moedig werknemers dan aan om de kosten van ritten of huurauto's te splitsen om de kosten en ecologische voetafdruk te verminderen.

Vakantiegangers nemen langere vakanties in vergelijking met pre-Covid-trends. Nu de grenzen tussen werk en privéleven vervagen, verlengen veel werknemers hun zakenreizen om buiten de klok van de bestemming te genieten. Door werknemers "bleisure"-reizen te laten maken, kan de flexibiliteit in de timing van hun reis toenemen en de totale reiskosten worden verlaagd.

Worden de onkostendeclaraties van uw team snel ingediend, om vervolgens bij het management te blijven hangen in de beoordelings- en goedkeuringsfase?

Voor veel bedrijven is dit proces complex en tijdrovend. Stroomlijn de uwe met een duidelijk en beknopt onkostenbeheerbeleid, waarbij u vooraf bepaalde uitgaven autoriseert en verwachtingen stelt voor goedkeuringstijdlijnen.

Een virtueel kaartprogramma is een andere manier om uitgaven sneller te verwerken. Virtuele kaarten hebben verbeterde gegevens die zijn gekoppeld aan elk gebruik en ze zijn vaak geïntegreerd met onkostenbeheersystemen. Deze gegevensintegratie kan uw backofficeprocessen stroomlijnen, inclusief het automatiseren van de afstemming van uitgaven voor financiële teams.

Verzamel feedback van werknemers over hun reiservaringen om de behoefte aan reizen in balans te brengen met kostenbesparende maatregelen. Feedback kan helpen om te bepalen welke uitgaven belangrijk zijn voor je team - en welke je kunt verlagen zonder de tevredenheid van je werknemers en de groei van je bedrijf te beïnvloeden. Regelmatige enquêtes en interviews met medewerkers na een reis kunnen je helpen bij het identificeren van mogelijkheden om te bezuinigen op onnodige reiskosten en om de naleving van het beleid te verbeteren.

Buiten het werk verwachten mensen handige mobile-first en cloudgebaseerde technologieën. Velen verwachten nu hetzelfde op het werk. Automatiseer uw onkostendeclaratieproces om kostbare fouten te verminderen, tijd te besparen en de tevredenheid van uw medewerkers te verbeteren.

Digitale kopieën van bonnetjes kunnen helpen bij het stroomlijnen van onkostendeclaraties. Stel je voor dat je team naadloos een onkostendeclaratie zou kunnen indienen met slechts een foto. Real-time inzicht in uitgaven kan financiële teams helpen om ervoor te zorgen dat het T&E beleid wordt nageleefd en stapels papieren bonnetjes verdwijnen. Als de belastingwetgeving het toestaat, kun je overwegen om af te zien van de bonvereisten voor transacties onder een bepaald bedrag.

Met goed gecategoriseerde reiskosten kunt u gemakkelijker bestedingstrends analyseren om besparingen te ontsluiten. Een softwareplatform voor reisbeheer kan dit proces vereenvoudigen door zakelijke kaarttransacties rechtstreeks in hun systeem te integreren.

Door uw team voor te lichten over hoe ze reiskosten correct kunnen rapporteren, kunnen ze veelgemaakte fouten voorkomen en het bedrijfsbeleid volgen. Meer dan 55% van de bedrijven met jaarlijkse reisuitgaven van meer dan $ 50 miljoen vereist dat werknemers een training in reis- en onkostenbeleid bekijken of bijwonen. Sommige bedrijven eisen zelfs dat werknemers een test afleggen voordat ze een zakelijke creditcard ontvangen.

Regelmatig uitgavenpatronen bekijken om de naleving van het T&E-beleid te verbeteren en besparingen te realiseren. Bewaak de belangrijkste prestatie-indicatoren, zoals de gemiddelde kosten per reis, de mate waarin het beleid wordt nageleefd en de totale reisuitgaven. Door je uitgaven te vergelijken met de benchmarks in de sector, kun je mogelijkheden ontdekken om uitgaven te stroomlijnen. Brancheverenigingen, adviesbureaus en reismanagementbedrijven bieden vaak verschillende niveaus van benchmarkgegevens voor zakenreizen.

Statistische modellen kunnen historische gegevens gebruiken om reispatronen, fluctuaties in de vraag en prijstrends te voorspellen. Deze inzichten kunnen u helpen bij het navigeren door onderhandelingen met leveranciers, anticiperen op fluctuaties in T&E-behoeften en het optimaliseren van uw zakelijke reiskosten.

Belastingaftrek voor reiskosten kan helpen de kosten van zakenreizen te optimaliseren. Maak een gedetailleerde onkostenlijst (met of zonder een tool voor onkostenbeheer) om aan het einde van het jaar vast te stellen welke werkkosten belastingaftrek vormen. In aanmerking komende uitgaven kunnen de kosten van vliegtickets en ander vervoer, accommodaties, maaltijden, zakelijke communicatie en zakelijke evenementen zijn.

Om mogelijkheden te vinden om te onderhandelen over betere tarieven en betalingsvoorwaarden, bekijkt u de voorwaarden die u heeft gesteld met leveranciers van zakenreizen, zoals luchtvaartmaatschappijen, hotels en autoverhuurbedrijven. Ze kunnen bijvoorbeeld voorstellen om van betaalmethode te veranderen om de besparingen te maximaliseren. Virtuele kaarten bieden ook hetzelfde gemak en dezelfde veiligheidsvoordelen als fysieke bedrijfskaarten - terwijl u ook de uitgaven kunt controleren via het bedrag, de tijdsperiode, het type en de locatie van transacties.

Het optimaliseren van de kosten voor zakenreizen vereist een strategische aanpak die het plannen, monitoren en continu verbeteren van reisbeleid en -praktijken omvat. Deze 18 strategieën kunnen u en uw bedrijf helpen de reiskosten te beheersen en tegelijkertijd de manier waarop uw werknemers reizen te verbeteren om uw bedrijf vooruit te helpen.