Vier manieren waarop T&E-management zakenreizen kan bijhouden

De meest nauwkeurige voorspellingen zijn meestal de meest kneedbare. Neem de contrasterende voorspellingen uit het Covid-tijdperk dat zakenreizen, of zakenreizen, al dan niet volledig zouden herstellen.

Op de een of andere manier klopten beide voorspellingen. En reizen & onkosten (T & E), ook wel bekend als reizen en entertainment, managers moeten begrijpen waarom.

De meest recente cijfers verwachten dat de T&E-uitgaven ergens in 2024 het hoogtepunt van 2019 van $ 1,4 biljoen zullen herstellen en in 2027 $ 1,8 biljoen zullen bereiken.1 In die zin zijn zakenreizen goed op weg naar een volledig herstel.

Toch zijn reisuitgaven niet hetzelfde als reisfrequentie of reisvolume. Terwijl het aantal zakenreizen toeneemt, nemen de uitgaven voor zakenreizen sneller toe.2

Mensen reizen voor langere periodes dan voorheen. Verafgelegen dagtochten of nachtelijke vergaderingen zijn uit. Meerdere vergaderingen binnen een regio, misschien afgewisseld met een langere periode van werk weg van huis, zijn aan de gang.

Men kan nauwelijks spreken van een wederopstanding in zakenreizen wanneer reizen en uitgaven niet synchroon lopen ten opzichte van 2019. Nu digitale transformatie worstelt met nieuwe hybride arbeidskrachten en toenemende milieuproblemen, is reïncarnatie een passender woord.

Dus wanneer 87% van de besluitvormers op het gebied van reizen in een door Mastercard gesponsorde enquête het erover eens is dat zakenreizen zich op een kantelpunt bevinden met een kans om legacy-systemen te herzien, kunnen managers van T&E-programma's niet langer doen alsof het weer 2019 is.3

Hier zijn vier manieren waarop ze bij kunnen blijven.

Negen op de tien besluitvormers op het gebied van reizen zijn het erover eens dat de toekomst van T&E de convergentie van betalings- en onkostenbeheer is. Maar verschillende inkoopbehoeften en nieuwe soorten uitgaven betekenen dat 61% van de besluitvormers nu zegt dat hun hybride of externe personeelsbestand het moeilijker heeft gemaakt om reiskosten te voorspellen en te budgetteren.

Een uniforme aanpak van Enterprise Resource Planning (ERP) kan helpen door een single source of truth en volledig inzicht te bieden in B2B- en T&E-betalingsstromen. Een belangrijke nuance in de T&E is dat besluitvormers op het gebied van reizen net zo geïnteresseerd zijn in het bieden van die zichtbaarheid aan hun werknemers als in het verkrijgen ervan voor zichzelf.

Het is dan ook niet verwonderlijk dat besluitvormers op het gebied van reizen de koppeling van bestedingslimieten aan betaalmethoden zien als de belangrijkste wereldwijde onderscheidende factor in de komende vijf jaar. Het helpt echter niet wanneer reismanagers het risico lopen inefficiënt te zijn op het gebied van accountafstemming, toezicht, cashflow en zelfs fraudepreventie door werknemers persoonlijke kaarten te laten gebruiken om te reizen.

Virtuele kaarten bieden een alternatief. Ze behouden de voordelen van fysieke bedrijfskaarten, zoals gedetailleerde transactiegegevens voor één-op-één-betalingsafstemming, terwijl ze T&E-managers ook in staat stellen om uitgavencontroles toe te passen op het bedrag, de tijdsperiode, het type en de locatie van transacties. Negen op de tien besluitvormers op het gebied van reizen zeggen dat virtuele kaarten over vijf jaar gemeengoed of een onderscheidende factor zullen zijn.

Bijna tweederde van de besluitvormers op het gebied van reizen heeft problemen ondervonden bij het leveren van effectieve en tijdige informatie over T&E-beleid en updates aan hybride of externe werknemers, en 89% is het ermee eens dat ze een dynamischer T&E-beleid nodig hebben.

Een herziening van het beleid & procedures kan zorgen voor relevantie voor het bedrijf door doelstellingen te definiëren, te vergelijken met concurrenten en de aanpak van afdelingen en regio's op elkaar af te stemmen. Onderwerpen kunnen variëren van grootboekcodes en winkelierscategoriecodes tot eenmalige betalingen en out-of-pocket uitgaven.

Maar net zo belangrijk als de relevantie voor het bedrijf is de naleving door de werknemers: 59% van de besluitvormers op het gebied van reizen hebben moeite om ervoor te zorgen dat werknemers het uitgavenbeleid en de controles naleven.

Duidelijk beleid helpt natuurlijk, maar realtime meldingen over uitgaven binnen het beleid en buiten het beleid kunnen de naleving vergroten door te voldoen aan de behoeften van reizigers die onderweg zijn. Milieuoverwegingen, zoals die van koolstofcalculators in bank-apps, moeten als vanzelfsprekend worden opgenomen.

Inzicht in de impact van koolstofemissies van reiskeuzes is de eerste prioriteit voor bedrijfsleiders die het reisbeleid bepalen. De toegenomen behoeften op het gebied van tracking en rapportage betekenen nu dat 88% van de besluitvormers op het gebied van reizen al gegevens over de koolstofvoetafdruk aan zakenreizigers levert of van plan is dit te doen voor beter geïnformeerde uitgaven.

Als integraal onderdeel van een beleids- en procedurebeoordeling omvat een duurzaamheidsbeoordeling alle kernoverwegingen: gedefinieerde doelstellingen, concurrerende benchmarks en bedrijfsbrede strategieën. Maar duurzaamheid - of meer in het algemeen overwegingen op het gebied van milieu, maatschappij en bestuur (ESG) - heeft ook zijn eigen impulsen.

De twee belangrijkste milieu-impulsen gaan meestal hand in hand. Officiële mandaten, zoals het Franse verbod op binnenlandse korteafstandsvluchten, sluiten vaak goed aan bij opkomende prioriteiten van werknemers, zoals de tweederde van de respondenten in de EU en de VS die nu willen dat vliegreizen zwaarder worden belast.4

Aanvullende overwegingen strekken zich op dezelfde manier uit over het bedrijfs- en werknemersniveau. Sommige online boekingstools bieden al informatie over de ecologische voetafdruk om reizigers te helpen beter geïnformeerde aankopen te doen. Ondertussen kunnen reismanagers de informatie gebruiken om beter geïnformeerd beleid en procedures te bepalen.

Het beheer van reisleveranciers bevindt zich op het snijvlak van kosteneffectiviteit, werknemerstevredenheid en bedrijfsdoelstellingen. Behendig omgaan met concurrerende belangen is niet altijd gemakkelijk, en 42% van de bedrijven merkt problemen op bij het onderhandelen over contracten met reisaanbieders.5

Een beter gebruik van ERP-gegevens stelt alle kopers in een betere positie om met leveranciers te onderhandelen. Een specifiek T&E-kenmerk zijn aanvullende gegevens die afkomstig kunnen zijn van een reismanagementbedrijf (TMC) en een wereldwijd distributiesysteem (GDS).

TMC's beheren zakenreizen als onderdeel van een GDS, dat kopers en leveranciers bedient met realtime reisinventaris via een wereldwijd reisnetwerk. Een betalingsnetwerk kan gegevens van een TMC ontvangen en reisgegevensrecords koppelen aan bijbehorende transacties.

De verrijkte transactiegegevens bieden vervolgens een compleet overzicht van de T&E en stellen reismanagers in staat om beter geïnformeerde aankopen te doen. Voorbeelden hiervan zijn het vermijden van te hoge betalingen of het waarborgen van de geschiktheid van aanvullende voordelen die in bulk met voorkeursleveranciers worden onderhandeld.

De wereldwijde uitgaven voor zakenreizen zullen naar verwachting in 2019 het niveau van $ 1,4 biljoen bereiken in 2024 en tegen het einde van 2027 bijna $ 1,8 biljoen bereiken.6 De stijging weerspiegelt de mening van de 88% van de besluitvormers op het gebied van reizen die het ermee eens zijn dat zakenreizen van cruciaal belang zijn voor het stimuleren van de groei van hun organisaties.

Dat alles zorgt voor veel druk op besluitvormers op het gebied van reizen - zozeer zelfs dat 85% van hen gelooft dat een rol als Chief Travel Officer (CTO) over tien jaar gemeengoed zal zijn. Vereenvoudigd uitgavenbeheer, op maat gemaakt beleid en procedures, ingebedde duurzaamheid en gekwantificeerde leveranciersprestaties zullen een groot deel van hun last verlichten.

AI zal steeds meer een rol gaan spelen. Het zou kunnen fungeren als een virtuele assistent door te helpen bij boekingen voorafgaand aan de reis en door aankopen binnen het beleid en aankopen buiten het beleid tijdens een reis te begeleiden, of het zou beloningsprogramma's voor zakelijke creditcards kunnen personaliseren om ze relevant te maken voor de kaarthouder.

Een op werknemers gericht T&E-programma zorgt voor gelukkige reizigers, en 91% van de besluitvormers op het gebied van reizen is van plan te investeren in AI en machine learning om werknemers meer gepersonaliseerde reiservaringen te bieden.

Een dergelijke investering lijkt verstandig. De beste manier voor een T&E-manager om zakenreizen bij te houden, is door de zakenreizigers zelf bij te houden.

Lees meer over de adviesdiensten van Mastercard op het gebied van T&E.