For at holde trit i denne tidsalder med øjeblikkelige oplevelser og validering, vender virksomheder af alle slags sig mod virtuelle kort for at bringe den lethed, sikkerhed og effektivitet, som digitaliseringen giver deres drift. Så hvad er virtuelle kort præcist, og hvordan fungerer de?

Virtuelle kort er en voksende betalingsmulighed inden for B2B-betalinger. De er midlertidige kortnumre, der genereres tilfældigt og er knyttet til en finansieringskonto med en etableret kreditlinje. De bruges typisk til en specifik transaktion eller i en bestemt periode. De integreres ofte i regnskabs-, ERP- og udgiftsstyringssystemer for at strømline backoffice-processer, herunder automatisering af afstemning.

Virtuelle kort adskiller sig ved, at der ikke er noget fysisk kort, men ellers fungerer de på en lignende måde til køb, med et 16-cifret kortnummer, en udløbsdato og en trecifret CVC-kode. Nogle virtuelle kort kan endda tilføjes til mobile tegnebøger for at få tryk-for-at-betale-funktionalitet, ligesom digitale versioner af forbrugerkredit- eller betalingskort. 

Virtuelle kort fungerer som traditionelle betalingskort, men de virksomheder, der bruger dem, har mere kontrol over forbruget. De kan tilpasse parametre, og kortene kan knyttes til specifikke forretningsenheder eller projekter for forbedret overvågning, afstemning og fakturahåndtering.

Virtuelle kort kan genereres øjeblikkeligt til brug for onlinebetalinger – ingen ventetid på, at det fysiske kort ankommer med posten.

Virtuelle kort giver virksomheder mulighed for at tilpasse forbrugsstyring, herunder budgetgrænser, hvor længe kortet kan bruges – f.eks. en dag eller en uge – og hvor kortet kan bruges, f.eks. ved at udpege bestemte forhandlere eller kun bestemte forhandlerkoder. For eksempel kunne et virtuelt kort udstedt til dækning af udgifterne til en klientmiddag ikke bruges til at købe nyt tøj i det nærliggende indkøbscenter.

Fordelene ved virtuelle kort er de samme som ved plastikkort – bekvemmelighed og sikkerhed, for blot at nævne nogle få – men derudover tilbyder de også forbrugskontrol og mere fleksibilitet gennem nye anvendelsesmuligheder for betalinger.

Disse fordele gælder for begge sider af kommercielle transaktioner. For handlende eller leverandører kan accept af virtuelle kort give betalingssikkerhed og bidrage til at reducere antallet af udestående salgsdage, hvilket refererer til det gennemsnitlige antal dage, det tager en virksomhed at modtage betaling for et salg, og er en indikator for driftskapital.

I modsætning til traditionelle checks, som stadig er almindelige i forbindelse med betalinger mellem virksomheder i USA og generelt tager mindst en arbejdsdag at afvikle, afvikles virtuelle kortbetalinger næsten øjeblikkeligt, hvilket accelererer pengestrømmen. Forhandlere drager også fordel af mere detaljerede betalingsdata, som kan hjælpe dem på deres rejse mod automatiseret afstemning.

For købere er kontrollen af virtuelle kort afgørende, da det reducerer budgetforskelle og sikrer, at midlerne bruges korrekt. Derudover reducerer virtuelle kort risikoen for svindel eller misbrug, fordi de kun kan autoriseres under specifikke parametre, hvorefter nummeret deaktiveres. De kan også tilbyde mere detaljeret overvågning, da det unikke kortnummer, der bruges i hver transaktion, betyder, at den kan spores med større præcision og nemmere afstemning, fordi de yderligere data muliggør en-til-en betalingsmatchning.

Nogle virtuelle kort kan også konvertere valuta i realtid, hvilket kan være gavnligt for virksomheder med internationale forsyningskæder. For at udvide anvendelsesmulighederne for virtuelle kort ud over online- og telefonbetalinger, bringer mobile virtuelle kort – hvor kortet opbevares i en mobil tegnebog og bruges til kontaktløse betalinger – den nemme adgang til detailbetalinger med trykknap til virksomhedstransaktioner.

Virksomheder bruger virtuelle kort i et stigende antal tilfælde – alle steder, hvor der er behov for øget effektivitet og større kontrol, fleksibilitet og sikkerhed. Her er nogle af de måder, hvorpå Mastercard udnytter fordelene ved virtuelle kort på tværs af en bred og voksende vifte af brancher.

Erhvervsrejser: Forretningsrejser er kommet sig igen, men mange virksomheder kæmper stadig med komplekse og forældede udgifts- og refusionsprocesser. Virtuelle kort kan bruges til at booke rejser og dække udgifter til kundeservice, med tilpassede kontroller til at administrere udgifter og problemfri udgiftsafstemning med forbedrede data. Og med mobile virtuelle kort kan frequent flyers og rejsende med bil blot trykke for at betale for hoteller, måltider eller diverse udgifter, hvor kontaktløs betaling accepteres.

Mobile virtuelle kort har et ekstra sikkerhedslag kaldet tokenisering: Ethvert kort, der er gemt i en digital tegnebog, anvender en krypteringsteknik, der erstatter kortets kontonummer med et alternativt kortnummer kaldet et token, så de faktiske kontooplysninger aldrig deles under en transaktion.

Afhængigt af virksomhedens politikker behøver forretningsrejsende udstyret med virtuelle kort muligvis ikke at holde styr på bunker af fysiske kvitteringer. Virtuelle kort eliminerer også behovet for at betale med et personligt kort og vente på refusion.

Virtuelle kort kan også udstedes til jobsøgende til dækning af udgifter under rekrutteringsprocessen eller til at betale for flytteudgifter eller midlertidig bolig for medarbejdere, der flytter.

Messer, events og konferencer: For eventplanlæggere kan det være vanskeligt at administrere budgetterne for mange projekter og leverandører på samme tid – og det er nemt, at omkostningerne stiger voldsomt. Virtuelle kort kan forenkle betalinger og rapportering og hjælpe med at holde begivenheder inden for et specifikt budget via kontroller, samtidig med at de stadig giver fleksibiliteten til at tilføje penge til et budget, hvis det er nødvendigt.

Afhængigt af virksomhedens politikker behøver forretningsrejsende udstyret med virtuelle kort muligvis ikke at holde styr på bunker af fysiske kvitteringer. Virtuelle kort eliminerer også behovet for at betale med et personligt kort og vente på refusion.

Virtuelle kort kan også udstedes til jobsøgende til dækning af udgifter under rekrutteringsprocessen eller til at betale for flytteudgifter eller midlertidig bolig for medarbejdere, der flytter.

Sundhedspleje og forsikring: Enhver, der har besøgt en læge i de seneste årtier, ved, at medicinsk fakturering er kompleks og langsommelig. Det er ikke anderledes for lægens kontor eller hospital, der håndterer godkendelser og udbetalinger af krav. Sundhedsudbydere oplever ofte flaskehalse i forbindelse med afregning af krav med forsikringsselskaber på grund af papirtunge, ældre systemer, der forsinker betalinger, udløser likviditetsudfordringer og øger låneomkostninger. Ved at integrere virtuelle kort i de platforme til behandling af skader, der forbinder forsikringsselskaber med sundhedsudbydere, drager alle fordel af hurtigere betalinger, større overblik over skadesstatus og nemmere afstemning.

Flådestyring: For flådeforvaltere, der leder efter måder at styre omkostninger til brændstof og vedligeholdelse og sikre, at chaufførerne overholder virksomhedens politikker, kan mobile virtuelle kort knyttes til et specifikt køretøj for f.eks. at spore brændstofforbruget eller endda til specifikke tankstationer, som virksomheden har præferentielle partnerskaber med. De detaljerede transaktionsdata kan hjælpe flådeforvaltere med at træffe mere informerede beslutninger, herunder måder at reducere brændstofomkostninger, administrere chauffører og optimere ruter.

Virksomheder kan lancere virtuelle kort direkte gennem deres udstedende bank, men for at få mest muligt ud af det kan de samarbejde med deres teknologiske softwareudbydere om at integrere kortene i deres digitale forretningsplatforme, såsom ERP-systemer eller indkøbssystemer, hvilket yderligere kan fremskynde og forenkle deres arbejdsmetoder. Integrering af betalinger i disse platforme kan reducere friktion og transaktionsomkostninger og tilbyde større data og indsigt, værdiskabende tjenester og endda muligheden for at få adgang til kredit og finansiering.

Når virtuelle kort tilgås via de værktøjer, en virksomhed bruger i det daglige, kan betalingen blive en naturlig forlængelse af dens drift. Håndtering af B2B-betalinger krævede tidligere skift mellem flere forretningsplatforme, men integration af virtuelle kort åbner døren for nye og mere bekvemme oplevelser, hvor betalinger problemfrit er vævet ind i de platforme, som virksomheder organiserer deres forretning omkring.

Når du vælger en udbyder af virtuel kort, skal du kigge efter muligheden for at integrere med eksisterende systemer, bred rækkevidde, robuste kortkontroller og en god brugeroplevelse fra start til slut.

En af de største fordele ved virtuelle kort er deres evne til at blive integreret i en virksomheds eksisterende arbejdsgange, såsom de systemer, de bruger til regnskab, treasury eller indkøb. Ved at vælge en udbyder med mange softwareintegrationer kan virksomheder nemt integrere virtuelle kort i deres eksisterende værktøjer for at opnå effektivitetsforøgelse og forbedre backoffice-processer.   

Det er også vigtigt at finde udbydere med omfattende globale netværk af kortmodtagelse for at optimere, hvor virksomheder og deres medarbejdere kan bruge deres virtuelle kort. Med flere virtuelle kort, der aktiveres til mobile tegnebøger, er det vigtigt at overveje en udbyder med en stor global tilstedeværelse af kontaktløse lokationer.

Det er også vigtigt at vælge tilgængelige kontroller baseret på en virksomheds behov. Hvis en virksomhed for eksempel ønsker at forbedre overholdelsen af regler for rejser og underholdning og sikre, at medarbejderne holder sig inden for en fastsat udgiftsgrænse, når de rejser i forbindelse med forretningsrejser, bør man overveje at prioritere en udbyder, der tilbyder robust udgiftskontrol.

Det er også vigtigt at vælge en udbyder, der gør det muligt at behandle virtuelle korttransaktioner direkte til deres bank eller indløser – uden behov for manuelt at gennemgå e-mails, hvilket er en risikofyldt, langsom og manuel proces. Evnen til at levere en hurtig og sikker end-to-end betalingsoplevelse er, hvad fremtiden for B2B-betalinger er på vej mod.