Møder med kunder, leverandører, partnere og medarbejdere ansigt til ansigt kan skabe stærke resultater for din virksomhed. Faktisk sagde 88 % af beslutningstagerne inden for rejser, at forretningsrejser er afgørende for at drive organisationsvækst, ifølge en undersøgelse fra 2023. Så hvordan administrerer førende virksomheder deres virksomhedsrejse- og udgiftsprogrammer for at afbalancere behovet for at kontrollere omkostninger med fordelene ved mere ansigt-til-ansigt-interaktion?

Vi har samlet 18 strategier, som førende virksomheder implementerer i alle faser af deres rejse for at optimere forretningsrejseudgifter. Gå til den sektion, der interesserer dig mest:

Men efter flere års optimering af sine digitale oplevelser var e-handelsteamet klar til at gå videre end blot at anbefale yderligere produkter af interesse til dem, der forventedes at skabe engagement. Og efter at have kørt en test mod sine traditionelle maskinlæringsbaserede anbefalinger på hjemmesiden, opdagede GlassesUSA.com, at Dynamic Yields sofistikerede deep learning-algoritme var i stand til at give en stigning på 68 % i køb og en stigning på 88 % i omsætning, alt sammen fra en enkelt widget.

En rejseplatform til flybilletter, hoteller og transport kan hjælpe dine medarbejdere med at træffe rejsevalg, der overholder politikkerne og samtidig passer til deres rejsepræferencer.

Virksomhedsrejseværktøjer samler relevant rejseinformation fra flere platforme og udbydere på ét sted. Hvis planerne ændrer sig, kan platformen også tilbyde enkle, politikkompatible ombookings- og afbestillingsmuligheder.

Lofter over individuelle rejseudgifter til indkvartering, måltider og transport over landjorden kan forhindre overforbrug og hjælpe med at kontrollere omkostningerne. Mange virksomheder giver rejsende by- eller destinationsspecifikke budgetter og bruger data fra rejsebureauer, konsulenter eller deres egne udgiftsregistre til at estimere omkostninger. Ifølge vores nylige undersøgelse af T&E-politikker integrerer mere end 6 ud af 10 T&E-politikker og -processer i online booking- eller udgiftsværktøjer for at markere medarbejdernes valg som værende inden for eller uden for virksomhedens politik.

Tidlige bookinger betyder ofte lavere priser på flybilletter og indkvartering. For at gøre dette til en praksis kan din virksomheds rejsepolitik fastsætte en tidslinje for booking af rejser på forhånd og minde rejsende i sidste øjeblik om, hvornår de ikke længere er dækket af politikken.

Rejseudbydere forstår fordelene ved at opbygge varige relationer med virksomheder. Flyselskaber, hoteller og biludlejningsfirmaer vil ofte arbejde for at sikre de bedst mulige priser, der passer til din virksomheds unikke rejsebehov og -volumen.

Hvis du vil overlade forhandlingsprocessen til professionelle, kan du hyre et rejsebureau til at udarbejde virksomhedsrabatter på dine vegne og hjælpe dig med at optimere forretningsrejseudgifter.

At få flere udgifter til T&E på kreditkort kan give værdifulde organisatoriske fordele:

• Lettilgængelige transaktioner kan hjælpe med at kontrollere medarbejderudgifter og øge synligheden.
• Robust rapportering på transaktionsniveau kan optimere processer for leverandørgæld.
• Medarbejdere kan modtage rejseforsikring, concierge-support, telemedicin og adgang til lufthavnslounger.

Virtuelle kort og mobile virtuelle kort er en anden mulighed. De bruger midlertidige, tilfældigt genererede kortnumre og er knyttet til en finansieringskonto med en etableret kreditlinje. De giver virksomheder mere kontrol over deres forbrug med muligheden for at indstille brugerdefinerede parametre for, hvordan, hvornår og hvor kortet bruges.

61 % af beslutningstagerne inden for rejser sagde, at deres organisation opfordrer rejsende til at booke bæredygtige muligheder. Dette kan antage mange former. En almindelig tilgang er at implementere regionale eller nationale politikker, der favoriserer jernbanetransport frem for flyrejser. Andre har indført politikker for at minimere dagsture med fly.

Et andet tiltag er at reducere antallet af flere ture. Opfordr dine medarbejdere til at planlægge flere møder på samme sted for at opnå effektivitet, eller flyt udvalgte møder til videoopkald.

Hvis transport over landjorden er nødvendig, så opfordr medarbejderne til at dele omkostningerne ved samkørsel eller leje af bil for at reducere omkostninger og CO2-aftryk.

Fritidsrejsende tager på længere ferier sammenlignet med tendenserne før Covid. I takt med at grænserne mellem arbejdsliv og privatliv udviskes, forlænger mange medarbejdere deres forretningsrejser for at nyde tiden på destinationen, mens de ikke har arbejde. At lade medarbejdere tage på "bleisure"-rejser kan øge fleksibiliteten i tidspunktet for deres rejse og reducere de samlede rejseomkostninger.

Bliver dit teams udgiftsrapporter indsendt omgående, kun for at blive hængende hos ledelsen i gennemgangs- og godkendelsesfasen?

For mange virksomheder er denne proces kompleks og tidskrævende. Strømlin din med en klar og præcis politik for udgiftsstyring, hvor du forhåndsgodkender visse udgifter og fastsætter forventninger til godkendelsesfrister.

Et virtuelt kortprogram er en anden måde at behandle udgifter hurtigere på. Virtuelle kort har forbedrede data knyttet til hver brug, og de er ofte integreret med udgiftsstyringssystemer. Denne dataintegration kan strømline dine backoffice-processer, herunder automatisering af afstemning af udgifter for økonomiteams.

Indsaml feedback fra medarbejdere om deres rejseoplevelser for at afbalancere behovet for rejser med omkostningsbesparende foranstaltninger. Feedback kan hjælpe med at bestemme, hvilke udgifter der er vigtige for dit team – og hvilke du kan reducere uden at det påvirker medarbejdertilfredshed og virksomhedens vækst. Regelmæssige spørgeskemaundersøgelser efter rejser og medarbejderinterviews kan hjælpe dig med at identificere muligheder for at reducere unødvendige rejseudgifter og forbedre overholdelsen af politikker.

Uden for arbejdet forventer folk bekvemme mobil-først og cloudbaserede teknologier. Mange forventer nu det samme på arbejdet. Automatiser din udgiftsrapporteringsproces for at reducere dyre fejl, spare tid og forbedre medarbejdertilfredsheden.

Digitale kopier af kvitteringer kan hjælpe med at strømline udgiftsrapportering. Forestil dig, hvis dit team problemfrit kunne indsende en udgift med blot et enkelt billede. Realtidsindsigt i udgifter kan hjælpe økonomiteams med at sikre overholdelse af T&E-politikker og eliminere bunker af papirkvitteringer. Hvis skattelovgivningen tillader det, kan du overveje at fravige kvitteringskrav for transaktioner under et vist beløb.

Korrekt kategoriserede rejseudgifter gør det nemmere at analysere udgiftstendenser og dermed spare penge. En platform til rejsehåndteringssoftware kan forenkle denne proces ved at integrere virksomhedskorttransaktioner direkte i deres system.

At uddanne dit team i, hvordan man korrekt rapporterer rejseudgifter, vil hjælpe dem med at undgå almindelige fejl og følge virksomhedens politikker. Over 55 % af virksomheder med årlige rejseudgifter på over 50 millioner dollars kræver, at medarbejderne ser eller deltager i træning i rejse- og udgiftspolitik. Nogle virksomheder kræver endda, at medarbejdere består en test, før de kan modtage et firmakreditkort.

Gennemgå regelmæssigt udgiftsmønstre for at forbedre overholdelsen af T&E-politikker og opnå besparelser. Overvåg nøgleindikatorer for performance, såsom gennemsnitlige omkostninger pr. tur, overholdelse af politikker og samlede rejseudgifter. En sammenligning af dine udgifter med branchens benchmarks kan fremhæve muligheder for at strømline udgifterne. Brancheforeninger, konsulentfirmaer og rejsebureauer tilbyder ofte forskellige niveauer af benchmarkdata for forretningsrejser.

Statistiske modeller kan bruge historiske data til at forudsige rejsemønstre, udsving i efterspørgslen og prisudviklingen. Disse indsigter kan hjælpe dig med at navigere i leverandørforhandlinger, forudse udsving i T&E-behov og optimere dine forretningsrejseudgifter.

Skattefradrag for rejseudgifter kan hjælpe med at optimere omkostningerne ved forretningsrejser. Opret en detaljeret udgiftsliste (med eller uden et udgiftsstyringsværktøj) for at identificere, hvilke arbejdsudgifter der udgør skattefradrag ved årets udgang. Støtteberettigede udgifter kan omfatte udgifter til flybilletter og anden transport, indkvartering, måltider, forretningsrelateret kommunikation og forretningsarrangementer.

For at finde muligheder for at forhandle bedre priser og betalingsbetingelser, gennemgå de vilkår, du har aftalt med leverandører af forretningsrejser som flyselskaber, hoteller og biludlejningsfirmaer. For eksempel kan de foreslå at skifte betalingsmetode for at maksimere besparelserne. Virtuelle kort tilbyder også den samme bekvemmelighed og sikkerhedsfordele som fysiske virksomhedskort - samtidig med at du kan kontrollere forbrug via beløb, tidsperiode, type og placering af transaktioner.

Optimering af forretningsrejseudgifter kræver en strategisk tilgang, der involverer planlægning, overvågning og løbende forbedring af rejsepolitikker og -praksis. Disse 18 strategier kan hjælpe dig og din virksomhed med at administrere rejseomkostninger – samtidig med at de forbedrer den måde, dine medarbejdere rejser på, for at drive din virksomhed fremad.