Las tarjetas virtuales son cada vez más frecuentes en el espacio B2B. ¿Qué significa esto para ti?

• Las tarjetas virtuales constituyen un método de pago en crecimiento utilizado por los compradores para pagos B2B, dados los beneficios de velocidad, seguridad, eficiencia operativa y satisfacción del cliente. 
• Se incluye una guía introductoria sobre la recepción, el procesamiento, la conciliación y la gestión de riesgos de los pagos con tarjetas virtuales.
  
• Las decisiones que debes tomar al considerar la aceptación de tarjetas virtuales se refieren al alcance de la aceptación, los pagos no coincidentes, y las devoluciones y créditos.

El 74 % de los compradores B2B prevé que al menos una cuarta parte de las transacciones utilizará tarjetas virtuales para 2028, según el documento técnico de 2025 Unlocking procurement value through embedded finance.  Para las empresas, eso es una buena noticia para la velocidad del flujo de caja y la conciliación, pero puede parecer nuevo si tu equipo está acostumbrado a los cheques o a las transferencias bancarias. Esta guía explica la experiencia del proveedor en lenguaje sencillo: cómo llega el pago, cómo lo procesas, cómo conciliar y cómo las opciones de automatización, como el procesamiento directo, reducen el trabajo. Al final, sabrás qué esperar día a día y qué decisiones tomar desde el principio.

Una tarjeta virtual es una opción de pago vinculada a una cuenta de financiamiento subyacente. Según el límite de crédito de la cuenta de fondos utilizada, se pueden generar números de tarjeta virtual únicos —cada uno con un número de 16 dígitos, fecha de vencimiento y CVC diferentes—, manteniendo oculto el número de la cuenta de fondos.

Los números de tarjetas virtuales vienen con controles personalizados que permiten a las organizaciones regular dónde, cuándo y cuánto se puede gastar, lo que los convierte en uno de los métodos de pago B2B preferidos por su velocidad, seguridad y control.

Para las empresas, las tarjetas virtuales permiten:

• Pagos más rápidos: los fondos llegan rápidamente, sin esperar a que los cheques se compensen.
  
• Riesgo reducido: Los números de tarjeta únicos reducen la exposición al fraude y eliminan la necesidad de compartir datos bancarios confidenciales.
  
• Procesos mejorados: los datos de remesas viajan con el pago, lo que permite la coincidencia y conciliación automática de facturas.
  
• Aumento de ventas: muchos clientes prefieren las tarjetas virtuales para sus propios programas de reembolso y control. Aceptarlas puede ayudar a ganar nuevos negocios y fortalecer las relaciones existentes. 

A los compradores corporativos también les gustan porque son eficientes y ofrecen un mejor control que las tarjetas corporativas tradicionales. 

Se espera que esta tendencia se acelere. Según el documento técnico, El estado de la aceptación de tarjetas comerciales 2025, 48 % de los proveedores B2B esperan que los compradores soliciten pagar con tarjeta con más frecuencia durante los próximos cinco años.

Los pagos con tarjeta virtual suelen llegar de dos maneras:

• Entrega manual: Un correo electrónico, una llamada telefónica o una notificación en el portal proporciona los detalles de la tarjeta y la información de remesas (números de factura, número de orden de compra (PO), montos, impuestos, costos de flete). Tu equipo de cuentas por cobrar (AR) ingresa la tarjeta en tu pasarela y captura el monto.

• Entrega automatizada: Con el procesamiento directo, los pagos se autorizan y capturan automáticamente. Mastercard’s Commercial Direct Payments es una solución independiente de la red de tarjetas que automatiza el procesamiento de pagos y la conciliación a través de una única integración que conecta a múltiples proveedores de servicios de pago (PSP) adquirentes. Mastercard Receivables Manager agrega los pagos con tarjetas virtuales de todas las redes y entrega datos de remesas estandarizados a tu plataforma de planificación de recursos empresariales (ERP) para la conciliación, mientras que los fondos se depositan directamente en tu cuenta bancaria.

La automatización es cada vez más común. Según nuestra investigación, el 60 % de los proveedores que aceptan tarjetas utilizan servicios que asocian los pagos con las facturas, y el 57 % automatiza el procesamiento de transacciones.

Los pasos para procesar el pago son diferentes según cómo llegue el pago. Para la entrega manual, el proceso incluye los siguientes pasos: ingresa el número de tarjeta, el vencimiento, el CVV y el monto; envía; captura; y registra el pago contra la factura. La mayoría de las tarjetas virtuales se configuran por el total exacto de la factura. Es posible que se requiera una llamada al cliente si hay cambios en la factura.

Para los pagos realizados con procesamiento directo, se elimina el paso de ingreso manual. El procesamiento directo a través de Commercial Direct Payments registra las transacciones en tu cuenta de comercio y carga las remesas en tus sistemas. Mastercard Receivables Manager consolida los pagos con tarjetas virtuales de todas las redes y proporciona un formato de remesas listo para importar. Tu ERP aplica automáticamente el pago y tu equipo solo trabaja en las excepciones, como discrepancias en los montos o rechazos.

El 32 % de los proveedores B2B que aceptan tarjetas informan una mayor visibilidad de los pagos, y el 30 % informa velocidades de procesamiento más rápidas que los proveedores que no aceptan tarjetas.

Las transacciones con tarjetas virtuales se liquidan como cualquier otra transacción de tarjeta no presente a través de tu cuenta de Comercio existente. Una de las mayores ventajas es una conciliación más limpia. Los datos de remesas que acompañan a los pagos con tarjetas virtuales suelen incluir los números de factura. Para la entrega manual, tu equipo asocia el pago con las facturas abiertas utilizando esos datos. Con el procesamiento directo (straight through processing) a través de Commercial Direct Payments y Mastercard Receivables Manager, los pagos se registran automáticamente en las facturas correctas en tu ERP. El monto del pago suele llegar de 1 a 3 días hábiles después de la captura de datos.

Independientemente del método de entrega del pago, las transacciones con tarjeta virtual deben tratarse como otras ventas sin tarjeta presente:

• Conserva el comprobante de entrega, las órdenes de compra firmadas y términos claros para reducir los contracargos.
• Evita almacenar números de tarjeta completos o CVV. Commercial Direct Payments y Mastercard Receivables Manager ayudan en este caso porque no manejas datos de tarjeta sin procesar.

Las preocupaciones de seguridad son comunes entre las empresas que no aceptan tarjetas, pero el 31 % de los proveedores que aceptan tarjetas afirman que una mayor seguridad en las transacciones es un beneficio, y el 25 % reporta una menor incidencia de fraude. 

Una vez que te configuras, tu flujo de trabajo se vuelve predecible:

• Los pagos automatizados de la noche anterior se liquidan y concilian en su ERP desde Commercial Direct Payments o Mastercard Receivables Manager. Aparece una pequeña cola de excepciones para elementos como discrepancias en los montos. 
• El equipo de cuentas por cobrar resuelve manualmente las excepciones (solicita la reemisión de tarjetas si es necesario) y procesa cualquier pago restante del portal manual. 
• El departamento de finanzas revisa un informe diario de remesas. Se recibe un informe el mismo día para que coincida con el cierre de lotes.

Puedes prepararte para tener el programa que deseas según las políticas que implementes. Una lista breve de ejemplos de políticas que pueden evitar cuellos de botella más adelante incluye:

• Alcance de la aceptación: ¿Qué compradores y tamaños de pedido utilizarán tarjetas virtuales? ¿Prefieres ACH para facturas muy grandes?
• Momento del envío: ¿enviar tras la autorización o después de la liquidación? Para productos hechos bajo pedido, considera la preautorización y la captura en el momento del envío.
• Discrepancias: Si el monto de la tarjeta no coincide con la factura, ¿requerirás una tarjeta reemitida o manejarás una captura parcial y un crédito/refacturación?
• Devoluciones y créditos: estandariza los plazos de reembolso y el proceso cuando las tarjetas se cierran o caducan.

Estas decisiones son fundamentales, especialmente porque el 89 % de los proveedores considera difícil equilibrar sus necesidades comerciales con las de sus clientes B2B, y el 66 % no cumple regularmente con las expectativas de los compradores en cuanto a la experiencia de pago.

• Semanas 1-2: Capacita a AR para procesar tarjetas virtuales manuales en tu aplicación de pago con tarjeta actual.  Con respecto a las remesas, documenta el manejo de excepciones (quién contacta al comprador, tiempos de respuesta).
• Semanas 3–6: Habilita los datos de nivel 2/3 con tu adquirente. Realiza una prueba piloto de Commercial Direct Payments con tu adquirente para unos pocos compradores de alto volumen. Inscríbete en Mastercard Receivables Manager para el procesamiento de tarjetas virtuales y conecta su fuente de remesas a tu ERP.
• En curso: expande la automatización a más compradores, endurece las reglas de reconciliación y monitorea las excepciones, según tu volumen y categoría de comercio.

Las tarjetas virtuales no son solo una nueva forma de recibir pagos: son una forma más inteligente de administrar tu negocio.

A medida que las expectativas de los clientes se desplazan hacia la velocidad, la flexibilidad y la transparencia, las empresas que adoptan la aceptación de tarjetas virtuales están mejor posicionadas para responder. No solo están mejorando el flujo de caja o reduciendo el trabajo manual, sino que están fortaleciendo las relaciones, desbloqueando capital de trabajo y construyendo operaciones escalables y preparadas para el futuro.

El documento técnico de Mastercard El estado de la aceptación de tarjetas comerciales 2025 revela los hallazgos de nuestra investigación global que involucró a más de 1000 tomadores de decisiones financieras en grandes proveedores B2B. Si estás considerando la aceptación de tarjetas como parte de tu estrategia de modernización de pagos, esta investigación es una lectura obligatoria. Descarga el documento técnico para obtener más información.

Nota: Todas las estadísticas de este artículo, a menos que se indique lo contrario, provienen de The state of commercial card acceptance 2025