Срещите лице в лице с клиенти, доставчици, партньори и служители могат да доведат до добри резултати за вашия бизнес. Всъщност 88% от лицата, вземащи решения в областта на пътуванията, заявяват, че бизнес пътуванията са от решаващо значение за стимулиране на растежа на организацията, според проучване от 2023 г. И така, как водещите компании управляват своите програми за корпоративни пътувания и разходи, за да балансират между необходимостта от контрол на разходите и ползите от повече лични контакти?

Събрахме 18 стратегии, които водещи компании прилагат на всеки етап от пътуването си, за да оптимизират разходите за бизнес пътувания. Преминете към раздела, който ви интересува най-много:

Но след години на оптимизиране на дигиталните си преживявания екипът за електронна търговия беше готов да премине отвъд препоръчването на допълнителни продукти, които представляват интерес за тези, за които е прогнозирано, че ще стимулират ангажираността. И след като проведе тест с традиционните си препоръки на началната страница, базирани на машинно обучение, GlassesUSA.com откри, че сложният алгоритъм за дълбоко обучение на Dynamic Yield е успял да увеличи броя на покупките с 68% и приходите с 88%, и всичко това от една джаджа.

Платформа за управление на пътувания за самолетни билети, хотели и наземен транспорт може да помогне на служителите ви да направят избор, който е в съответствие с правилата и отговаря на техните предпочитания за пътуване.

Инструментите за корпоративни пътувания консолидират съответната информация за пътуванията от множество платформи и доставчици на едно място. Ако плановете се променят, платформата може да предлага и прости, съобразени с правилата опции за презаверка и анулиране.

Ограниченията на индивидуалните пътни разходи за настаняване, храна и наземен транспорт могат да предотвратят прекомерни разходи и да спомогнат за контролиране на разходите. Много компании предоставят на пътниците бюджети за конкретен град или дестинация и използват данни от компании за управление на пътувания, консултанти или собствени регистри на разходите, за да оценят разходите. Според нашето неотдавнашно проучване за политиките на T&E повече от 6 от 10 вграждат политики и процеси на T& E в инструментите за онлайн резервации или разходи, за да обозначат избора на служителите като попадащ в рамките на фирмената политика или извън нея.

Ранните резервации често означават по-ниски цени на самолетните билети и настаняването. За да превърнете това в практика, в корпоративната си политика за пътувания можете да определите график за предварително резервиране на пътувания и да напомняте на хората, които резервират в последния момент, кога са излезли от правилата.

Доставчиците на туристически услуги разбират ползите от изграждането на трайни взаимоотношения с бизнеса. Авиокомпаниите, хотелите и компаниите за автомобили под наем често работят за осигуряване на възможно най-добрите цени, които да отговарят на уникалните нужди на вашата компания и обема на пътуванията.

Ако искате да оставите процеса на договаряне на професионалистите, можете да се обърнете към компания за управление на пътувания, която да изготви корпоративни отстъпки от ваше име и да ви помогне да оптимизирате разходите за бизнес пътувания.

Улавянето на повече T&E разходи по кредитни карти може да осигури ценни организационни ползи:

• Лесните за достъп транзакции могат да помогнат за контролиране на разходите на служителите и да увеличат видимостта.
• Надеждното отчитане на ниво транзакция може да оптимизира процесите на счетоводните задължения.
• Служителите могат да получат застраховка за пътуване, помощ от консиерж, телемедицина и достъп до летищни салони.

Друга възможност са виртуалните карти и мобилните виртуални карти. Те използват временни, случайно генерирани номера на карти и са свързани със сметка за финансиране с установена кредитна линия. Те дават на предприятията по-голям контрол върху разходите с възможността да задават персонализирани параметри за това как, кога и къде се използва картата.

61% от лицата, вземащи решения в областта на пътуванията, заявиха, че тяхната организация насърчава пътниците да резервират устойчиви варианти. Това може да бъде под различни форми. Един от разпространените подходи е да се прилагат регионални или национални политики, които дават предимство на железопътния транспорт пред въздушния. Други въвеждат политики за свеждане до минимум на еднодневните пътувания със самолет.

Друга мярка е да се намалят многократните пътувания. Насърчавайте служителите си да насрочват няколко срещи на едно и също място, за да постигнете по-голяма ефективност, или прехвърлете избрани срещи към видеоразговори.

Ако е необходим наземен транспорт, насърчавайте служителите да си поделят разходите за споделено пътуване или наем на автомобил, за да намалят разходите и въглеродния отпечатък.

Пътуващите в свободното време предприемат по-дълги почивки в сравнение с тенденциите преди Ковида. Тъй като границите между професионалния и личния живот се размиват, много служители удължават служебните си пътувания, за да се насладят на времето, прекарано в дестинацията, докато не са на работа. Позволяването на служителите да пътуват в свободното си време може да увеличи гъвкавостта при определяне на времето за пътуване и да намали общите разходи за пътуване.

Дали отчетите за разходите на екипа ви се подават бързо, но се бавят на етапа на преглед и одобрение от ръководството?

За много предприятия този процес е сложен и отнема много време. Усъвършенствайте своите с ясна и кратка политика за управление на разходите, като предварително разрешавате определени разходи и определяте очаквания за сроковете за одобрение.

Програмата за виртуални карти е друг начин за по-бързо обработване на разходите. Виртуалните карти имат разширени данни, свързани с всяко използване, и често са интегрирани със системи за управление на разходите. Тази интеграция на данни може да рационализира процесите в бек-офиса, включително да автоматизира съгласуването на разходите за финансовите екипи.

Съберете обратна информация от служителите за техните пътувания, за да балансирате необходимостта от пътувания с мерките за намаляване на разходите. Обратната връзка може да ви помогне да определите кои разходи са важни за вашия екип - и кои можете да намалите, без това да се отрази на удовлетвореността на служителите и на растежа на бизнеса. Редовните проучвания след пътуване и интервютата със служителите могат да ви помогнат да идентифицирате възможности за намаляване на ненужните разходи за пътуване и да подобрите спазването на правилата.

Извън работата хората очакват удобни мобилни и облачни технологии. Сега мнозина очакват същото и на работното място. Автоматизирайте процеса на отчитане на разходите, за да намалите скъпите грешки, да спестите време и да подобрите удовлетвореността на служителите.

Цифровите копия на разписките могат да помогнат за рационализиране на отчитането на разходите. Представете си, че екипът ви може безпроблемно да подаде разход само с едно щракване на снимка. Видимостта на разходите в реално време може да помогне на финансовите екипи да осигурят спазването на правилата на T&E и да премахнат купищата хартиени разписки. Ако данъчните закони позволяват, можете да помислите за отмяна на изискванията за получаване на касови бележки за транзакции под определена сума.

Правилно категоризираните разходи за пътуване ви позволяват по-лесно да анализирате тенденциите в разходите, за да откриете спестявания. Софтуерната платформа за управление на пътуванията може да опрости този процес, като интегрира транзакциите с корпоративни карти директно в своята система.

Обучението на екипа ви за това как правилно да отчитат разходите за пътуване ще им помогне да избягват често срещани грешки и да спазват фирмените политики. Над 55% от компаниите с годишни разходи за пътувания над 50 милиона долара изискват от служителите да гледат или да посещават обучение по правилата за пътувания и разходи. Някои компании дори изискват служителите да преминат тест, преди да получат корпоративна кредитна карта.

Редовно преглеждайте моделите на разходите, за да подобрите спазването на политиката за T& E и да реализирате икономии. Наблюдавайте ключови показатели за ефективност, като например средни разходи за пътуване, степен на спазване на правилата и общи разходи за пътуване. Сравняването на разходите ви с референтните стойности за индустрията може да разкрие възможности за оптимизиране на разходите. Промишлените асоциации, консултантските фирми и компаниите за управление на пътувания често предлагат различни нива на сравнителен анализ за бизнес пътувания.

Статистическите модели могат да използват исторически данни, за да прогнозират моделите на пътуване, колебанията в търсенето и тенденциите в ценообразуването. Тези данни могат да ви помогнат да се ориентирате в преговорите с доставчиците, да предвидите колебанията в нуждите на T&E и да оптимизирате разходите си за бизнес пътувания.

Данъчните облекчения за пътни разходи могат да помогнат за оптимизиране на разходите за бизнес пътувания. Създайте подробен списък на разходите (със или без инструмент за управление на разходите), за да определите кои разходи за работа представляват данъчни облекчения в края на годината. Допустимите разходи могат да включват разходи за самолетни билети и друг транспорт, настаняване, храна, комуникация, свързана с бизнеса, и бизнес събития.

За да откриете възможности за договаряне на по-добри цени и условия на плащане, прегледайте условията, които сте определили с доставчиците на бизнес пътувания, като авиокомпании, хотели и компании за коли под наем. Например, те могат да предложат да смените начина на плащане, за да спестите максимално. Виртуалните карти предлагат същите предимства за удобство и сигурност като физическите корпоративни карти, като същевременно ви дават възможност да контролирате разходите чрез сумата, периода от време, вида и мястото на транзакциите.

Оптимизирането на разходите за бизнес пътувания изисква стратегически подход, който включва планиране, наблюдение и непрекъснато подобряване на политиките и практиките за пътувания. Тези 18 стратегии могат да помогнат на вас и на вашия бизнес да управлявате разходите за пътуване, като същевременно подобрите начина, по който служителите ви пътуват, за да развиват бизнеса ви.