Четири начина, по които управлението на T&E може да бъде в крак със служебните пътувания

Най-точните прогнози обикновено са най-податливи на промяна. Вземете за пример противоположните прогнози от времето на Ковид, че бизнес пътуванията или корпоративните пътувания ще се възстановят напълно или не.

По някакъв начин и двете прогнози бяха верни. А разходите за пътувания & (T&E), известни също като разходи за пътувания & развлечения, мениджърите трябва да разберат защо.

Последните данни предвиждат разходите за T&E да се възстановят от високата си стойност през 2019 г. от 1,4 трилиона долара някъде през 2024 г. и да достигнат 1,8 трилиона долара през 2027 г.1 В този смисъл бизнес пътуванията са на път да се възстановят напълно.

Въпреки това разходите за пътувания не са еднакви с честотата или обема на пътуванията. Докато броят на бизнес пътуванията се увеличава, разходите за бизнес пътувания нарастват по-бързо.2

Хората пътуват за по-дълги периоди от преди. Далечните еднодневни пътувания или срещите с нощувка са изключени. Многобройните срещи в рамките на един регион, които може би се редуват с продължителен период на работа извън дома, са в сила.

Едва ли може да се говори за съживяване на бизнес пътуванията, когато пътуванията и разходите не са синхронизирани спрямо 2019 г. Тъй като цифровата трансформация се сблъсква с нови хибридни работни сили и нарастваща загриженост за околната среда, по-подходящата дума е прераждане.

Така че, когато 87% от лицата, вземащи решения за пътувания, в спонсорирано от Mastercard проучване се съгласяват, че бизнес пътуванията са в критична точка с възможност за преразглеждане на наследените системи, ръководителите на T&E програми не могат повече да работят така, сякаш отново е 2019 г.3

Ето четири начина, по които могат да се справят.

Девет от всеки десет лица, вземащи решения в областта на пътуванията, са съгласни, че бъдещето на T&E е сближаването на управлението на плащанията и разходите. И все пак различните нужди от покупки и новите видове разходи означават, че 61% от вземащите решения сега казват, че тяхната хибридна или отдалечена работна сила е затруднила прогнозирането и бюджетирането на разходите за пътуване.

Единният подход към планирането на ресурсите на предприятието (ERP) може да помогне, като осигури единен източник на истината и пълна видимост на потоците от плащания B2B и T&E. Ключов T&E нюанс е, че лицата, вземащи решения за пътуванията, са заинтересовани да предоставят тази видимост на своите служители, както и да я получат за себе си.

Може би не е изненадващо, че лицата, вземащи решения в областта на пътуванията, смятат, че обвързването на ограниченията на разходите с методите на плащане е основният глобален фактор за разграничаване през следващите пет години. Въпреки това не е от полза, когато мениджърите по пътуванията рискуват неефективност при съгласуването на сметките, надзора, паричните потоци и дори при предотвратяването на измами, като позволяват на служителите да използват лични карти за пътувания.

Виртуалните карти предлагат алтернатива. Те запазват предимствата на физическите корпоративни карти, като например подробни данни за транзакциите за съгласуване на плащанията "едно към едно", като същевременно позволяват на мениджърите на T&E да прилагат контрол на разходите по отношение на сумата, периода от време, вида и местоположението на транзакциите. Девет от десет души, вземащи решения в областта на пътуванията, смятат, че след пет години виртуалните карти ще бъдат нещо обичайно или отличително.

Почти две трети от лицата, вземащи решения относно пътуванията, са се сблъскали с предизвикателства, свързани с предоставянето на ефективна и навременна информация за политиките и актуализациите на T&E на хибридни или отдалечени служители, а 89% са съгласни, че се нуждаят от по-динамични политики на T&E.

Прегледът на политиките & процедури може да осигури актуалност за бизнеса чрез определяне на целите, сравнителен анализ с конкурентите и унифициране на подходите в отделите и регионите. Темите могат да варират от кодове на главната книга и кодове на категориите на търговците до еднократни плащания и извънредни разходи.

Но също толкова важно, колкото и значението за бизнеса, е и придържането на служителите към него: 59% от лицата, вземащи решения за пътувания, се затрудняват да осигурят спазването на политиките и контрола на разходите от страна на служителите.

Ясните политики естествено помагат, но известията в реално време за разходи в рамките на политиката и извън нея могат да повишат спазването на правилата, като отговорят на нуждите на пътуващите в движение. Екологичните съображения, като например тези, които се предоставят от калкулаторите за въглеродни емисии в банковите приложения, трябва да бъдат включени като нещо естествено.

Разбирането на въздействието на въглеродните емисии от избора на пътуване е приоритет номер едно за бизнес лидерите, които определят политиките за пътуване. Повишените нужди от проследяване и отчитане вече означават, че 88% от лицата, вземащи решения за пътувания, вече предоставят или планират да предоставят данни за въглеродния отпечатък на бизнес пътниците с цел по-информирано изразходване на средствата.

Като неразделна част от прегледа на политиките & процедурите, прегледът на устойчивостта включва всички основни съображения: определени цели, конкурентни критерии и стратегии за цялата корпорация. Но устойчивостта - или по-общо казано, екологичните, социалните и управленските съображения (ESG) - също има свои собствени подбуди.

Двата основни екологични импулса вървят ръка за ръка. Официалните мандати, като например забраната на Франция за вътрешни полети на къси разстояния, често съвпадат с нововъзникващите приоритети на служителите, като например две трети от анкетираните в ЕС и САЩ, които сега искат по-строго облагане на въздушните пътувания.4

Допълнителни съображения са сходни на корпоративното ниво и нивото на служителите. Някои онлайн инструменти за резервации вече предоставят информация за въглеродния отпечатък, за да помогнат на пътуващите да правят по-информирани покупки. Същевременно ръководителите на пътувания могат да използват информацията, за да определят по-информирани политики & процедури.

Управлението на доставчиците на пътнически услуги е в пресечната точка на ефективността на разходите, удовлетвореността на служителите и корпоративните цели. Умелото управление на конкуриращи се интереси не винаги е лесно и 42% от предприятията отбелязват трудности при договарянето на договори с доставчици на туристически услуги.5

По-доброто използване на данните от ERP дава на всички купувачи по-добра позиция за водене на преговори с доставчиците. Специфичен атрибут на T&E са допълнителни данни, които могат да идват от компания за управление на пътувания (TMC) и глобална система за дистрибуция (GDS).

ТМС управляват бизнес пътуванията като част от ГДС, който предоставя на купувачите и доставчиците инвентар за пътувания в реално време в глобална туристическа мрежа. Платежната мрежа може да получава данни от TMC и да съпоставя записите на данни за пътуванията със съответните транзакции.

Обогатените данни за транзакциите осигуряват пълен преглед на T&E и позволяват на мениджърите на пътувания да правят по-информирани покупки. Примерите включват избягване на надплатени суми или гарантиране на целесъобразността на допълнителните ползи, договорени на едро с предпочитани доставчици.

Очаква се разходите за бизнес пътувания в световен мащаб да достигнат нивото си от 2019 г. от 1,4 трилиона долара през 2024 г. и да достигнат почти 1,8 трилиона долара до края на 2027 г.6 Увеличението отразява мнението на 88% от лицата, вземащи решения за пътувания, които са съгласни, че бизнес пътуванията са от решаващо значение за растежа на техните организации.

Всичко това води до голям натиск върху лицата, вземащи решения в областта на пътуванията - дотолкова, че 85% от тях смятат, че ролята на главния директор по пътуванията (CTO) ще бъде нещо обичайно след десет години. Опростеното управление на разходите, персонализираните политики & процедури, вградената устойчивост и количествените показатели на доставчиците ще облекчат до голяма степен тяхната тежест.

ИИ ще играе все по-голяма роля. Той може да действа като виртуален асистент, като помага при резервациите преди пътуването и насочва покупките в рамките на политиката спрямо тези извън нея по време на пътуването, или може да персонализира програмите за награди на корпоративните кредитни карти, за да ги направи подходящи за картодържателите.

&Програма, ориентирана към служителите, ражда щастливи пътници, а 91% от лицата, вземащи решения в областта на пътуванията, планират да инвестират в изкуствен интелект и машинно обучение, за да осигурят на служителите по-персонализирани пътувания.

Подобна инвестиция изглежда разумна. Най-добрият начин мениджърът на T&E да бъде в крак с бизнес пътуванията е да бъде в крак със самите бизнес пътници.

Научете повече за консултантските услуги на Mastercard T&E.