Pour suivre le rythme à l’ère des expériences instantanées et de la validation immédiate, les entreprises de toutes sortes se tournent vers les cartes virtuelles pour apporter la facilité, la sécurité et l’efficacité de la numérisation à leurs opérations. Que sont exactement les cartes virtuelles et comment fonctionnent-elles ?

Les cartes virtuelles sont une option de paiement de plus en plus répandue dans les paiements B2B. Il s’agit de numéros de carte temporaires générés de manière aléatoire et liés à un compte de financement doté d’une ligne de crédit établie. Ils sont généralement utilisés pour une transaction spécifique ou pour une période de temps spécifique. Ils sont souvent intégrés aux systèmes de comptabilité, de planification des ressources d’entreprise et de gestion des dépenses afin de rationaliser les processus de back-office, y compris l’automatisation du rapprochement.

Les cartes virtuelles sont différentes en ce sens qu’il n’y a pas de carte physique, mais sinon, elles fonctionnent de la même manière pour les achats, avec un numéro de carte à 16 chiffres, une date d’expiration et un code CVC à trois chiffres. Certaines cartes virtuelles peuvent même être ajoutées aux portefeuilles mobiles pour la fonctionnalité tap-to-pay, tout comme les versions numériques des cartes de crédit ou de débit des consommateurs. 

Les cartes virtuelles fonctionnent comme les cartes de paiement traditionnelles, mais les entreprises qui les utilisent ont plus de contrôle sur les dépenses. Ils peuvent personnaliser les paramètres et les cartes peuvent être liées à des unités commerciales ou à des projets spécifiques pour améliorer le suivi, le rapprochement et la gestion des factures.

Des cartes virtuelles peuvent être générées instantanément pour être utilisées pour les paiements en ligne - pas d’attente que la carte physique arrive par la poste.

Les cartes virtuelles offrent aux entreprises la possibilité de personnaliser le contrôle des dépenses, y compris les limites de budget, la durée d’utilisation (une journée ou une semaine, par exemple) et l’endroit où la carte peut être utilisée, par exemple en désignant des commerçants spécifiques ou seulement certains codes de commerçants. Par exemple, une carte virtuelle émise pour couvrir les frais d’un dîner client ne pourrait pas être utilisée pour acheter une nouvelle tenue dans le centre commercial voisin.

Les avantages des cartes virtuelles sont les mêmes que ceux des cartes plastiques – commodité et sécurité, pour n’en citer que quelques-uns – mais en plus de cela, elles offrent également un contrôle des dépenses et une plus grande flexibilité grâce à de nouveaux cas d’utilisation des paiements.

Ces avantages s’appliquent aux deux côtés des transactions commerciales. Pour les commerçants ou les fournisseurs, l’acceptation des cartes virtuelles peut apporter une certitude de paiement et aider à réduire le nombre de jours de vente en cours, ce qui fait référence au nombre moyen de jours qu’il faut à une entreprise pour percevoir le paiement d’une vente et est un indicateur du fonds de roulement.

Contrairement aux chèques traditionnels, qui sont encore couramment utilisés dans les paiements interentreprises aux États-Unis et prennent généralement au moins un jour ouvrable pour être réglés, les paiements par carte virtuelle sont réglés presque immédiatement, ce qui accélère les flux de trésorerie. Les commerçants bénéficient également de données de paiement plus détaillées, ce qui peut les aider dans leur cheminement vers le rapprochement automatisé.

Pour les acheteurs, le contrôle des cartes virtuelles est essentiel, car il permet de réduire la dérive des budgets et de s’assurer que les fonds sont dépensés de manière appropriée. De plus, les cartes virtuelles réduisent le risque de fraude ou d’utilisation abusive, car elles ne peuvent être autorisées que sous des paramètres spécifiques, après quoi le numéro est désactivé. Ils peuvent également offrir un suivi plus détaillé, car le numéro de carte unique utilisé dans chaque transaction permet de la suivre avec plus de précision, et un rapprochement plus facile car les données supplémentaires permettent une correspondance de paiement individuelle.

Certaines cartes virtuelles peuvent également convertir des devises en temps réel, ce qui peut être bénéfique pour les entreprises ayant des chaînes d’approvisionnement internationales. Pour étendre les cas d’utilisation des cartes virtuelles au-delà des paiements en ligne et par téléphone, les cartes virtuelles mobiles – où la carte est stockée dans un portefeuille mobile et utilisée pour les paiements sans contact – apportent la facilité des paiements de détail sans contact aux transactions d’entreprise.

Les entreprises utilisent des cartes virtuelles dans un nombre croissant de circonstances, partout où il est nécessaire d’accroître l’efficacité et le contrôle, la flexibilité et la sécurité. Voici quelques-unes des façons dont Mastercard tire parti des avantages des cartes virtuelles dans un large éventail croissant d’industries.

Voyages d’affaires : Les voyages d’affaires ont rebondi, mais de nombreuses entreprises sont toujours aux prises avec des processus de dépenses et de remboursement complexes et obsolètes. Les cartes virtuelles peuvent être utilisées pour réserver des voyages et couvrir les frais de divertissement des clients, avec des contrôles personnalisés pour gérer les dépenses et un rapprochement transparent des dépenses avec des données améliorées. Et avec les cartes virtuelles mobiles, les grands voyageurs et les itinérants peuvent simplement taper pour payer des hôtels, des repas ou des frais accessoires où les paiements sans contact sont acceptés.

Les cartes virtuelles mobiles disposent d’une couche de sécurité supplémentaire appelée tokenisation: toute carte stockée dans un portefeuille numérique utilise une technique de cryptage qui remplace le numéro de compte de la carte par un autre numéro de carte appelé token, de sorte que les détails du compte ne sont jamais partagés lors d’une transaction.

Selon la politique de l’entreprise, les voyageurs d’affaires équipés de cartes virtuelles peuvent ne pas avoir à suivre des piles de reçus physiques. Les cartes virtuelles éliminent également le besoin de payer avec une carte personnelle et d’attendre le remboursement.

Des cartes virtuelles peuvent également être émises aux candidats pour couvrir les dépenses pendant le processus de recrutement, ou pour payer les frais de déménagement ou de logement temporaire des employés qui déménagent.

Salons, événements et conférences : Pour les organisateurs d’événements, il peut être difficile de gérer les budgets de plusieurs projets et fournisseurs en même temps, et il est facile de faire gonfler les coûts. Les cartes virtuelles peuvent simplifier les paiements et les rapports, et aider à limiter les événements à un budget spécifique grâce à des contrôles, tout en offrant la possibilité d’ajouter de l’argent à un budget si nécessaire.

Selon la politique de l’entreprise, les voyageurs d’affaires équipés de cartes virtuelles peuvent ne pas avoir à suivre des piles de reçus physiques. Les cartes virtuelles éliminent également le besoin de payer avec une carte personnelle et d’attendre le remboursement.

Des cartes virtuelles peuvent également être émises aux candidats pour couvrir les dépenses pendant le processus de recrutement, ou pour payer les frais de déménagement ou de logement temporaire des employés qui déménagent.

Soins de santé et assurances : Quiconque a consulté un médecin au cours des dernières décennies sait que la facturation médicale est complexe et lente. Il en va de même pour le cabinet du médecin ou l’hôpital qui s’occupe de l’approbation des demandes de remboursement et des paiements. Les prestataires de soins de santé sont souvent confrontés à des goulets d’étranglement dans le règlement des réclamations avec les compagnies d’assurance en raison des systèmes hérités lourds en place qui retardent les paiements, déclenchent des problèmes de trésorerie et augmentent les coûts d’emprunt. En intégrant des cartes virtuelles dans les plateformes de traitement des sinistres qui connectent les compagnies d’assurance aux prestataires de soins de santé, tout le monde bénéficie de paiements plus rapides, d’une plus grande visibilité sur l’état des sinistres et d’un rapprochement plus facile.

Gestion de flotte : Pour les gestionnaires de flotte qui cherchent des moyens de gérer les coûts de carburant et d’entretien et de s’assurer que les conducteurs respectent la politique de l’entreprise, les cartes virtuelles mobiles peuvent être liées à un véhicule spécifique pour suivre la consommation de carburant, par exemple, ou même à des stations-service spécifiques avec lesquelles l’entreprise a des partenariats préférentiels. Les données détaillées sur les transactions peuvent aider les gestionnaires de flotte à prendre des décisions plus éclairées, notamment sur les moyens de réduire les coûts de carburant, de gérer les conducteurs et d’optimiser les itinéraires.

Les entreprises peuvent lancer des cartes virtuelles directement par l’intermédiaire de leur banque émettrice, mais pour en tirer le meilleur parti, elles peuvent travailler avec leurs fournisseurs de logiciels technologiques pour intégrer les cartes dans leurs plateformes commerciales numériques, comme les systèmes de planification des ressources d’entreprise ou d’approvisionnement, ce qui peut accélérer et simplifier davantage leur façon de travailler. L’intégration des paiements dans ces plateformes peut réduire les frictions et les coûts de transaction et offrir de meilleures données et informations, des services à valeur ajoutée et même la possibilité d’accéder au crédit et au financement.

Lorsque les cartes virtuelles sont accessibles via les outils qu’une entreprise utilise au quotidien, le paiement peut devenir une extension naturelle de ses opérations. Auparavant, la gestion des paiements B2B nécessitait de passer d’une plateforme commerciale à l’autre, mais l’intégration de cartes virtuelles ouvre la porte à de nouvelles expériences plus pratiques où les paiements sont intégrés de manière transparente aux plateformes autour desquelles les entreprises organisent leurs activités.

Lorsque vous choisissez un fournisseur de carte virtuelle, recherchez la capacité d’intégration avec les systèmes existants, une portée étendue, des contrôles de carte robustes et une excellente expérience utilisateur de bout en bout.

L’un des plus grands avantages des cartes virtuelles est leur capacité à s’intégrer dans les flux de travail existants d’une entreprise, tels que les systèmes qu’elle utilise pour la comptabilité, la trésorerie ou les achats. En sélectionnant un fournisseur doté de nombreuses intégrations logicielles, les entreprises peuvent facilement intégrer des cartes virtuelles dans leurs outils existants afin de gagner en efficacité et d’améliorer les processus de back-office.   

La recherche de fournisseurs disposant de vastes réseaux mondiaux d’acceptation des cartes est également importante pour optimiser l’utilisation des cartes virtuelles par les entreprises et leurs employés. Avec de plus en plus de cartes virtuelles activées pour les portefeuilles mobiles, il est important d’envisager un fournisseur disposant d’une large empreinte mondiale d’emplacements sans contact.

Il est également important de choisir les contrôles disponibles en fonction des besoins de l’entreprise. Par exemple, si une entreprise cherche à améliorer la conformité des voyages et des divertissements et à s’assurer que les employés ne respectent pas une allocation de dépenses lorsqu’ils voyagent pour affaires, envisagez de privilégier un fournisseur qui offre un contrôle rigoureux des dépenses.

Il est également essentiel de choisir un fournisseur qui permet de traiter les transactions par carte virtuelle directement à leur banque ou à leur acquéreur, sans avoir à consulter manuellement les e-mails, ce qui est un processus lent et sujet aux risques. La capacité à offrir une expérience de paiement de bout en bout rapide et sécurisée est la direction que prend l’avenir des paiements B2B.