Rencontrer en personne des clients, des fournisseurs, des partenaires et des employés peut générer d’excellents résultats pour votre entreprise. Selon une étude de 2023, 88 % des décideurs du secteur du voyage ont déclaré que les voyages d’affaires étaient essentiels pour stimuler la croissance de l’organisation. Alors, comment les grandes entreprises gèrent-elles leurs programmes de voyages d’affaires et de dépenses pour trouver un équilibre entre la nécessité de contrôler les coûts et les avantages d’interactions plus en face à face ?

Nous avons rassemblé 18 stratégies que les grandes entreprises mettent en œuvre à chaque étape de leur parcours pour optimiser les dépenses de voyages d’affaires. Passez à la section qui vous intéresse le plus :

Mais après des années d’optimisation de ses expériences numériques, l’équipe eCommerce était prête à aller au-delà de la recommandation de produits supplémentaires intéressants pour ceux qui devraient susciter l’engagement. Et après avoir effectué un test par rapport à ses recommandations traditionnelles basées sur l’apprentissage automatique sur la page d’accueil, GlassesUSA.com découvert que l’algorithme sophistiqué d’apprentissage profond de Dynamic Yield était capable d’augmenter de 68 % les achats et de 88 % les revenus, le tout à partir d’un seul widget.

Une plateforme de gestion des voyages pour les billets d'avion, les hôtels et les transports terrestres peut aider vos employés à faire des choix conformes à la politique et qui correspondent à leurs préférences de voyage.

Les outils de voyage d’entreprise regroupent les informations de voyage pertinentes provenant de plusieurs plateformes et fournisseurs en un seul endroit. Si les plans changent, la plateforme peut également proposer des options simples et conformes à la politique de changement de réservation et d’annulation.

Le plafonnement des frais de déplacement individuels pour l’hébergement, les repas et le transport terrestre peut prévenir les dépenses excessives et aider à contrôler les coûts. De nombreuses entreprises fournissent aux voyageurs des budgets spécifiques à une ville ou à une destination et utilisent les données des sociétés de gestion de voyages, des consultants ou de leurs propres notes de frais pour estimer les coûts. Selon notre récente enquête sur les politiques de voyages et d’administration, plus de 6 personnes sur 10 intègrent des politiques et des processus de voyages et d’indemnisation dans des outils de réservation ou de gestion des dépenses en ligne pour signaler que les choix des employés relèvent ou non de la politique de l’entreprise.

Les réservations anticipées signifient souvent des tarifs plus bas sur les billets d’avion et l’hébergement. Pour que cela devienne une pratique, votre politique de voyage d’entreprise peut fixer un calendrier pour réserver les voyages à l’avance et rappeler aux personnes qui réservent à la dernière minute quand elles ne sont pas en règle.

Les fournisseurs de services de voyage comprennent les avantages d’établir des relations durables avec les entreprises. Les compagnies aériennes, les hôtels et les sociétés de location de voitures s’efforcent souvent d’obtenir les meilleurs tarifs possibles pour répondre aux besoins et au volume de voyages uniques de votre entreprise.

Si vous souhaitez laisser le processus de négociation aux professionnels, vous pouvez faire appel à une société de gestion de voyages pour élaborer des réductions d’entreprise en votre nom et vous aider à optimiser vos dépenses de voyages d’affaires.

Obtenir plus de dépenses T&E sur les cartes de crédit peut offrir de précieux avantages organisationnels :

• Des transactions faciles d’accès peuvent aider à contrôler les dépenses des employés et à accroître la visibilité.
• Des rapports robustes au niveau des transactions peuvent optimiser les processus de comptabilité fournisseurs.
• Les employés peuvent bénéficier d’une assurance voyage, d’un service de conciergerie, de la télémédecine et de l’accès aux salons d’aéroport.

Les cartes virtuelles et les cartes virtuelles mobiles sont une autre option. Ils utilisent des numéros de carte temporaires générés aléatoirement et sont liés à un compte de financement avec une marge de crédit établie. Ils donnent aux entreprises plus de contrôle sur les dépenses avec la possibilité de définir des paramètres personnalisés sur comment, quand et où la carte est utilisée.

61 % des décideurs du secteur du voyage ont déclaré que leur organisation encourageait les voyageurs à réserver des options durables. Cela peut prendre plusieurs formes. Une approche courante consiste à mettre en œuvre des politiques régionales ou nationales qui favorisent le transport ferroviaire par rapport au transport aérien. D’autres établissent des politiques pour minimiser les excursions d’une journée en avion.

Une autre mesure consiste à réduire les déplacements multiples. Encouragez vos employés à planifier plusieurs réunions au même endroit pour gagner en efficacité, ou à déplacer certaines réunions vers des appels vidéo.

Si un transport terrestre est nécessaire, encouragez les employés à partager les coûts du covoiturage ou de la location de voiture afin de réduire les coûts et l’empreinte carbone.

Les voyageurs de loisirs prennent des vacances plus longues par rapport aux tendances pré-Covid. Alors que les frontières entre le travail et la vie personnelle s’estompent, de nombreux employés prolongent leurs voyages d’affaires pour profiter du temps à destination en dehors des heures de travail. Permettre aux employés de voyager « bleisure » peut augmenter la flexibilité dans le moment de leur voyage et réduire les coûts totaux de déplacement.

Les notes de frais de votre équipe sont-elles soumises rapidement, pour ensuite rester avec la direction à l’étape de l’examen et de l’approbation ?

Pour de nombreuses entreprises, ce processus est complexe et prend du temps. Simplifiez le vôtre grâce à une politique de gestion des dépenses claire et concise, en autorisant au préalable certaines dépenses et en fixant des attentes en matière de délais d’approbation.

Un programme de carte virtuelle est un autre moyen de traiter les dépenses plus rapidement. Les cartes virtuelles disposent de données améliorées liées à chaque utilisation et sont souvent intégrées aux systèmes de gestion des dépenses. Cette intégration des données peut rationaliser vos processus de back-office, notamment en automatisant le rapprochement des dépenses pour les équipes financières.

Recueillez les commentaires des employés sur leurs expériences de voyage afin de trouver un équilibre entre la nécessité de voyager et les mesures d’économie. Les commentaires peuvent vous aider à déterminer quelles dépenses sont importantes pour votre équipe et lesquelles vous pouvez réduire sans affecter la satisfaction des employés et la croissance de l’entreprise. Des sondages réguliers après le voyage et des entretiens avec les employés peuvent vous aider à identifier les opportunités de réduire les dépenses de voyage inutiles et à améliorer la conformité aux politiques.

En dehors du travail, les gens attendent des technologies pratiques axées sur le mobile et le cloud. Beaucoup s’attendent maintenant à la même chose au travail. Automatisez votre processus de gestion des notes de frais pour réduire les erreurs coûteuses, gagner du temps et améliorer la satisfaction des employés.

Les copies numériques des reçus peuvent aider à rationaliser les notes de frais. Imaginez si votre équipe pouvait soumettre une dépense de manière transparente d’un simple cliché. La visibilité en temps réel des dépenses peut aider les équipes financières à garantir la conformité à la politique T&E et à éliminer les piles de reçus papier. Si les codes fiscaux le permettent, vous pouvez envisager de renoncer aux exigences de réception pour les transactions inférieures à un certain montant.

Les frais de déplacement correctement classés vous permettent d’analyser plus facilement les tendances de dépenses pour réaliser des économies. Une plateforme logicielle de gestion des voyages peut simplifier ce processus en intégrant les transactions par carte d’entreprise directement dans son système.

Éduquer votre équipe sur la façon de déclarer correctement les frais de déplacement l’aidera à éviter les erreurs courantes et à suivre les politiques de l’entreprise. Plus de 55 % des entreprises dont les dépenses annuelles de voyage dépassent 50 millions de dollars exigent que leurs employés suivent ou assistent à une formation sur les politiques de voyages et de dépenses. Certaines entreprises exigent même que les employés passent un test avant de recevoir une carte de crédit d’entreprise.

Examinez régulièrement vos habitudes de dépenses pour améliorer la conformité à la politique de voyages et d’indemnisation et réaliser des économies. Surveillez les indicateurs de performance clés, tels que le coût moyen par voyage, les taux de conformité aux politiques et les dépenses totales de déplacement. La comparaison de vos dépenses avec les références de l’industrie peut mettre en évidence les possibilités de rationaliser les dépenses. Les associations industrielles, les cabinets de conseil et les sociétés de gestion de voyages proposent souvent différents niveaux de données de référence pour les voyages d’affaires.

Les modèles statistiques peuvent utiliser des données historiques pour prévoir les habitudes de déplacement, les fluctuations de la demande et les tendances des prix. Ces informations peuvent vous aider à naviguer dans les négociations avec les fournisseurs, à anticiper les fluctuations des besoins en matière de voyages d’affaires et à optimiser vos dépenses de voyage d’affaires.

Les déductions fiscales pour les frais de déplacement peuvent aider à optimiser le coût des voyages d’affaires. Créez une liste détaillée des dépenses (avec ou sans outil de gestion des dépenses) pour identifier les dépenses de travail qui constituent des déductions fiscales à la fin de l’année. Les frais admissibles peuvent inclure le coût des billets d’avion et d’autres frais de transport, de l’hébergement, des repas, des communications liées aux affaires et des événements d’affaires.

Pour trouver des occasions de négocier de meilleurs tarifs et conditions de paiement, consultez les conditions que vous avez établies avec les fournisseurs de voyages d’affaires tels que les compagnies aériennes, les hôtels et les sociétés de location de voitures. Par exemple, ils peuvent suggérer de changer de méthode de paiement pour maximiser les économies. Les cartes virtuelles offrent également les mêmes avantages en matière de commodité et de sécurité que les cartes d’entreprise physiques, tout en vous permettant de contrôler les dépenses en fonction du montant, de la période, du type et de l’emplacement des transactions.

L’optimisation des dépenses de voyages d’affaires nécessite une approche stratégique qui implique la planification, le suivi et l’amélioration continue des politiques et des pratiques de voyage. Ces 18 stratégies peuvent vous aider, vous et votre entreprise, à gérer les frais de déplacement, tout en améliorant la façon dont vos employés voyagent pour faire progresser votre entreprise.