Quatre façons dont la gestion des voyages d’affaires peut suivre le rythme des voyages d’affaires

Les prédictions les plus précises sont généralement les plus malléables. Prenez les prédictions contrastées de l’ère Covid selon lesquelles les voyages d’affaires, ou les voyages d’affaires, se rétabliraient ou ne se rétabliraient pas complètement.

D’une manière ou d’une autre, les deux prédictions étaient justes. Et les gestionnaires doivent comprendre pourquoi.

Les derniers chiffres prévoient que les dépenses de T&E retrouveront leur sommet de 1,4 billion de dollars en 2019 en 2024 et atteindront 1,8 billion de dollars en 2027.1 En ce sens, les voyages d’affaires sont en bonne voie pour une reprise complète.

Pourtant, les dépenses de voyage ne sont pas la même chose que la fréquence ou le volume de voyages. Alors que le nombre de voyages d’affaires augmente, les dépenses en voyages d’affaires augmentent plus rapidement.2

Les gens voyagent pendant de plus longues périodes qu’auparavant. Les excursions d’une journée ou les réunions nocturnes sont exclues. Plusieurs réunions au sein d’une région, peut-être entrecoupées d’une longue période de travail loin de chez soi, sont organisées.

On peut difficilement parler d’une résurrection des voyages d’affaires lorsque les voyages et les dépenses sont décalés par rapport à 2019. À l’heure où la transformation numérique est aux prises avec de nouvelles main-d’œuvre hybrides et des préoccupations environnementales croissantes, il est plus approprié de parler de réincarnation.

Ainsi, lorsque 87 % des décideurs du secteur du voyage interrogés dans le cadre d’une enquête sponsorisée par Mastercard s’accordent à dire que les voyages d’affaires sont à un point de basculement avec une opportunité de refonte des systèmes existants, les gestionnaires de programmes de voyages et d’évaluation ne peuvent plus fonctionner comme si nous étions à nouveau en 2019.3

Voici quatre façons de suivre le rythme.

Neuf décideurs sur dix s’accordent à dire que l’avenir des voyages et de l’évaluation réside dans la convergence des paiements et de la gestion des dépenses. Pourtant, les différents besoins d’achat et les nouveaux types de dépenses signifient que 61 % des décideurs affirment désormais que leur main-d’œuvre hybride ou à distance a rendu plus difficile la prévision et la budgétisation des dépenses de déplacement.

Une approche unifiée de la planification des ressources d’entreprise (ERP) peut aider en fournissant une source unique de vérité et une visibilité complète des flux de paiement B2B et T&E. Une nuance clé de T&E est que les décideurs du secteur du voyage sont autant intéressés à offrir cette visibilité à leurs employés qu’à l’obtenir pour eux-mêmes.

Il n’est donc peut-être pas surprenant que les décideurs du secteur du voyage considèrent le lien entre les limites de dépenses et les méthodes de paiement comme le principal facteur de différenciation mondial au cours des cinq prochaines années. Cependant, cela n’aide pas lorsque les gestionnaires de voyages risquent d’être inefficaces dans le rapprochement des comptes, la surveillance, les flux de trésorerie et même dans la prévention de la fraude en laissant les employés utiliser des cartes personnelles pour voyager.

Les cartes virtuelles offrent une alternative. Elles conservent les avantages des cartes d’entreprise physiques, tels que les données de transaction détaillées pour le rapprochement des paiements individuels, tout en permettant aux gestionnaires de T&E d’appliquer des contrôles de dépenses sur le montant, la période, le type et l’emplacement des transactions. Neuf décideurs sur dix dans le secteur du voyage affirment que les cartes virtuelles seront soit monnaie courante, soit un facteur de différenciation dans cinq ans.

Près des deux tiers des décideurs du secteur du voyage ont rencontré des difficultés pour fournir des informations efficaces et opportunes sur les politiques de voyages et les mises à jour du personnel hybride ou à distance, et 89 % conviennent qu’ils ont besoin de politiques de voyages plus dynamiques.

Un examen des politiques et des procédures peut garantir la pertinence de l’entreprise en définissant des objectifs, en se comparant à ceux des concurrents et en unifiant les approches entre les départements et les régions. Les sujets peuvent aller des codes de grand livre et des codes de catégorie de commerçant aux paiements uniques et aux dépenses personnelles.

Pourtant, l’adhésion des employés est tout aussi importante que la pertinence de l’entreprise : 59 % des décideurs du secteur des voyages ont du mal à garantir la conformité des employés avec les politiques et les contrôles des dépenses.

Des politiques claires sont naturellement utiles, mais des notifications en temps réel sur les dépenses conformes à la politique ou non conformes à la politique pourraient stimuler l’adhésion en répondant aux besoins des voyageurs en déplacement. Les considérations environnementales, telles que celles fournies par les calculateurs de carbone dans les applications bancaires, devraient être prises en compte de manière systématique.

Comprendre l’impact des émissions de carbone des choix de voyage est la priorité numéro un des chefs d’entreprise qui établissent des politiques de voyage. L’augmentation des besoins en matière de suivi et de reporting signifie désormais que 88 % des décideurs du secteur des voyages fournissent déjà ou prévoient de fournir des données sur l’empreinte carbone aux voyageurs d’affaires pour des dépenses plus éclairées.

Dans le cadre d’un examen des politiques et procédures, un examen de la durabilité intègre toutes les considérations fondamentales : objectifs définis, références concurrentielles et stratégies à l’échelle de l’entreprise. Mais la durabilité, ou plus largement les considérations environnementales, sociales et de gouvernance (ESG), a aussi ses propres impulsions.

Les deux principales impulsions environnementales ont tendance à aller de pair. Les mandats officiels, tels que l’interdiction en France des vols intérieurs court-courriers, s’accordent souvent bien avec les priorités émergentes des employés, comme les deux tiers des personnes interrogées dans l’UE et aux États-Unis qui souhaitent désormais que les voyages aériens soient taxés plus lourdement.4

D’autres considérations chevauchent également les niveaux de l’entreprise et des employés. Certains outils de réservation en ligne fournissent déjà des informations sur l’empreinte carbone pour aider les voyageurs à faire des achats plus éclairés. Pendant ce temps, les gestionnaires de voyages peuvent utiliser ces informations pour déterminer des politiques et des procédures plus éclairées.

La gestion des fournisseurs de voyages se situe à l’intersection de la rentabilité, de la satisfaction des employés et des objectifs de l’entreprise. Il n'est pas toujours facile de gérer habilement des intérêts divergents, et 42% des entreprises font état de difficultés dans la négociation des contrats avec les fournisseurs de voyages.5

Une meilleure utilisation des données ERP permet à tous les acheteurs de mieux négocier avec les fournisseurs. Un attribut T&E spécifique est constitué de données supplémentaires qui peuvent provenir d’une société de gestion de voyages (TMC) et d’un système de distribution mondial (GDS).

Les TMC gèrent les voyages d’affaires dans le cadre d’un GDS, qui fournit aux acheteurs et aux fournisseurs un inventaire de voyages en temps réel sur un réseau mondial de voyages. Un réseau de paiement peut recevoir des données d’une TMC et faire correspondre les enregistrements de données de voyage avec les transactions associées.

Les données de transaction enrichies fournissent ensuite une vue d’ensemble complète des voyages et permettent aux gestionnaires de voyages d’effectuer des achats plus éclairés. Par exemple, éviter les trop-payés ou s’assurer de la pertinence des avantages accessoires négociés en vrac avec les fournisseurs privilégiés.

Les dépenses mondiales en voyages d’affaires devraient atteindre leur niveau de 2019 (1,4 billion de dollars en 2024) et près de 1,8 billion de dollars d’ici la fin de 2027.6 Cette augmentation reflète l’opinion de 88 % des décideurs du secteur du voyage qui s’accordent à dire que les voyages d’affaires sont essentiels pour stimuler la croissance de leur organisation.

Tout cela s’ajoute à beaucoup de pression sur les décideurs du secteur du voyage, à tel point que 85 % d’entre eux pensent qu’un poste de Chief Travel Officer (CTO) sera monnaie courante dans dix ans. Une gestion simplifiée des dépenses, des politiques et des procédures sur mesure, une durabilité intégrée et des performances quantifiées des fournisseurs allégeront une grande partie de leur fardeau.

L’IA jouera un rôle de plus en plus important. Il pourrait agir comme un assistant virtuel en aidant à faire les réservations avant le voyage et en guidant les achats conformes à la politique ou non conformes à la politique pendant un voyage, ou il pourrait personnaliser les programmes de récompenses des cartes de crédit d’entreprise pour les rendre pertinents pour les titulaires de carte.

Un programme de voyages et d’évaluation centré sur l’employé suscite la satisfaction des voyageurs, et 91 % des décideurs du secteur du voyage prévoient d’investir dans l’IA et l’apprentissage automatique pour offrir aux employés des expériences de voyage plus personnalisées.

Un tel investissement semble judicieux. La meilleure façon pour un gestionnaire T&E de suivre les voyages d’affaires est de suivre les voyageurs d’affaires eux-mêmes.

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