Um zu verstehen, wie sehr Mitarbeiter sich vor der Einreichung von Spesenabrechnungen fürchten, betrachten Sie Folgendes: In einer Umfrage von SAP Concur aus dem Jahr 2019 sagten fast 20 % der Geschäftsreisenden, sie würden lieber beim Zahnarzt die Zähne bohren lassen, als einen Spesenbericht auszufüllen.

Spesenabrechnungen sind für ihre Langeweile allgemein verachtet und besonders belastend für diejenigen, die an Orten arbeiten, die auf manuell geschriebene Formulare angewiesen sind. Diese Mitarbeiter finden sich oft dabei, wie sie in Umschlägen voller Quittungen wühlen, blinzeln bei leiser Schrift, um herauszufinden, welches Taxiunternehmen sie in Phoenix genutzt haben, oder versuchen sich zu erinnern, wer am letzten Tag der Reise zur Happy Hour gekommen ist.

Die Arbeit ist für diejenigen, die Berichte erhalten, nicht leichter. Reise- und Unterhaltungs-, Buchhaltungs- oder Finanzverantwortliche verlassen sich auf alle vagen Details, an die sich die Mitarbeiter erinnern können, um zu bestätigen, dass ihre Ausgaben den Unternehmensrichtlinien sowie den Vorschriften und Steuergesetzen des Zielorts entsprechen.

Außerdem kostet die Bearbeitung von Berichten oft Zeit, die besser für andere Aufgaben genutzt werden könnte. Zum Beispiel enthält einer von fünf Berichten Fehler oder bedarf einer Klarstellung – oft wegen so Kleinigkeiten wie einem fehlerhaften Tippfehler, einem fehlenden Feld oder einem falsch erinnerten Datum, so eine Studie der Global Business Travel Association aus dem Jahr 2022. Im Durchschnitt dauert die Korrektur eines Berichts 18 Minuten und kostet das Unternehmen 52 US-Dollar. Bei Unternehmen, in denen Reisen die Norm sind – oder wo jede Minute knapp ist – summiert sich das schnell.

Und Geschäftsreisen werden nicht verschwinden. Trotz eines zunehmend hybriden Arbeitsplatzes zeigte eine Mastercard-Studie von 2023, dass große Unternehmen planen, ihre Reisebudgets in den nächsten Jahren zu erhöhen, um neues Wachstum zu fördern. Spesenabrechnungen sind gekommen, um zu bleiben – aber sie können leichter werden.  

Um die Aufgabe für Geschäftsreisende und deren Arbeitgeber zu vereinfachen, erforscht Mastercard Möglichkeiten, Spesenberichte mit dem Zahlungsprozess zu verbinden, um sowohl Geschäftsreisenden als auch Finanzmanagern dringend benötigte Erleichterung zu verschaffen. Durch den Fokus auf Partnerschaften mit Softwareanbietern spielt Mastercard eine entscheidende Rolle bei der Modernisierung des altbewährten Spesenberichts.

Nehmen wir die Arbeit mit SAP Concur, einer weltweit führenden Marke für integrierte Reise- und Spesenmanagement-Software. Die beiden Unternehmen haben kürzlich ihre langfristige Zusammenarbeit erweitert, um die Spesenberichte weiter zu vereinfachen. Durch eine neue Integration können Einkäufe mit Mastercard-Firmenkarten erfasst und automatisch in der Concur Expense-Plattform ausgefüllt werden, die Mitarbeiter dann sofort benachrichtigt, wenn zusätzliche Informationen benötigt werden. Mit diesen Echtzeit-Ausgabendaten können Unternehmen eine bessere Einhaltung von Spesenrichtlinien erreichen, während Reisende ein verbessertes Erlebnis durch automatisierte Spesenerstellung genießen können. 

"Die Verbindung von Software mit Zahlung verändert radikal, wie Unternehmen über Reisen und Ausgaben denken", sagt Chad Wallace, globaler Leiter für kommerzielle Lösungen bei Mastercard. "Wir beobachten eine Konvergenz von Plattformen – wo Systeme, die zuvor nicht miteinander gesprochen haben, zusammenkommen, um Effizienz zu steigern. Die Auswirkungen sind transformierend auf die Mitarbeitererfahrung – für diejenigen auf beiden Seiten des Spesenberichts."

Geschäftsreisende können nun einfach ihre Karte eintauchen oder abtippen, um zu bezahlen, und Einkäufe auf Mastercard-Firmenkonten werden automatisch in Concur Expense eingetragen. Die Integration in den Zahlungskanal ermöglicht es SAP Concur, automatisch zusätzliche relevante Informationen – wie die Postadresse eines Taxiunternehmens – aus dem Händlernetzwerk von Mastercard abzurufen.

Mit eingebetteter KI-Technologie bewertet Concur Expense auch die Einhaltung der Vorschriften und sendet sofortiges Feedback, wenn eine Ausgabe fragwürdig ist, damit die Mitarbeiter kein Geld ausgeben, das möglicherweise nicht erstattet wird.

Diese Fähigkeiten ermöglichen es Unternehmen, sich mit dem Nutzer in Verbindung zu setzen, was Chris Juneau, Leiter der Marktstrategie bei SAP Concur, als "den Moment der Wichtigkeit" bezeichnet: genau in dem Moment, in dem sie eine Zahlung tätigen. Indem Unternehmen zum Zeitpunkt des Kaufs weitere Informationen anfordern – bevor man vergisst, wer sonst noch am dritten Abend der Konferenz beim Abendessen war – reduzieren Unternehmen Fehler und beschleunigen die Genehmigungen.

"KI kann die fehleranfälligeren manuellen Aufgaben übernehmen, und mobile Apps verbinden sich mit dem Reisenden über etwas, das sie immer bei sich haben", sagt Juneau.

So hat SAP Concur beispielsweise künstliche Intelligenz in seine Concur Expense-Lösung integriert, um die Spesenberichterstattung zu optimieren. Wenn ein Geschäftsreisender seinen Mietwagen tankt, kann er ein Foto der Quittung in der SAP Concur-Mobile-App ExpenseIT hochladen. KI-Modelle extrahieren den Zahlungsbetrag, das Datum, die Steuern, gegebenenfalls die Mehrwertsteuer und weitere relevante Informationen und füllen den Spesenbericht automatisch aus.

Die Software leitet auch die Ausgabenkategorie ab – sie kann beispielsweise eine Hotelrechnung von einer Gasquittung unterscheiden. Das bedeutet, dass ein Mitarbeiter eine Ausgabe problemlos mit nur einem Foto einreichen kann, noch bevor er überhaupt vom Zapfsäule wegfährt, was Finanzteams in Echtzeit Einblick in die Ausgaben gibt, um die Einhaltung der T&E-Richtlinien sicherzustellen.

Laut den Daten von SAP Concur werden nur 1,2 % der über ExpenseIT eingereichten Berichte an den Mitarbeiter zurückgegeben. Diese Effizienz bringt Einsparungen: Für jeweils 1.000 Berichte, die eine Organisation mit Concur verarbeitet, werden 273 Arbeitsstunden und 47.320 Dollar Produktivitätskosten reduziert. In einigen Ländern können Unternehmen auch von Steuervorteilen für rechtzeitig eingereichte Berichte profitieren.

Für die Zukunft könnten diese Verbesserungen bei Transparenz und Transparenz Vorteile bringen, die über Einsparungen hinausgehen. Da die Anforderungen an Nachhaltigkeit weltweit verschärft werden, werden digitalisierte Reisedaten Unternehmen dabei helfen, ihren CO₂-Fußabdruck zu dokumentieren – und ihn möglicherweise sogar zu verringern.

"Stell dir eine Welt vor, in der dein Buchungstool automatisch einen Flug mit dem sparsamsten Flugzeug empfiehlt oder eine Reservierung in einem lokalen Farm-to-Table-Restaurant empfiehlt", sagt Wallace. "Die Aufdeckung der Umweltfolgen jeder Option hilft den Mitarbeitenden, bessere Entscheidungen zu treffen."

Mit Zugang zu den Echtzeitdaten von Mastercard kann SAP Concur seine KI-Modelle weiterhin aktualisieren, um weitere neue Funktionen zu ermöglichen, sodass die Software jeden Schritt von der Reiseanfrage bis zur Erstattung verwalten kann. "Es geht hier nicht nur um die Spesenabrechnung", sagt Juneau. "Das wird den gesamten End-to-End-Prozess verbessern, beginnend mit der Buchung. Wir möchten den Mitarbeitern ihre Zeit zurückgeben, egal ob es Reisende oder Leute aus Finanzen und Buchhaltung sind, damit sie sich auf andere strategische Prioritäten konzentrieren können."