Pour comprendre à quel point les employés redoutent de remplir des notes de frais, considérez ceci : dans une enquête réalisée en 2019 par SAP Concur, près de 20 % des voyageurs d’affaires ont déclaré qu’ils préféraient se faire percer les dents chez le dentiste plutôt que de remplir une note de frais.

Universellement vilipendées pour leur ennui, les notes de frais sont particulièrement onéreuses pour ceux qui travaillent dans des endroits qui reposent sur des formulaires écrits manuellement. Ces employés se retrouvent souvent à fouiller dans des enveloppes remplies de reçus, à plisser les yeux pour trouver la compagnie de taxi qu’ils ont utilisée à Phoenix ou à s’efforcer de se rappeler qui est venu à l’happy hour le dernier jour du voyage.

Le travail n’est pas plus facile pour ceux qui reçoivent des rapports. Les administrateurs de voyages et de divertissement, de comptabilité ou de finances dépendent des détails flous dont les employés peuvent se souvenir pour confirmer que leurs dépenses sont conformes à la politique de l’entreprise, ainsi qu’aux réglementations et aux lois fiscales de la destination.

De plus, le traitement des rapports consomme souvent du temps qui pourrait être mieux consacré à d’autres responsabilités. Par exemple, selon une étude de 2022 de la Global Business Travel Association, un rapport sur cinq contient des erreurs ou nécessite des éclaircissements, souvent à cause de quelque chose d’aussi mineur qu’une faute de frappe, un champ manquant ou une date mal mémorisée. En moyenne, la correction d’un rapport prend 18 minutes et coûte 52 $ à l’entreprise. Dans les entreprises où les voyages sont la norme – ou où chaque minute est plus chère – cela s’accumule rapidement.

Et les voyages d’affaires ne disparaîtront pas. Malgré un lieu de travail de plus en plus hybride, une étude Mastercard de 2023 a montré que les grandes entreprises prévoient d’augmenter leurs budgets de voyage au cours des deux prochaines années pour alimenter une nouvelle croissance. Les notes de frais sont là pour rester, mais elles peuvent devenir plus faciles.  

Pour simplifier la tâche des voyageurs d’affaires et de leurs employeurs, Mastercard explore des moyens de fusionner les notes de frais avec le processus de paiement afin d’apporter un soulagement bien nécessaire aux voyageurs d’affaires et aux directeurs financiers. En misant sur des partenariats avec des fournisseurs de logiciels, Mastercard joue un rôle essentiel dans la modernisation de la note de frais séculaire.

Travaillez avec SAP Concur, l’un des leaders mondiaux des logiciels intégrés de gestion des voyages et des dépenses. Les deux sociétés ont récemment prolongé leur relation à long terme afin de simplifier davantage les notes de frais. Grâce à une nouvelle intégration, les achats effectués avec les cartes d’entreprise Mastercard peuvent être capturés et automatiquement renseignés sur la plateforme Concur Expense, qui peut ensuite alerter immédiatement les employés si des informations supplémentaires sont nécessaires. Grâce à ces données de dépenses en temps réel, les entreprises peuvent améliorer la conformité de leurs politiques de dépenses, tandis que les voyageurs peuvent profiter d’une expérience améliorée grâce à la création automatisée de dépenses. 

« L’association d’un logiciel et d’un système de paiement change radicalement la façon dont les entreprises perçoivent les voyages et les dépenses », déclare Chad Wallace, responsable mondial des solutions commerciales chez Mastercard. « Nous assistons à une convergence des plates-formes, où des systèmes qui ne communiquaient pas entre eux auparavant se réunissent pour améliorer l’efficacité. L’impact est transformateur sur l’expérience des employés, pour ceux qui se trouvent des deux côtés de la note de frais.

Désormais, les voyageurs d'affaires n'ont qu'à glisser leur carte dans l'appareil ou à appuyer sur le bouton pour payer, et les achats effectués sur les comptes d'entreprise Mastercard sont automatiquement saisis dans Concur Expense. L'intégration dans le canal de paiement permet à SAP Concur d'obtenir automatiquement des informations supplémentaires pertinentes - telles que l'adresse postale d'une compagnie de taxis - à partir du réseau commercial de Mastercard.

Grâce à la technologie d’IA intégrée, Concur Expense évalue également la conformité, en envoyant un retour d’information immédiat si une dépense est douteuse, afin que les employés ne continuent pas à dépenser de l’argent qui pourrait ne pas être remboursé.

Ces capacités permettent aux entreprises d'entrer en contact avec l'utilisateur à ce que Chris Juneau, responsable de la stratégie de marché chez SAP Concur, appelle "le moment qui compte" : juste au moment où il effectue un paiement. En demandant davantage d'informations au moment de l'achat - avant que vous n'oubliiez qui était au dîner le troisième soir de la conférence - les entreprises réduisent les erreurs et accélèrent les approbations.

« L’IA peut prendre en charge les tâches manuelles les plus sujettes aux erreurs, et les applications mobiles se connectent au voyageur via quelque chose qu’ils ont toujours avec eux », explique Juneau.

Par exemple, SAP Concur a intégré l'intelligence artificielle dans sa solution Concur Expense pour rationaliser les rapports de dépenses. Lorsqu'un voyageur d'affaires fait le plein de sa voiture de location, il peut télécharger une photo du reçu dans l'application mobile SAP Concur, ExpenseIT. Les modèles d'IA extraient le montant du paiement, la date, la taxe, la taxe sur la valeur ajoutée le cas échéant, et d'autres informations pertinentes et remplissent la note de frais automatiquement.

Le logiciel déduit également la catégorie de dépenses – il peut distinguer une facture d’hôtel d’un reçu de gaz, par exemple. Cela signifie qu’un employé peut soumettre une dépense de manière transparente d’un simple cliché, avant même de s’éloigner de la pompe, ce qui donne aux équipes financières une visibilité en temps réel sur les dépenses pour garantir le respect de la politique T&E.

Selon les données de SAP Concur, seulement 1,2 % des rapports déposés à l’aide d’ExpenseIT sont retournés à l’employé. Cette efficacité permet de réaliser des économies : pour 1 000 rapports traités par une entreprise à l’aide de Concur, elle réduit de 273 heures de travail et de 47 320 $ les coûts de productivité. Dans certains pays, les entreprises peuvent également profiter d’avantages fiscaux pour les rapports qui sont déposés rapidement.

À l’avenir, ces améliorations en matière de visibilité et de transparence pourraient apporter des avantages au-delà des économies. Alors que les exigences en matière de durabilité se durcissent dans le monde entier, les données de voyage numérisées aideront les entreprises à documenter leur empreinte carbone, et peut-être même à la réduire.

Imaginez un monde où votre outil de réservation recommande automatiquement un vol sur l'avion le plus économe en carburant ou une réservation dans un restaurant local de type "farm-to-table"", explique M. Wallace. "Exposer les ramifications environnementales de chaque option aidera les employés à faire de meilleurs choix".

Grâce à l’accès aux données de dépenses en temps réel de Mastercard, SAP Concur peut continuer à mettre à jour ses modèles d’IA pour activer davantage de nouvelles fonctions, ce qui permet au logiciel de gérer chaque étape, de la demande de voyage au remboursement. « Il ne s’agit pas seulement de rapports de dépenses », dit Juneau. « Cela améliorera l’ensemble du processus de bout en bout, en commençant par la réservation. Nous voulons redonner du temps aux employés, qu’ils soient les voyageurs ou les gens de la finance et de la comptabilité, afin qu’ils puissent se concentrer sur d’autres priorités stratégiques.