For at forstå, hvor meget medarbejdere frygter at indgive udgiftsrapporter, kan du overveje dette: I en undersøgelse foretaget af SAP Concur i 2019 sagde næsten 20 % af forretningsrejsende, at de hellere ville få deres tænder boret hos tandlægen end at udfylde en udgiftsrapport.

Udgiftsrapporter, der ofte kritiseres for deres kedsomhed, er særligt besværlige for dem, der arbejder på steder, der er afhængige af manuelt udskrevne formularer. Disse medarbejdere finder ofte sig selv i at rode igennem kuverter fyldt med kvitteringer, knibe øjnene sammen med svag skrift for at finde ud af, hvilket taxaselskab de brugte i Phoenix, eller anstrenge sig for at huske, hvem der kom til happy hour på rejsens sidste dag.

Arbejdet er ikke lettere for dem, der modtager rapporter. Rejse- og underholdnings-, regnskabs- eller finansadministratorer er afhængige af eventuelle uklare detaljer, som medarbejderne kan huske, for at bekræfte, at deres udgifter overholder virksomhedens politikker samt destinationens regler og skattelove.

Derudover tager håndtering af rapporter ofte tid, der kunne bruges bedre på andre opgaver. For eksempel indeholder en ud af fem rapporter fejl eller kræver afklaring – ofte på grund af noget så ubetydeligt som en tilfældig tastefejl, et manglende felt eller en forkert husket dato, ifølge en undersøgelse fra Global Business Travel Association fra 2022. I gennemsnit tager det 18 minutter at rette en rapport, og det koster virksomheden 52 dollars. I virksomheder, hvor rejser er normen – eller hvor hvert minut koster en ekstra indsats – løber det hurtigt op.

Og forretningsrejser forsvinder ikke. Trods en stadig mere hybrid arbejdsplads viste en Mastercard-undersøgelse fra 2023 , at store virksomheder planlægger at hæve deres rejsebudgetter i løbet af de næste par år for at fremme ny vækst. Udgiftsrapporter er kommet for at blive – men de kan blive nemmere.  

For at forenkle opgaven for forretningsrejsende og deres arbejdsgivere undersøger Mastercard måder at integrere udgiftsrapportering med betalingsprocessen for at give både forretningsrejsende og økonomichefer den nødvendige lettelse. Ved at fokusere på partnerskaber med softwareudbydere spiller Mastercard en afgørende rolle i moderniseringen af den ældgamle udgiftsrapport.

Tag for eksempel SAP Concur, et verdensførende brand inden for integreret software til rejse- og udgiftsstyring. De to virksomheder har for nylig udvidet deres langvarige samarbejde for yderligere at forenkle udgiftsrapporter. Gennem en ny integration kan køb foretaget med Mastercard-virksomhedskort registreres og automatisk udfyldes i Concur Expense-platformen, som derefter straks kan give medarbejdere besked, hvis der er behov for yderligere oplysninger. Med disse realtidsdata om udgifter kan virksomheder opnå bedre overholdelse af udgiftspolitikker, mens rejsende kan få en forbedret oplevelse med automatiseret oprettelse af udgifter. 

"At kombinere software med betaling ændrer radikalt, hvordan virksomheder tænker om rejser og udgifter," siger Chad Wallace, Mastercards globale chef for kommercielle løsninger. "Vi ser en konvergens af platforme – hvor systemer, der tidligere ikke talte sammen, kommer sammen for at øge effektiviteten." Virkningen er transformerende for medarbejderoplevelsen – for dem på begge sider af udgiftsrapporten.”

Nu kan forretningsrejsende blot bruge deres kort eller betale med et tryk, og køb foretaget på Mastercard-virksomhedskonti registreres automatisk i Concur Expense. Integration i betalingskanalen gør det muligt for SAP Concur automatisk at trække yderligere relevante oplysninger – såsom et taxaselskabs postadresse – fra Mastercards forhandlernetværk.

Med indlejret AI-teknologi vurderer Concur Expense også overholdelse af regler og sender øjeblikkelig feedback, hvis en udgift er tvivlsom, så medarbejderne ikke fortsætter med at bruge penge, der muligvis ikke kan refunderes.

Disse funktioner gør det muligt for virksomheder at oprette forbindelse til brugeren i det, som Chris Juneau, chef for markedsstrategi hos SAP Concur, kalder "det øjeblik, der betyder noget": lige når de foretager en betaling. Ved at anmode om flere oplysninger på købstidspunktet – inden du glemmer, hvem der ellers var til middag på konferencens tredje aften – reducerer virksomheder fejl og fremskynder godkendelser.

"AI kan overtage de mere fejlbehæftede manuelle opgaver, og mobilapps opretter forbindelse til den rejsende via noget, de altid har med sig," siger Juneau.

For eksempel indbyggede SAP Concur kunstig intelligens i sin Concur Expense-løsning for at strømline udgiftsrapportering. Når en forretningsrejsende tanker sin lejebil, kan de uploade et billede af kvitteringen til SAP Concurs mobilapp, ExpenseIT. AI-modeller udtrækker betalingsbeløb, dato, moms, moms hvis relevant og andre relevante oplysninger og udfylder automatisk udgiftsrapporten.

Softwaren udleder også udgiftskategorien – den kan for eksempel skelne en hotelregning fra en benzinkvittering. Det betyder, at en medarbejder problemfrit kan indsende en udgift med blot et foto, før den overhovedet kører væk fra pumpen. Dette giver økonomiteams indsigt i udgifterne i realtid for at sikre overholdelse af T&E-politikkerne.

Ifølge SAP Concurs data returneres kun 1,2 % af de rapporter, der indgives via ExpenseIT, til medarbejderen. Den effektivitet giver besparelser: For hver 1.000 rapporter, en organisation håndterer ved hjælp af Concur, reduceres produktivitetsomkostningerne med 273 timer og med 47.320 dollars. I nogle lande kan virksomheder også drage fordel af skattefordele for rapporter, der indgives hurtigt.

Fremadrettet kan disse forbedringer i synlighed og gennemsigtighed medføre fordele ud over besparelser. I takt med at bæredygtighedskravene skærpes verden over, vil digitaliserede rejsedata hjælpe virksomheder med at dokumentere deres CO2-aftryk – og muligvis endda mindske det.

"Forestil dig en verden, hvor dit bookingværktøj automatisk anbefaler en flyvning med det mest brændstofeffektive fly eller en reservation på en lokal restaurant, der kører direkte fra gården," siger Wallace. "At afdække de miljømæssige konsekvenser af hver mulighed vil hjælpe medarbejderne med at træffe bedre valg."

Med adgang til Mastercards realtidsforbrugsdata kan SAP Concur fortsætte med at opdatere sine AI-modeller for at muliggøre flere nye funktioner, så softwaren kan administrere hvert trin fra rejseanmodning til refusion. "Det handler ikke kun om udgiftsrapportering," siger Juneau. "Dette vil forbedre hele processen fra ende til anden, startende med bookingen." Vi vil gerne give medarbejderne deres tid tilbage, uanset om de er den rejsende eller folkene i finans og regnskab, så de kan fokusere på andre strategiske prioriteter.”