Fire måder, hvorpå T&E-ledelsen kan følge med i forretningsrejser

De mest præcise forudsigelser er som regel de mest tilpasningsdygtige. Tag de modstridende forudsigelser fra Covid-æraen om, at forretningsrejser eller erhvervsrejser ville komme sig helt eller ikke ville komme sig helt.

På en eller anden måde var begge prædiktioner korrekte. Og rejse- og udgiftsstyring (T&E), også kendt som rejse og underholdning, skal ledere forstå hvorfor.

De seneste tal forudser, at T&E-udgifterne vil genvinde deres 2019-niveau på 1,4 billioner dollars engang i 2024 og nå 1,8 billioner dollars i 2027.1 I den forstand er forretningsrejser godt på vej til en fuld genopretning.

Dog er rejseudgifter ikke det samme som rejsefrekvens eller rejsevolumen. Mens antallet af forretningsrejser stiger, stiger udgifterne til forretningsrejser endnu hurtigere.2

Folk rejser i længere perioder end tidligere. Fjernliggende dagsture eller overnatningsmøder er ikke længere en mulighed. Flere møder inden for en region, måske afbrudt af en længere periode med arbejde væk fra hjemmet, er populære.

Man kan næppe tale om en genopblomstring i forretningsrejser, når rejser og udgifter ikke er synkroniseret i forhold til 2019. Efterhånden som digital transformation håndterer nye hybride arbejdsstyrker og stigende miljøbekymringer, er et mere passende ord reinkarnation.

Så når 87 % af beslutningstagerne inden for erhvervsrejser i en Mastercard-sponsoreret undersøgelse er enige om, at forretningsrejser er ved et vendepunkt med en mulighed for at modernisere ældre systemer, kan ledere af T&E-programmer ikke længere operere, som om det er 2019 igen.3

Her er fire måder, de kan holde sig opdateret på.

Ni ud af ti rejsebeslutningstagere er enige om, at fremtiden for T&E er sammenfletningen af betalings- og udgiftsstyring. Alligevel betyder forskellige indkøbsbehov og nye typer udgifter, at 61% af beslutningstagerne nu siger, at deres hybrid- eller fjernarbejdsstyrke har gjort det vanskeligere at forudsige og budgettere udgifter til forretningsrejser.

En samlet tilgang til ERP (Enterprise Resource Planning) kan hjælpe ved at give en enkelt sandhedskilde og fuldstændig synlighed i B2B- og T&E-betalingsstrømme. En vigtig nuance ved rejse- og repræsentationsudgifter er, at beslutningstagere inden for rejser er lige så interesserede i at give deres medarbejdere denne synlighed, som de er i at opnå den for sig selv.

Måske ikke overraskende ser rejsebeslutningstagere sammenkoblingen af udgiftsgrænser med betalingsmetoder som den vigtigste globale differentierende faktor i de næste fem år. Det hjælper dog ikke, når rejseadministratorer risikerer ineffektivitet i kontoafstemning, tilsyn, pengestrømme og endda i forebyggelse af svindel ved at lade medarbejderne bruge personlige kort til rejser.

Virtuelle kort er et alternativ. De bevarer fordelene ved fysiske firmakort, såsom detaljerede transaktionsdata til en-til-en betalingsafstemning, samtidig med at de giver T&E-chefer mulighed for at anvende udgiftskontrol på beløb, tidsperiode, type og placering af transaktioner. Ni ud af ti rejsebeslutningstagere siger, at virtuelle kort vil være enten almindelige eller en differentierende faktor om fem år.

Næsten to tredjedele af rejsebeslutningstagerne har oplevet udfordringer med at levere effektive og rettidige oplysninger om T&E-politikker og opdateringer til hybride eller fjernarbejdsstyrker, og 89% er enige om, at de har brug for mere dynamiske T&E-politikker.

En gennemgang af politikker og procedurer kan sikre forretningsrelevans ved at definere mål, benchmarke mod konkurrenter og samle tilgange på tværs af afdelinger og regioner. Emnerne kan variere fra hovedbogskoder og handelskategorikoder til engangsbetalinger og udlæg.

Men lige så vigtigt som forretningsrelevans er medarbejdernes overholdelse: 59% af rejsebeslutningstagerne har svært ved at sikre, at medarbejderne overholder udgiftspolitikker og -kontroller.

Klare politikker hjælper naturligvis, men realtidsmeddelelser om forbrug inden for og uden for politik kan øge overholdelsen ved at imødekomme behovene hos rejsende på farten. Miljøhensyn, såsom dem, der leveres af CO2-beregnere i bankapps, bør medtages som en selvfølge.

At forstå virkningen af CO2-udledninger fra rejsevalg er den højeste prioritet for virksomhedsledere, der fastsætter rejsepolitikker. Øgede sporings- og rapporteringsbehov betyder nu, at 88% af rejsebeslutningstagere allerede leverer eller planlægger at levere data om CO2-fodaftryk til forretningsrejsende, så de kan foretage mere informerede udgifter.

Som en integreret del af en gennemgang af politikker og procedurer inkorporerer en bæredygtighedsvurdering alle kerneovervejelser: definerede mål, konkurrencedygtige benchmarks og virksomhedsdækkende strategier. Men bæredygtighed – eller mere bredt miljømæssige, sociale og ledelsesmæssige (ESG) overvejelser – har også sine egne drivkræfter.

De to vigtigste miljømæssige drivkræfter har en tendens til at gå hånd i hånd. Officielle mandater, såsom Frankrigs forbud mod kortdistance indenrigsflyvninger, stemmer ofte godt overens med nye medarbejderprioriteter, såsom de to tredjedele af de adspurgte i EU og USA, der nu ønsker, at flyrejser beskattes hårdere.

Yderligere overvejelser spænder på samme måde over både virksomheds- og medarbejderniveau. Nogle online bookingværktøjer giver allerede oplysninger om CO2-aftryk for at hjælpe rejsende med at foretage mere informerede køb. I mellemtiden kan rejseansvarlige bruge oplysningerne til at fastlægge mere velinformerede politikker og procedurer.

Håndtering af rejseleverandører befinder sig i skæringspunktet mellem omkostningseffektivitet, medarbejdertilfredshed og virksomhedens mål. Dygtig håndtering af konkurrerende interesser er ikke altid let, og 42% af virksomhederne bemærker vanskeligheder ved at forhandle kontrakter med rejseleverandører.5

Forbedret brug af ERP-data sætter alle købere i en bedre position til at forhandle med leverandører. En specifik T&E-attribut er yderligere data, der kan komme fra et rejseadministrationsselskab (TMC) og et globalt distributionssystem (GDS).

TMC'er håndterer forretningsrejser som en del af et GDS, der leverer realtidsrejsebeholdning til købere og leverandører på tværs af et globalt rejsenetværk. Et betalingsnetværk kan modtage data fra en TMC og matche rejsedata med tilhørende transaktioner.

De berigede transaktionsdata giver derefter et komplet overblik over T&E og giver rejseledere mulighed for at foretage mere informerede køb. Eksempler omfatter at undgå overbetalinger eller sikre hensigtsmæssigheden af ekstra fordele, der forhandles i store mængder med foretrukne leverandører.

De globale udgifter til forretningsrejser forventes at nå deres 2019-niveau på 1,4 billioner dollars i 2024 og nå næsten 1,8 billioner dollars ved udgangen af 2027.6 Stigningen afspejler synspunkterne hos de 88% af rejsebeslutningstagerne, der er enige om, at forretningsrejser er afgørende for at fremme væksten i deres organisationer.

Det hele lægger et stort pres på beslutningstagere inden for rejsebranchen - så meget, at 85% af dem mener, at en Chief Travel Officer (CTO)-rolle vil være almindelig om ti år. Forenklet forbrugsstyring, skræddersyede politikker og procedurer, indlejret bæredygtighed og kvantificeret leverandørpræstation vil lette meget af deres byrde.

AI vil i stigende grad spille en rolle. Det kunne fungere som en virtuel assistent ved at hjælpe med reservationer før rejsen og vejlede i køb inden for og uden for politikken under en rejse, eller det kunne personalisere virksomhedens kreditkortbelønningsprogrammer for at gøre dem relevante for kortindehaveren.

Et medarbejdercentreret T&E-program skaber glade rejsende, og 91% af rejsebeslutningstagerne planlægger at investere i AI og maskinlæring for at give medarbejderne mere personlige rejseoplevelser.

Sådan en investering forekommer klog. Den bedste måde for en T&E-manager at følge med i forretningsrejser er at følge med forretningsrejsende selv.

Få mere at vide om Mastercards T&E-konsulenttjenester.