פגישות פנים אל פנים עם לקוחות, ספקים, שותפים ועובדים יכולות להניב תוצאות חזקות לעסק שלכם. למעשה, 88% ממקבלי ההחלטות בתחום הנסיעות אמרו כי נסיעות עסקיות הן קריטיות להנעת צמיחת הארגון, על פי מחקר משנת 2023. אז כיצד חברות מובילות מנהלות את תוכניות הנסיעות וההוצאות התאגידיות שלהן כדי לאזן בין הצורך לשלוט בעלויות לבין היתרונות של יותר אינטראקציות פנים אל פנים?

ריכזנו עבורכם 18 אסטרטגיות שחברות מובילות מיישמות בכל שלב במסע שלהן כדי לייעל את הוצאות נסיעות העסקים. קפצו לסעיף שמעניין אתכם ביותר:

אבל לאחר שנים של אופטימיזציה של חוויות הדיגיטל, צוות המסחר האלקטרוני היה מוכן לעבור מעבר להמלצה על מוצרים נוספים שמעניינים את אלו שצפויים להניע מעורבות. ולאחר שהפעילה בדיקה מול ההמלצות המסורתיות המבוססות על למידת מכונה בדף הבית, גילתה GlassesUSA.com שאלגוריתם הלמידה העמוקה המתוחכם של Dynamic Yield הצליח להניב עלייה של 68% ברכישות ועלייה של 88% בהכנסות, והכל מווידג'ט יחיד.

פלטפורמת ניהול נסיעות עבור כרטיסי טיסה, מלונות ותחבורה קרקעית יכולה לעזור לעובדים שלכם לקבל החלטות תואמות למדיניות שמתאימות גם להעדפות הנסיעה שלהם.

כלי נסיעות עסקיים מאחדים מידע רלוונטי על נסיעות מפלטפורמות וספקים מרובים במקום אחד. אם התוכניות משתנות, הפלטפורמה עשויה להציע גם אפשרויות פשוטות להזמנה מחדש וביטול, התואמות למדיניות.

הגבלות על הוצאות נסיעה אישיות עבור לינה, ארוחות ותחבורה קרקעית יכולות למנוע הוצאות עודפות ולסייע בשליטה עלויות. חברות רבות מספקות למטיילים תקציבים ספציפיים לעיר או ליעד ומשתמשות בנתונים מחברות ניהול נסיעות, יועצים או רישומי ההוצאות שלהן כדי להעריך עלויות. על פי סקר מדיניות T&E שערכנו לאחרונה, יותר מ-6 מתוך 10 משתמשים מטמיעים מדיניות ותהליכי T&E בכלי הזמנות או הוצאות מקוונים כדי לסמן את בחירות העובדים כנושאות או חורגות ממדיניות החברה.

הזמנות מוקדמות לעיתים קרובות משמעותן מחירים נמוכים יותר על כרטיסי טיסה ולינה. כדי להפוך זאת לנוהג, מדיניות הנסיעות של החברה שלכם יכולה לקבוע ציר זמן להזמנת נסיעות מראש ולהזכיר למזמינים של הרגע האחרון מתי המדיניות שלהם נגמרת.

ספקי שירותי נסיעות מבינים את היתרונות של בניית קשרים ארוכי טווח עם עסקים. חברות תעופה, מלונות וחברות השכרת רכב יעבדו לעיתים קרובות כדי להבטיח את המחירים הטובים ביותר האפשריים שיתאימו לצורכי הנסיעות ולנפח הנסיעות הייחודיים של החברה שלכם.

אם אתם רוצים להשאיר את תהליך המשא ומתן לאנשי מקצוע, תוכלו להיעזר בחברת ניהול נסיעות שתחשב עבורכם הנחות עסקיות ותעזור לכם לייעל את הוצאות הנסיעות העסקיות.

לכידת הוצאות גדולות יותר על הוצאות רכישה באמצעות כרטיסי אשראי יכולה לספק יתרונות ארגוניים חשובים:

• עסקאות נגישות יכולות לסייע בשליטה על הוצאות העובדים ולהגביר את הנראות.
• דיווח חזק ברמת העסקה יכול לייעל את תהליכי חשבונות לתשלום.
• עובדים יכולים לקבל ביטוח נסיעות, תמיכה באמצעות קונסיירז', טלרפואה וגישה לטרקליני שדה תעופה.

כרטיסים וירטואליים וכרטיסים וירטואליים ניידים הם אפשרות נוספת. הם משתמשים במספרי כרטיסים זמניים שנוצרים באופן אקראי ומקושרים לחשבון מימון עם קו אשראי קבוע. הם נותנים לעסקים שליטה רבה יותר על ההוצאות עם היכולת לקבוע פרמטרים מותאמים אישית סביב אופן, מתי והיכן השימוש בכרטיס.

61% ממקבלי ההחלטות בתחום התיירות אמרו שהארגון שלהם מעודד מטיילים להזמין אפשרויות בנות-קיימא. זה יכול ללבוש צורות רבות. גישה נפוצה אחת היא ליישם מדיניות אזורית או לאומית המעדיפה נסיעות רכבת על פני נסיעות אוויריות. אחרים קובעים מדיניות למזעור טיולי יום באוויר.

צעד נוסף הוא צמצום נסיעות מרובות. עודדו את העובדים שלכם לתאם מספר פגישות באותו מיקום כדי להשיג יעילות, או העבירו פגישות נבחרות לשיחות וידאו.

אם יש צורך בתחבורה קרקעית, עודדו את העובדים לפצל את עלויות שיתוף הנסיעות או השכרת רכב כדי להפחית עלויות ופליטות פחמן.

מטיילים נופשים יוצאים לחופשות ארוכות יותר בהשוואה למגמות שלפני הקורונה. ככל שגבולות בין עבודה לחיים מיטשטשים, עובדים רבים מאריכים את נסיעות העסקים שלהם כדי ליהנות מזמן ביעד גם כשהם מחוץ לשעון. מתן אפשרות לעובדים לנסוע במסגרת "bleisure" יכול להגביר את הגמישות בתזמון הנסיעה שלהם ולהפחית את עלויות הנסיעה הכוללות.

האם דוחות ההוצאות של הצוות שלכם מוגשים במהירות, רק כדי להתעכב עם ההנהלה בשלב הבדיקה והאישורים?

עבור עסקים רבים, תהליך זה מורכב ודורש זמן רב. ייעלו את ניהול ההוצאות שלכם בעזרת מדיניות ניהול הוצאות ברורה ותמציתית, תוך אישור מראש של הוצאות מסוימות וקביעת ציפיות ללוחות זמנים לאישור.

תוכנית כרטיסים וירטואליים היא דרך נוספת לעבד הוצאות מהר יותר. לכרטיסים וירטואליים יש נתונים משופרים הקשורים לכל שימוש והם משולבים לעתים קרובות עם מערכות ניהול הוצאות. שילוב נתונים זה יכול לייעל את תהליכי המשרד האחורי שלכם, כולל אוטומציה של התאמה של הוצאות עבור צוותי כספים.

אספו משוב מעובדים על חוויות הנסיעה שלהם כדי לאזן בין הצורך בנסיעות לבין אמצעים לחיסכון בעלויות. משוב יכול לעזור לקבוע אילו הוצאות חשובות לצוות שלכם - ואילו ניתן להפחית מבלי לפגוע בשביעות רצון העובדים ובצמיחה העסקית. סקרים וראיונות עובדים סדירים לאחר נסיעות יכולים לעזור לכם לזהות הזדמנויות לצמצם הוצאות מיותרות על נסיעות ולשפר את עמידת המדיניות.

מחוץ לעבודה, אנשים מצפים לטכנולוגיות נוחות המתמקדות בנייד ובענן. רבים מצפים כיום לאותו הדבר בעבודה. אוטומציה של תהליך דיווח ההוצאות שלך כדי להפחית שגיאות יקרות, לחסוך זמן ולשפר את שביעות רצון העובדים.

עותקים דיגיטליים של קבלות יכולים לסייע בייעול דיווח הוצאות. דמיינו לעצמכם שהצוות שלכם היה יכול להגיש הוצאה בצורה חלקה, רק בצילום תמונה. נראות בזמן אמת של ההוצאות יכולה לעזור לצוותי הכספים להבטיח עמידה במדיניות T&E ולחסל ערימות של קבלות נייר. אם חוקי המס מאפשרים זאת, ניתן לשקול לוותר על דרישות קבלה עבור עסקאות מתחת לסכום מסוים.

הוצאות נסיעה המסווגות כראוי מאפשרות לכם לנתח ביתר קלות מגמות הוצאות כדי לחסוך כסף. פלטפורמת תוכנה לניהול נסיעות יכולה לפשט את התהליך הזה על ידי שילוב עסקאות כרטיסי אשראי ארגוניים ישירות במערכת שלהם.

חינוך הצוות שלכם כיצד לדווח כראוי על הוצאות נסיעה יעזור להם להימנע מטעויות נפוצות ולפעול לפי מדיניות החברה. מעל 55% מהחברות עם הוצאות נסיעות שנתיות של מעל 50 מיליון דולר דורשות מעובדיהן לצפות או להשתתף בהכשרה בנושא מדיניות נסיעות והוצאות. חברות מסוימות אף דורשות מעובדיהן לעבור מבחן לפני קבלת כרטיס אשראי תאגידי.

יש לבדוק באופן קבוע דפוסי הוצאות כדי לשפר את עמידה במדיניות T&E ולשחרר חיסכון. ניטור מדדי ביצועים מרכזיים, כגון עלות ממוצעת לנסיעה, שיעורי תאימות למדיניות וסך הוצאות הנסיעה. השוואת ההוצאות שלך עם מדדי ביצועים בתעשייה יכולה להדגיש הזדמנויות לייעול ההוצאות. איגודי תעשייה, חברות ייעוץ וחברות ניהול נסיעות מציעים לעתים קרובות רמות שונות של נתוני השוואת מחירים עבור נסיעות עסקים.

מודלים סטטיסטיים יכולים להשתמש בנתונים היסטוריים כדי לחזות דפוסי נסיעה, תנודות בביקוש ומגמות תמחור. תובנות אלו יכולות לעזור לכם לנווט במשא ומתן עם ספקים, לצפות תנודות בצורכי השכרה והוצאות (T&E) ולמטב את הוצאות הנסיעות העסקיות שלכם.

ניכויי מס עבור הוצאות נסיעה יכולים לסייע בייעול עלות נסיעות עסקים. צור רשימת הוצאות מפורטת (עם או בלי כלי לניהול הוצאות) כדי לזהות אילו הוצאות עבודה מהוות ניכוי מס בסוף השנה. הוצאות זכאיות עשויות לכלול עלות כרטיסי טיסה ותחבורה אחרת, לינה, ארוחות, תקשורת עסקית ואירועים עסקיים.

כדי למצוא הזדמנויות לנהל משא ומתן על תעריפים ותנאי תשלום טובים יותר, סקור את התנאים שקבעת עם ספקי נסיעות עסקיות כמו חברות תעופה, מלונות וחברות השכרת רכב. לדוגמה, הם עשויים להציע להחליף אמצעי תשלום כדי למקסם את החיסכון. כרטיסים וירטואליים מציעים גם את אותן יתרונות נוחות ואבטחה כמו כרטיסים פיזיים של חברות - והכל תוך מתן אפשרות לשלוט בהוצאות באמצעות הסכום, תקופת הזמן, סוג ומיקום העסקאות.

אופטימיזציה של הוצאות נסיעות עסקיות דורשת גישה אסטרטגית הכוללת תכנון, ניטור ושיפור מתמיד של מדיניות ונהלי נסיעות. 18 האסטרטגיות הללו יכולות לעזור לכם ולעסק שלכם לנהל את עלויות הנסיעה - והכל תוך שיפור אופן הנסיעות של העובדים שלכם כדי לקדם את העסק שלכם קדימה.