כדי לעמוד בקצב בעידן זה של חוויות מיידיות ואימות מיידי, עסקים מכל הסוגים פונים לכרטיסים וירטואליים כדי להביא את הקלות, האבטחה והיעילות של הדיגיטציה לפעילותם. אז מהם בעצם כרטיסים וירטואליים, ואיך הם עובדים?

כרטיסים וירטואליים הם אפשרות תשלום הולכת וגדלה בתשלומי B2B. מדובר במספרי כרטיסים זמניים שנוצרים באופן אקראי ומקושרים לחשבון מימון בעל קו אשראי קבוע. הם משמשים בדרך כלל עבור עסקה ספציפית או לתקופה מסוימת. הם משולבים לעתים קרובות במערכות חשבונאות, תכנון משאבי ארגון וניהול הוצאות כדי לייעל תהליכים אחוריים, כולל אוטומציה של התאמה.

כרטיסים וירטואליים שונים בכך שאין כרטיס פיזי, אך חוץ מזה הם פועלים בצורה דומה עבור רכישות, עם מספר כרטיס בן 16 ספרות, תאריך תפוגה וקוד CVC בן שלוש ספרות. ניתן אפילו להוסיף כרטיסים וירטואליים מסוימים לארנקים ניידים לצורך פונקציונליות של תשלום באמצעות הקשה, בדיוק כמו גרסאות דיגיטליות של כרטיסי אשראי או חיוב צרכניים. 

כרטיסים וירטואליים פועלים כמו כרטיסי תשלום מסורתיים, אך לעסקים המשתמשים בהם יש שליטה רבה יותר על ההוצאות. הם יכולים להתאים אישית פרמטרים, וניתן לקשר את הכרטיסים ליחידות עסקיות או פרויקטים ספציפיים לשיפור הניטור, ההתאמה וניהול החשבוניות.

ניתן ליצור כרטיסים וירטואליים באופן מיידי לשימוש בתשלומים מקוונים - אין צורך לחכות עד שהכרטיס הפיזי יגיע בדואר.

כרטיסים וירטואליים מציעים לעסקים את האפשרות להתאים אישית את בקרות ההוצאות, כולל מגבלות על התקציב, משך הזמן שניתן להשתמש בו - יום או שבוע, למשל - והיכן ניתן להשתמש בכרטיס, למשל על ידי ייעוד סוחרים ספציפיים או רק קודי סוחר מסוימים. לדוגמה, כרטיס וירטואלי שהונפק לכיסוי עלויות ארוחת ערב של לקוח לא יוכל לשמש לקניית בגד חדש בקניון הסמוך.

היתרונות של כרטיסים וירטואליים זהים לאלה של כרטיסי פלסטיק - נוחות ואבטחה, אם למנות רק כמה - אך בנוסף לכך, הם מציעים גם בקרת הוצאות וגמישות רבה יותר באמצעות מקרי שימוש חדשים בתשלום.

יתרונות אלה חלים על שני הצדדים של עסקאות מסחריות. עבור סוחרים או ספקים, קבלת כרטיסים וירטואליים יכולה להביא ודאות בתשלום ולסייע בהפחתת ימי מכירות שטרם נפרעו, המתייחסים למספר הימים הממוצע שלוקח לחברה לגבות תשלום עבור מכירה, ומהווים אינדיקטור להון חוזר.

בניגוד לצ'קים מסורתיים, שעדיין נפוצים בתשלומים בין עסקים בארה"ב ולוקח בדרך כלל לפחות יום עסקים אחד לסלקם, תשלומים בכרטיס וירטואלי מסולקים כמעט באופן מיידי, מה שמאיץ את זרימת המזומנים. סוחרים נהנים גם מנתוני תשלום מפורטים יותר, שיכולים לעזור להם במסע שלהם לעבר התאמה אוטומטית.

עבור קונים, הבקרות של כרטיסים וירטואליים הן קריטיות, מפחיתות זניחות תקציבים ומבטיחות שהכספים מושקעים כראוי. בנוסף, כרטיסים וירטואליים מפחיתים את הסיכון להונאה או שימוש לרעה מכיוון שניתן לאשר אותם רק תחת פרמטרים ספציפיים, ולאחר מכן המספר מושבת. הם יכולים גם להציע ניטור מפורט יותר, מכיוון שמספר הכרטיס הייחודי המשמש בכל עסקה מאפשר מעקב מדויק יותר והתאמה קלה יותר מכיוון שהנתונים הנוספים מאפשרים התאמת תשלומים אחד על אחד.

חלק מהכרטיסים הווירטואליים יכולים גם להמיר מטבע בזמן אמת, דבר שיכול להיות מועיל לחברות עם שרשראות אספקה בינלאומיות. כדי להרחיב את מקרי השימוש בכרטיסים וירטואליים מעבר לתשלומים מקוונים וטלפוניים, כרטיסים וירטואליים ניידים - שבהם הכרטיס מאוחסן בארנק נייד ומשמש לתשלומים ללא מגע - מביאים את הקלות של תשלומים קמעונאיים באמצעות "הקש לתשלום" לעסקאות תאגידיות.

עסקים משתמשים בכרטיסים וירטואליים עבור מספר הולך וגדל של נסיבות - בכל מקום בו יש צורך ביעילות מוגברת ובשליטה, גמישות ואבטחה גדולים יותר. הנה כמה מהדרכים בהן מאסטרקארד פותחת את היתרונות של כרטיסים וירטואליים במגוון רחב וגדל של תעשיות.

נסיעות עסקיות: נסיעות עסקיות התאוששו, אך חברות רבות עדיין מתמודדות עם תהליכי הוצאות והחזרים מורכבים ומיושנים. ניתן להשתמש בכרטיסים וירטואליים להזמנת נסיעות ולכסות את עלות האירוח של לקוחות, עם בקרות מותאמות אישית לניהול הוצאות והתאמה חלקה של הוצאות עם נתונים משופרים. ועם כרטיסים וירטואליים ניידים, נוסעים מתמידים ונוסעים בכבישים יכולים פשוט להקיש כדי לשלם עבור מלונות, ארוחות או הוצאות נלוות במקומות בהם מתקבלים תשלומים ללא מגע.

לכרטיסים וירטואליים ניידים יש שכבת אבטחה נוספת הנקראת טוקניזציה: כל כרטיס המאוחסן בארנק דיגיטלי משתמש בטכניקת הצפנה שמחליפה את מספר החשבון של הכרטיס במספר כרטיס חלופי הנקרא טוקן, כך שפרטי החשבון בפועל לעולם לא משותפים במהלך עסקה.

בהתאם למדיניות החברה, ייתכן שנוסעי עסקים המצוידים בכרטיסים וירטואליים לא יצטרכו לעקוב אחר ערימות של קבלות פיזיות. כרטיסים וירטואליים גם מבטלים את הצורך לשלם בכרטיס אישי ולהמתין להחזר.

ניתן גם להנפיק כרטיסים וירטואליים למועמדים לעבודה כדי לכסות הוצאות במהלך תהליך הגיוס, או לתשלום עבור הוצאות מעבר דירה או דיור זמני עבור עובדים שעוברים דירה.

תערוכות, אירועים וכנסים: עבור מתכנני אירועים, זה יכול להיות קשה לנהל את התקציבים של פרויקטים וספקים רבים בו זמנית - וקל שהעלויות יעלו בקצב מסחרר. כרטיסים וירטואליים יכולים לפשט תשלומים ודיווחים ולעזור לשמור על אירועים במסגרת תקציב ספציפי באמצעות בקרות, ועדיין להציע את הגמישות להוסיף כסף לתקציב במידת הצורך.

בהתאם למדיניות החברה, ייתכן שנוסעי עסקים המצוידים בכרטיסים וירטואליים לא יצטרכו לעקוב אחר ערימות של קבלות פיזיות. כרטיסים וירטואליים גם מבטלים את הצורך לשלם בכרטיס אישי ולהמתין להחזר.

ניתן גם להנפיק כרטיסים וירטואליים למועמדים לעבודה כדי לכסות הוצאות במהלך תהליך הגיוס, או לתשלום עבור הוצאות מעבר דירה או דיור זמני עבור עובדים שעוברים דירה.

שירותי בריאות וביטוח: כל מי שביקר רופא בעשורים האחרונים יודע שחיוב רפואי הוא מורכב ואיטי. זה לא שונה עבור מרפאת הרופא או בית החולים המטפלים באישורי תביעות ותשלומים. ספקי שירותי בריאות נתקלים לעיתים קרובות בצווארי בקבוק ביישוב תביעות מול חברות ביטוח עקב מערכות מדור קודם עמוסות בנייר, אשר מעכבות תשלומים, גורמות לאתגרי תזרים מזומנים ולהגדיל את עלויות ההלוואה. על ידי הטמעת כרטיסים וירטואליים בפלטפורמות עיבוד התביעות המחברות חברות ביטוח לספקי שירותי בריאות, כולם נהנים מתשלומים מהירים יותר, נראות רבה יותר של סטטוס התביעה והתאמה קלה יותר.

ניהול ציי רכב: עבור מנהלי ציי רכב המחפשים דרכים לנהל עלויות דלק ותחזוקה ולהבטיח שנהגים פועלים לפי מדיניות החברה, ניתן לקשר כרטיסים וירטואליים ניידים לרכב ספציפי כדי לעקוב אחר צריכת הדלק, למשל, או אפילו לתחנות דלק ספציפיות איתן לחברה יש שותפויות מועדפות. נתוני העסקאות המפורטים יכולים לסייע למנהלי ציי רכב לקבל החלטות מושכלות יותר, כולל דרכים להפחית את עלויות הדלק, לנהל נהגים ולמטב מסלולים.

עסקים יכולים להשיק כרטיסים וירטואליים ישירות דרך הבנק המנפיק שלהם, אך כדי להפיק את המרב, הם יכולים לעבוד עם ספקי תוכנת הטכנולוגיה שלהם כדי לשלב את הכרטיסים בפלטפורמות העסקיות הדיגיטליות שלהם, כמו תכנון משאבי ארגון או מערכות רכש, מה שיכול להאיץ ולפשט עוד יותר את אופן עבודתם. הטמעת תשלומים בפלטפורמות אלו יכולה להפחית חיכוכים ועלויות עסקה ולהציע נתונים ותובנות רבים יותר, שירותי ערך מוסף ואפילו את היכולת לגשת לאשראי ומימון.

כאשר ניתן לגשת לכרטיסים וירטואליים דרך הכלים בהם משתמש עסק מדי יום, התשלום יכול להפוך להרחבה טבעית של פעילותו. ניהול תשלומי B2B דרש בעבר דילוג בין פלטפורמות עסקיות מרובות, אך הטמעת כרטיסים וירטואליים פותחת דלת לחוויות חדשות ונוחות יותר, בהן תשלומים שזורים בצורה חלקה בפלטפורמות שסביבן ארגונים מארגנים את עסקיהם.

בבחירת ספק כרטיסים וירטואליים, חפשו את היכולת להשתלב עם מערכות קיימות, טווח הגעה נרחב, בקרות כרטיסים חזקות וחוויית משתמש מעולה מקצה לקצה.

אחד היתרונות הגדולים ביותר של כרטיסים וירטואליים הוא היכולת שלהם להיות משולבים בתהליכי עבודה קיימים של החברה, כגון המערכות בהן היא משתמשת לחשבונאות, ניהול כספים או רכש. על ידי בחירת ספק עם אינטגרציות תוכנה רבות, עסקים יכולים בקלות לשלב כרטיסים וירטואליים בכלים הקיימים שלהם כדי לשחרר יעילות ולשפר תהליכים במשרד.   

חיפוש אחר ספקים עם רשתות גלובליות נרחבות של קבלת כרטיסי אשראי חשוב גם כן, על מנת לייעל את המקומות בהם עסקים ועובדיהם יכולים להשתמש בכרטיסים הווירטואליים שלהם. עם יותר ויותר כרטיסים וירטואליים המופעלים עבור ארנקים ניידים, חשוב לשקול ספק עם פריסה עולמית גדולה של מיקומים התומכים בשירותי תשלום ללא מגע.

חשוב גם לבחור את הבקרות הזמינות בהתבסס על צרכי העסק. לדוגמה, אם עסק מעוניין לשפר את תאימות הנסיעות והבידור ולהבטיח שהעובדים יישארו במסגרת ההוצאות המותרות בזמן נסיעות עסקים, יש לשקול לתעדף ספק המציע בקרת הוצאות חזקה.

בחירת ספק המאפשר עיבוד עסקאות בכרטיסי אשראי וירטואליים ישירות לבנק או לסולק - ללא צורך לעבור ידנית על מיילים, שהוא תהליך ידני, איטי וסיכוני - היא גם המפתח. היכולת לספק חוויית תשלום מהירה ומאובטחת מקצה לקצה היא כיוון תשלומי ה-B2B.