כדי להבין עד כמה עובדים חוששים מהגשת דוחות הוצאות, קחו בחשבון את הדברים הבאים: בסקר שנערך בשנת 2019 על ידי SAP Concur, כמעט 20% מהנוסעים העסקיים אמרו שהם מעדיפים לקדוח שיניים אצל רופא השיניים מאשר למלא דוח הוצאות.

דוחות הוצאות, אשר זוכים לביקורת אוניברסלית בשל שעמומם, מכבידים במיוחד עבור אלו שעובדים במקומות המסתמכים על טפסים שנכתבו ידנית. עובדים אלה מוצאים את עצמם לעתים קרובות מחטטים במעטפות גדושות בקבלות, מצמצמים את עיניהם באותיות קלושות כדי למצוא באיזו חברת מונית השתמשו בפיניקס או מתאמצים לזכור מי הגיע להפי האוור ביום האחרון של הטיול.

העבודה לא קלה יותר עבור אלו שמקבלים דוחות. מנהלי משרדי נסיעות ובידור, חשבונאות או כספים מסתמכים על כל פרט מעורפל שעובדים יכולים לזכור כדי לאשר שההוצאות שלהם תואמות את מדיניות החברה, כמו גם את התקנות וחוקי המס של היעד.

בנוסף, טיפול בדוחות גוזל לעתים קרובות זמן שניתן היה להקדיש טוב יותר לאחריות אחרת. לדוגמה, אחד מכל חמישה דוחות מכיל שגיאות או זקוק להבהרה - לעתים קרובות בגלל משהו מינורי כמו שגיאת הקלדה אבודה, שדה חסר או תאריך שגוי, על פי מחקר של איגוד נסיעות העסקים העולמי משנת 2022. בממוצע, תיקון דוח אורך 18 דקות ועולה לעסק 52 דולר. בחברות שבהן נסיעות הן הנורמה - או שבהן כל דקה עולה כסף - זה מצטבר במהירות.

ונסיעות עסקים לא נעלמות. למרות מקום עבודה היברידי יותר ויותר, מחקר של מאסטרקארד משנת 2023 הראה כי תאגידים גדולים מתכננים להגדיל את תקציבי הנסיעות שלהם במהלך השנתיים הקרובות כדי להניע צמיחה חדשה. דוחות הוצאות כאן כדי להישאר - אבל הם יכולים להיות קלים יותר.  

כדי לפשט את המשימה עבור נוסעי עסקים ומעסיקיהם, מאסטרקארד בוחנת דרכים לשלב דיווח הוצאות עם תהליך התשלום כדי להביא הקלה נחוצה הן לנוסעי עסקים והן למנהלי כספים. על ידי התמקדות בשותפויות עם ספקי תוכנה, מאסטרקארד ממלאת תפקיד קריטי במודרניזציה של דוח ההוצאות הוותיק.

קחו לדוגמה את עבודתה עם SAP Concur, מותג מוביל עולמי לתוכנה משולבת לניהול נסיעות והוצאות. שתי החברות הרחיבו לאחרונה את מערכת היחסים ארוכת הטווח ביניהן כדי לפשט עוד יותר את דוחות ההוצאות. באמצעות אינטגרציה חדשה, ניתן לתעד רכישות שבוצעו בכרטיסי Mastercard ארגוניים ולמלא אותן באופן אוטומטי בפלטפורמת Concur Expense, אשר לאחר מכן יכולה להתריע לעובדים באופן מיידי אם נדרש מידע נוסף. בעזרת נתוני הוצאות בזמן אמת אלה, חברות יכולות להשיג תאימות טובה יותר למדיניות ההוצאות, בעוד שנוסעים יכולים ליהנות מחוויה משופרת עם יצירת הוצאות אוטומטית. 

"שילוב תוכנה עם תשלום משנה באופן קיצוני את האופן שבו חברות חושבות על נסיעות והוצאות", אומר צ'אד וואלאס, ראש הפתרונות המסחריים הגלובלי של מאסטרקארד. "אנו רואים התכנסות של פלטפורמות - שבה מערכות שבעבר לא דיברו זו עם זו מתאחדות כדי להניע יעילות." "ההשפעה היא טרנספורמטיבית על חוויית העובד - עבור אלו משני צידי דוח ההוצאות."

כעת, נוסעים עסקיים יכולים פשוט לשאוב את כרטיס האשראי שלהם או לשלם באמצעות הקשה, ורכישות שבוצעו בחשבונות מאסטרקארד עסקיים נרשמות אוטומטית ב-Concur Expense. שילוב בערוץ התשלום מאפשר ל-SAP Concur למשוך באופן אוטומטי מידע רלוונטי נוסף - כגון כתובת דואר של חברת מוניות - מרשת הסוחרים של Mastercard.

בעזרת טכנולוגיית בינה מלאכותית משובצת, Concur Expense גם מעריכה את עמידה בתקנות, ושולחת משוב מיידי אם הוצאה מוטלת בספק, כך שהעובדים לא ימשיכו להוציא כסף שאולי לא יוחזר.

יכולות אלו מאפשרות לחברות להתחבר למשתמש בדיוק כפי שכריס ג'ונו, ראש אסטרטגיית השוק ב-SAP Concur, מכנה "הרגע החשוב": בדיוק כשהן מבצעות תשלום. על ידי בקשת מידע נוסף בזמן הרכישה - לפני שתשכחו מי עוד היה בארוחת הערב בלילה השלישי של הכנס - עסקים מפחיתים טעויות ומאיצים את תהליך האישורים.

"בינה מלאכותית יכולה להשתלט על משימות ידניות מועדות יותר לטעויות, ואפליקציות מובייל מתחברות לנוסע באמצעות משהו שתמיד נמצא איתן", אומר ג'ונו.

לדוגמה, SAP Concur שילבה בינה מלאכותית בפתרון Concur Expense שלה כדי לייעל את דיווח ההוצאות. כאשר נוסע עסקי מתדלק את רכב ההשכרה שלו, הוא יכול להעלות תמונה של הקבלה לאפליקציית SAP Concur לנייד, ExpenseIT. מודלים של בינה מלאכותית מחלצים את סכום התשלום, תאריך, מס, מע"מ במידת הצורך, ומידע רלוונטי אחר וממלאים את דוח ההוצאות באופן אוטומטי.

התוכנה גם מסיקה את קטגוריית ההוצאה - היא יכולה להבחין בין חשבון מלון לקבלת דלק, לדוגמה. משמעות הדבר היא שעובד יכול להגיש הוצאה בצורה חלקה בצילום תמונה בלבד, עוד לפני שהוא נוסע מהמשאבה, מה שנותן לצוותי הכספים נראות בזמן אמת של ההוצאות כדי להבטיח עמידה במדיניות ה-T&E.

לפי נתוני SAP Concur, רק 1.2% מהדוחות המוגשים באמצעות ExpenseIT מוחזרים לעובד. יעילות זו מביאה לחיסכון: על כל 1,000 דוחות שארגון מטפל בהם באמצעות Concur, הוא חוסך 273 שעות עבודה ו-47,320 דולר בעלויות פרודוקטיביות. במדינות מסוימות, עסקים יכולים גם לנצל הטבות מס עבור דוחות המוגשים במהירות.

בהמשך, שיפורים אלה בנראות ובשקיפות עשויים להביא יתרונות מעבר לחיסכון. ככל שדרישות הקיימות מחמירות ברחבי העולם, נתוני נסיעות דיגיטליים יסייעו לחברות לתעד את טביעת הרגל הפחמנית שלהן - ואולי אף לצמצם אותה.

"דמיינו עולם שבו כלי ההזמנות שלכם ממליץ אוטומטית על טיסה במטוס היעיל ביותר בדלק או הזמנה במסעדה מקומית שעובדת בשיטת "החווה לשולחן"", אומר וואלאס. "חשיפת ההשלכות הסביבתיות של כל אפשרות תעזור לעובדים לקבל החלטות טובות יותר."

עם גישה לנתוני ההוצאות בזמן אמת של Mastercard, SAP Concur יכולה להמשיך לעדכן את מודלי הבינה המלאכותית שלה כדי לאפשר פונקציות חדשות נוספות, מה שיאפשר לתוכנה לנהל כל שלב, החל מבקשת נסיעה ועד להחזר כספי. "זה לא רק עניין של דיווח הוצאות", אומר ג'ונו. "זה ישפר את כל התהליך מקצה לקצה, החל מההזמנה." אנחנו רוצים להחזיר לעובדים את זמנם, בין אם הם הנוסעים או אנשי הכספים והחשבונאות, כדי שיוכלו להתמקד בסדרי עדיפויות אסטרטגיים אחרים."