ארבע דרכים בהן ניהול T&E יכול לעמוד בקצב נסיעות העסקים

התחזיות המדויקות ביותר הן בדרך כלל הניתנות ביותר לגמישות. קחו למשל את התחזיות המנוגדות מתקופת הקורונה, לפיהן נסיעות עסקים, או נסיעות תאגידיות, יתאוששו או לא יתאוששו לחלוטין.

איכשהו שתי התחזיות היו נכונות. ומנהלים צריכים להבין מדוע נסיעות והוצאות (T&E), הידועים גם כנסיעות ובידור.

הנתונים האחרונים צופים כי הוצאות הנסיעות והעסקים יתאוששו לשיאן של 1.4 טריליון דולר בשנת 2019 מתישהו בשנת 2024 ויגיעו ל-1.8 טריליון דולר בשנת 2027.1 במובן זה, נסיעות עסקים נמצאות בדרך הנכונה להתאוששות מלאה.

עם זאת, הוצאות על נסיעות אינן זהות לתדירות נסיעות או נפח נסיעות. בעוד שמספר נסיעות העסקים עולה, ההוצאות על נסיעות עסקים עולות מהר יותר.2

אנשים נוסעים לתקופות ארוכות יותר מבעבר. טיולי יום רחוקים או פגישות עם לילה אינם אופציה. מתקיימות פגישות מרובות בתוך אזור, אולי משולבות בתקופה ממושכת של עבודה מחוץ לבית.

קשה לדבר על תחיית המתים בנסיעות עסקים כאשר הנסיעות וההוצאות אינן מסונכרנות יחסית לשנת 2019. ככל שהטרנספורמציה הדיגיטלית מתמודדת עם כוח אדם היברידי חדש ודאגות סביבתיות גוברות, מילה מתאימה יותר היא גלגול נשמות.

לכן, כאשר 87% ממקבלי ההחלטות בתחום הנסיעות בסקר בחסות מאסטרקארד מסכימים כי נסיעות עסקים נמצאות בנקודת מפנה עם הזדמנות לשפץ מערכות מדור קודם, מנהלי תוכניות T&E כבר לא יכולים לפעול כאילו זו שוב שנת 2019.3

הנה ארבע דרכים בהן הם יכולים לעמוד בקצב.

תשעה מתוך עשרה מקבלי החלטות בתחום הנסיעות מסכימים כי עתיד ניהול התשלומים וההוצאות טמון במיזוג של ניהול תשלומים והוצאות. עם זאת, צורכי רכש שונים וסוגי הוצאות חדשים גורמים ל-61% ממקבלי ההחלטות לומר כעת שכוח העבודה ההיברידי או המרוחק שלהם הקשה על תחזית ותקצוב הוצאות נסיעה.

גישה מאוחדת לתכנון משאבי ארגון (ERP) יכולה לסייע על ידי מתן מקור אמת יחיד ונראות מלאה של זרימות תשלומים B2B ו-T&E. ניואנס מרכזי בתחום הנסיעות הוא שמקבלי החלטות בתחום הנסיעות מעוניינים לספק נראות זו לעובדיהם באותה מידה שהם מעוניינים להשיג אותה לעצמם.

אם כן, באופן לא מפתיע, מקבלי החלטות בתחום התיירות רואים בקישור בין מגבלות הוצאות לאמצעי תשלום את המבדיל הגלובלי העיקרי בחמש השנים הקרובות. עם זאת, זה לא עוזר כאשר מנהלי נסיעות מסתכנים בחוסר יעילות בהתאמת חשבונות, פיקוח, תזרים מזומנים ואפילו במניעת הונאות על ידי מתן אפשרות לעובדים להשתמש בכרטיסים אישיים לנסיעות.

כרטיסים וירטואליים מציעים אלטרנטיבה. הם שומרים על היתרונות של כרטיסי אשראי פיזיים של החברה, כגון נתוני עסקאות מפורטים לצורך התאמת תשלומים אחד על אחד, ובמקביל מאפשרים למנהלי T&E להחיל בקרות הוצאות על הסכום, תקופת הזמן, סוג ומיקום העסקאות. תשעה מתוך עשרה מקבלי החלטות בתחום הנסיעות אומרים שכרטיסי אשראי וירטואליים יהיו נפוצים או יהוו גורם מבדיל בתחום תוך חמש שנים.

כמעט שני שלישים ממקבלי ההחלטות בתחום הנסיעות נתקלו בקשיים במתן מידע יעיל ובזמן בנוגע למדיניות T&E ועדכונים לכוח עבודה היברידי או מרחוק, ו-89% מסכימים שהם זקוקים למדיניות T&E דינמית יותר.

סקירת מדיניות ונהלים יכולה להבטיח רלוונטיות עסקית על ידי הגדרת יעדים, השוואה מול מתחרים ואיחוד גישות בין מחלקות ואזורים. הנושאים עשויים לנוע בין קודי ספר ראשי וקודי קטגוריות של סוחרים ועד תשלומים חד פעמיים והוצאות מכיסם.

אך חשובה לא פחות מהרלוונטיות העסקית היא היצמדות העובדים למדיניות: 59% ממקבלי ההחלטות בתחום הנסיעות מתקשים להבטיח שהעובדים יענו על מדיניות ובקרות ההוצאות.

מדיניות ברורה עוזרת באופן טבעי, אך התראות בזמן אמת על הוצאות בתוך המדיניות לעומת הוצאות מחוץ למדיניות יכולות לשפר את ההיענות למדיניות על ידי מענה על צרכי המטיילים בדרכים. יש לכלול באופן טבעי שיקולים סביבתיים, כמו אלה שמספקים מחשבוני פליטות פחמן באפליקציות בנקאיות.

הבנת ההשפעה של פליטות פחמן על בחירות נסיעה היא העדיפות מספר אחת עבור מנהיגים עסקיים שקובעים מדיניות נסיעות. צורכי מעקב ודיווח מוגברים פירושם כעת ש-88% ממקבלי ההחלטות בנוגע לנסיעות כבר מספקים או מתכננים לספק נתוני טביעת רגל פחמנית לנוסעי עסקים, על מנת להבטיח הוצאות מושכלות יותר.

כחלק בלתי נפרד מסקירת מדיניות ונהלים, סקירת קיימות משלבת את כל השיקולים המרכזיים: יעדים מוגדרים, מדדי ביצוע תחרותיים ואסטרטגיות כלל-ארגוניות. אבל גם לקיימות - או באופן רחב יותר לשיקולים סביבתיים, חברתיים וממשלתיים (ESG) - יש מניעים משלה.

שני הגורמים הסביבתיים העיקריים נוטים הולכים יד ביד. צווים רשמיים, כמו האיסור של צרפת על טיסות פנים קצרות טווח, תואמים לעתים קרובות את סדרי העדיפויות המתפתחים של עובדים, כמו שני שלישים מהנשאלים באיחוד האירופי ובארה"ב שרוצים כעת להחמיר את המס על טיסות.4

שיקולים נוספים חופפים באופן דומה את רמת התאגיד והעובדים. חלק מכלי ההזמנות המקוונים כבר מספקים מידע על טביעת הרגל הפחמנית כדי לעזור למטיילים לבצע רכישות מושכלות יותר. בינתיים, מנהלי נסיעות עשויים להשתמש במידע כדי לקבוע מדיניות ונהלים מושכלים יותר.

ניהול ספקי נסיעות נמצא בצומת שבין יעילות עלויות, שביעות רצון עובדים ומטרות תאגידיות. ניהול מיומן של אינטרסים מתחרים אינו תמיד קל, ו-42% מהעסקים מציינים קשיים במשא ומתן עם חוזים של ספקי נסיעות.5

שימוש משופר בנתוני ERP מעמיד את כל הקונים בעמדה טובה יותר לנהל משא ומתן עם ספקים. מאפיין T&E ספציפי הוא נתונים נוספים שעשויים להגיע מחברת ניהול נסיעות (TMC) וממערכת הפצה גלובלית (GDS).

חברות מסחר (TMCs) מנהלות נסיעות עסקיות כחלק ממערכת GDS, המספקת לקונים ולספקים מלאי נסיעות בזמן אמת ברשת נסיעות עולמית. רשת תשלומים יכולה לקבל נתונים מ-TMC ולהתאים רשומות נתוני נסיעות לעסקאות קשורות.

נתוני העסקאות המועשרים מספקים סקירה מלאה של הוצאות נסיעה ומאפשרים למנהלי נסיעות לבצע רכישות מושכלות יותר. דוגמאות לכך כוללות הימנעות מתשלומי יתר או הבטחת נאותותן של הטבות נלוות שמוסכמות במשותף עם ספקים מועדפים.

ההוצאות העולמיות על נסיעות עסקים צפויות להגיע לרמתן של 2019, שעמדה על 1.4 טריליון דולר בשנת 2024, ולהגיע לכמעט 1.8 טריליון דולר עד סוף 2027.6 העלייה משקפת את דעותיהם של 88% ממקבלי ההחלטות בתחום הנסיעות, אשר מסכימים כי נסיעות עסקים הן קריטיות להנעת הצמיחה של הארגונים שלהם.

כל זה מצטבר ויוצר לחץ רב על מקבלי החלטות בתחום הנסיעות - עד כדי כך ש-85% מהם מאמינים שתפקיד של מנהל נסיעות ראשי (CTO) יהיה דבר שבשגרה בעוד עשר שנים. ניהול הוצאות פשוט יותר, מדיניות ונהלים מותאמים אישית, קיימות מובנית וביצועי ספקים כמותיים יקלו עליהם חלק ניכר מהנטל.

בינה מלאכותית תשחק תפקיד הולך וגובר. זה יכול לשמש כעוזר וירטואלי על ידי סיוע בהזמנות טרום טיול והדרכת רכישות בתוך המדיניות לעומת רכישות מחוץ למדיניות במהלך טיול, או שזה יכול להתאים אישית תוכניות תגמול בכרטיסי אשראי ארגוניים כדי להפוך אותן לרלוונטיות למחזיקי הכרטיס.

תוכנית T&E המתמקדת בעובד מולידה מטיילים מרוצים, ו-91% ממקבלי ההחלטות בתחום הנסיעות מתכננים להשקיע בבינה מלאכותית ולמידת מכונה כדי לספק לעובדים חוויות נסיעה מותאמות אישית יותר.

השקעה כזו נראית חכמה. הדרך הטובה ביותר עבור מנהל T&E להתעדכן בנסיעות עסקים היא להתעדכן בנוסעי העסקים עצמם.

למידע נוסף על שירותי הייעוץ T&E של מאסטרקארד.