Wenn kleine und mittlere Unternehmen wachsen, beginnen virtuelle Karten oft, eine viel größere Rolle zu spielen.

Was als Möglichkeit für eine sichere Zahlung oder die Verwaltung einer einzelnen Ausgabe beginnt, kann sich zu einer umfassenderen Methode entwickeln, um Ausgaben im gesamten Unternehmen zu kontrollieren, nachzuverfolgen und zu verwalten.

An diesem Punkt sind virtuelle Karten nicht mehr nur ein Zahlungsmittel. Sie werden Teil der Art und Weise, wie das Unternehmen arbeitet.

In unseren früheren Artikeln, Virtual cards, evolved und Virtuelle Karten: Von Sicherheit zu Vertrauen im großen Umfang, haben wir untersucht, wie sich virtuelle Karten von einer aufstrebenden Zahlungslösung zu einer vertrauenswürdigen Methode zur Verwaltung und Kontrolle von Ausgaben im gesamten Unternehmen entwickelt haben.

Nun betrachten wir, was als Nächstes kommt: wie Unternehmen virtuelle Karten im Zuge ihres Wachstums in ihre täglichen Abläufe integrieren können.

Was ist eine virtuelle Karte?

Eine virtuelle Karte ist ein digitales Zahlungsmerkmal, das es Unternehmen ermöglicht, Zahlungen ohne Verwendung einer physischen Karte vorzunehmen. Sie kann für einen bestimmten Mitarbeiter, Lieferanten, Einkauf oder Zeitraum erstellt werden, wobei die Kontrollen von Anfang an integriert sind.

Ein Unternehmen kann beispielsweise festlegen, wie viel ausgegeben werden darf, wo die Karte verwendet werden kann und wann sie abläuft. Dies gibt Unternehmen mehr Kontrolle über ihre Ausgaben und verringert die Notwendigkeit, physische Kartendaten innerhalb von Teams weiterzugeben.

Wichtige Marktsignale

Mit dem Wachstum von Unternehmen werden virtuelle Karten immer wichtiger für deren Betriebsabläufe.

Ein Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern kann seine Ausgaben möglicherweise über Tabellenkalkulationen, E-Mails und eine kleine Anzahl gemeinsam genutzter Prozesse verwalten. Wenn mehr Personen und Teams einbezogen werden, kann dies schnell schwer zu verwalten sein.

Unternehmen müssen wissen, wer Geld ausgibt, wofür es ausgegeben wird, ob der Einkauf den Unternehmensrichtlinien entspricht und wie er verbucht wird.

Es ist kein Wunder, dass 88 % der umsatzstärksten KMU weltweit virtuelle Karten als unverzichtbar für ihr Tagesgeschäft ansehen.  Bei den besten 5 % steigt dieser Wert auf 96 %.

Das ergibt Sinn. Größere Unternehmen haben in der Regel mehr Mitarbeiter, mehr Lieferanten und mehr Zahlungen zu verwalten. Sie benötigen zudem stärkere Kontrollen, bessere Transparenz und eine engere Integration in ihre Buchhaltungs- und Finanzsysteme.

Doch jede Reise mit einer virtuellen Karte beginnt irgendwo.

Für viele Unternehmen sind Mitarbeiterausgaben der erste Schritt. Unter den KMU, die noch keine virtuellen Karten verwendet haben, gaben weltweit 57 % an, dass sie diese zunächst für Mitarbeiterausgaben nutzen würden.  Es ist bereits einer der häufigsten Anwendungsfälle für virtuelle Karten bei KMU auf der ganzen Welt.

Die Herausforderung besteht darin, dass das, was für ein sehr kleines Unternehmen funktioniert, möglicherweise nicht mehr funktioniert, wenn das Unternehmen wächst.

In den USA geben fast die Hälfte der KMU an, dass die Verwaltung virtueller Karten in großem Umfang mühsam sein kann, insbesondere wenn Arbeitsabläufe fragmentiert sind oder die Systeme nicht gut zusammenarbeiten.

Hier liegt die eigentliche Herausforderung.

Das Problem ist in der Regel nicht, ob virtuelle Karten sicher oder weit verbreitet sind. Es geht darum, ob das Unternehmen sie konsistent über Mitarbeiter, Teams und Systeme hinweg verwalten kann.

Für ein wachsendes Unternehmen kann dies darüber entscheiden, ob virtuelle Karten Vertrauen schaffen oder Komplexität hinzufügen.

Für wachsende Unternehmen steht das Ausgabenmanagement an erster Stelle

Wenn Unternehmen in den Mittelstand aufsteigen, ändern sich ihre Bedürfnisse.

Sie fragen nicht mehr nur, ob virtuelle Karten funktionieren. Sie fragen:

• Können sie ein komplexeres Geschäft unterstützen?
• Behalten wir den Überblick, wenn mehr Menschen sie nutzen?
• Können wir unterschiedliche Kontrollen für verschiedene Mitarbeiter und Teams festlegen?
• Lassen sie sich in unsere bereits bestehenden Systeme und Prozesse integrieren?

Virtuelle Karten können helfen, diese Fragen zu beantworten, indem sie Unternehmen mehr Kontrolle darüber geben, wie Geld ausgegeben wird.

Sie ermöglichen es Unternehmen, maßgeschneiderte Ausgabenlimits festzulegen, die Transparenz bei den Ausgaben zu verbessern und Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, notwendige Einkäufe zu tätigen, ohne die Kontrolle aufzugeben.

Für viele Unternehmen liegt genau hier der eigentliche Mehrwert. Es ist das Vertrauen, Ausgaben delegieren zu können, ohne die Kontrolle zu verlieren, den Überblick über Teams hinweg zu behalten und Unternehmensrichtlinien mit dem Wachstum der Organisation konsequenter anzuwenden.

Von Einmalzahlungen bis hin zu alltäglichen Vorgängen

Unternehmenswachstum erzeugt nicht nur mehr Transaktionen. Dies macht die Verwaltung dieser Transaktionen komplexer.

Wenn dies geschieht, ändert sich die Rolle der virtuellen Karten. Sie werden nicht mehr nur für einzelne Zahlungen verwendet, sondern werden Teil eines umfassenderen Ansatzes zur Verwaltung der Ausgaben im gesamten Unternehmen.

Wenn virtuelle Karten in alltägliche Prozesse integriert und mit den Systemen verbunden werden, die Unternehmen bereits nutzen, können sie für mehr Kontrolle, Transparenz und Effizienz sorgen.

Dann werden sie zu mehr als nur einer Zahlungsmethode. Sie werden zu einem Teil der Art und Weise, wie ein Unternehmen geführt wird und wächst.

Erfahren Sie, wie virtuelle Karten das Wachstum und die Kartennutzung von KMU unterstützen können, und verfolgen Sie die Serie für weitere Einblicke.

Verfolgen Sie weiterhin unsere Serie über virtuelle Karten.