T&E boshqaruvi ish safarlari bilan hamqadam bo'lishining to'rtta usuli

Eng aniq bashoratlar odatda eng moslashuvchan bo'ladi. Ish safarlari yoki korporativ sayohatlar to'liq tiklanadimi yoki yo'qmi degan qarama-qarshi Covid davri bashoratlarini olaylik.

Qandaydir tarzda ikkala bashorat ham to'g'ri chiqdi. Sayohat va xarajatlar (T&E), shuningdek, sayohat va o'yin-kulgi sifatida ham tanilgan, menejerlar buning sababini tushunishlari kerak.

So'nggi ma'lumotlarga ko'ra, T&E xarajatlari 2024-yilda 2019-yilgi 1,4 trillion dollarlik cho'qqisiga qaytadi va 2027-yilda 1,8 trillion dollarga yetadi.1 Shu ma'noda, ish safari to'liq tiklanish yo'lida.

Biroq, sayohat xarajatlari sayohat chastotasi yoki hajmi bilan bir xil emas. Ish safarlari soni ortib borayotgan bir paytda, ish safari xarajatlari tezroq o'sib bormoqda.2

Odamlar avvalgidan ko'ra uzoqroq vaqt sayohat qilishmoqda. Uzoq masofaga bir kunlik sayohatlar yoki tunash uchun uchrashuvlar yo'q. Bir mintaqada bir nechta uchrashuvlar, ehtimol, uydan uzoqda uzoq vaqt ishlash bilan aralashib ketmoqda.

2019-yilga nisbatan sayohatlar va xarajatlar mos kelmasa, ish safarlarida jonlanish haqida gapirish qiyin. Raqamli transformatsiya yangi gibrid ishchi kuchi va ortib borayotgan ekologik muammolar bilan kurashayotgan bir paytda, reenkarnatsiya so'zi ko'proq mos keladi.

Shunday qilib, Mastercard homiyligidagi so'rovnomada sayohat bo'yicha qaror qabul qiluvchilarning 87 foizi ish safari eski tizimlarni qayta ko'rib chiqish imkoniyati bilan burilish nuqtasida ekanligiga qo'shilganda, T&E dasturlari menejerlari endi 2019 yildagidek ishlay olmaydilar.

Mana, ular bilan hamnafas bo'lishning to'rtta usuli.

Sayohat bo'yicha qaror qabul qiluvchilarning o'ntasidan to'qqiztasi T&E kelajagi to'lov va xarajatlarni boshqarishning uyg'unlashuvi ekanligiga qo'shiladi. Shunga qaramay, turli xil xarid ehtiyojlari va yangi turdagi xarajatlar shuni anglatadiki, qaror qabul qiluvchilarning 61 foizi hozirda ularning gibrid yoki masofaviy ishchi kuchi sayohat xarajatlarini prognoz qilish va byudjetlashtirishni qiyinlashtirganini aytishmoqda.

Korxona resurslarini rejalashtirishga (ERP) yagona yondashuv haqiqatning yagona manbasini va B2B va T&E to'lov oqimlarining to'liq ko'rinishini ta'minlash orqali yordam berishi mumkin. Asosiy T&E nuansi shundaki, sayohat bo'yicha qaror qabul qiluvchilar o'z xodimlariga ham, o'zlari ham ushbu ko'rinishni taqdim etishdan manfaatdor.

Ehtimol, ajablanarli emaski, sayohat bo'yicha qaror qabul qiluvchilar keyingi besh yil ichida xarajatlar limitlarini to'lov usullari bilan bog'lashni asosiy global farqlovchi omil deb bilishadi. Biroq, sayohat menejerlari xodimlarga sayohat uchun shaxsiy kartalardan foydalanishga ruxsat berish orqali hisoblarni yarashtirish, nazorat qilish, pul oqimi va hatto firibgarlikning oldini olishda samarasizlik xavfini tug'dirganda, bu yordam bermaydi.

Virtual kartalar alternativa taklif qiladi. Ular jismoniy korporativ kartalarning afzalliklarini saqlab qoladilar, masalan, yakka tartibdagi to'lovlarni muvofiqlashtirish uchun batafsil tranzaksiya ma'lumotlari, shu bilan birga T&E menejerlariga tranzaksiyalar miqdori, vaqti, turi va joylashuvi bo'yicha xarajatlarni nazorat qilish imkonini beradi. Sayohat bo'yicha qaror qabul qiluvchilarning o'ntasidan to'qqiztasi virtual kartalar besh yil ichida odatiy holga aylanishini yoki farqlovchi omil bo'lishini aytishmoqda.

Sayohat bo'yicha qaror qabul qiluvchilarning deyarli uchdan ikki qismi T&E siyosati va gibrid yoki masofaviy ishchi kuchiga yangilanishlar haqida samarali va o'z vaqtida ma'lumot berishda qiyinchiliklarga duch kelishdi va 89% ularga yanada dinamik T&E siyosati kerakligiga qo'shilishdi.

Siyosat va protseduralarni ko'rib chiqish maqsadlarni aniqlash, raqobatchilar bilan taqqoslash va bo'limlar va mintaqalar bo'yicha yondashuvlarni birlashtirish orqali biznesning dolzarbligini ta'minlashi mumkin. Mavzular bosh daftar kodlari va savdogar toifasi kodlaridan tortib, bir martalik to'lovlar va cho'ntak xarajatlarigacha bo'lishi mumkin.

Shunga qaramay, biznesga oid dolzarblik kabi muhim bo'lgan narsa xodimlarning rioya qilishidir: sayohat bo'yicha qaror qabul qiluvchilarning 59 foizi xodimlarning xarajatlar siyosati va nazoratiga rioya qilishini ta'minlash uchun qiynalishadi.

Aniq siyosatlar tabiiyki yordam beradi, ammo siyosat ichidagi va siyosatdan tashqaridagi xarajatlar bo'yicha real vaqt rejimida bildirishnomalar yo'lda sayohatchilarning ehtiyojlarini qondirish orqali rioya qilishni oshirishi mumkin. Bank ilovalaridagi uglerod kalkulyatorlari tomonidan taqdim etilgan ekologik jihatlar, tabiiyki, hisobga olinishi kerak.

Sayohat qilish siyosatini belgilaydigan biznes rahbarlari uchun sayohat qilish tanlovlarining uglerod chiqindilarining ta'sirini tushunish birinchi darajali ustuvor vazifadir. Kuzatuv va hisobot berish ehtiyojlarining ortishi endi sayohat qarorlarini qabul qiluvchilarning 88 foizi ishbilarmon sayohatchilarga ko'proq xabardor xarajatlar uchun uglerod izi ma'lumotlarini taqdim etayotganini yoki taqdim etishni rejalashtirayotganini anglatadi.

Siyosat va protseduralarni ko'rib chiqishning ajralmas qismi sifatida barqarorlikni ko'rib chiqish barcha asosiy jihatlarni o'z ichiga oladi: belgilangan maqsadlar, raqobatbardoshlik mezonlari va korporativ miqyosdagi strategiyalar. Ammo barqarorlik — yoki kengroq ma'noda ekologik, ijtimoiy va boshqaruv (ESG) masalalari — ham o'z turtki beruvchi omillarga ega.

Atrof-muhitning ikkita asosiy turtkisi bir-biri bilan chambarchas bog'liq. Fransiyaning qisqa masofali ichki reyslarni taqiqlashi kabi rasmiy majburiyatlar ko'pincha xodimlarning yangi ustuvorliklariga mos keladi, masalan, endi aviaqatnovlarga ko'proq soliq solishni istagan Yevropa Ittifoqi va AQSh respondentlarining uchdan ikki qismi.4

Qo'shimcha mulohazalar ham korporativ va xodimlar darajasida bir xil darajada qo'llaniladi. Ba'zi onlayn bron qilish vositalari sayohatchilarga ko'proq xabardor xaridlarni amalga oshirishda yordam berish uchun uglerod izi haqida ma'lumot beradi. Shu bilan birga, sayohat menejerlari ma'lumotlardan ko'proq xabardor siyosat va protseduralarni aniqlash uchun foydalanishlari mumkin.

Sayohat yetkazib beruvchilarini boshqarish xarajatlar samaradorligi, xodimlarning qoniqishi va korporativ maqsadlar chorrahasida joylashgan. Raqobatdosh manfaatlarni mohirona boshqarish har doim ham oson emas va bizneslarning 42 foizi sayohat yetkazib beruvchilari shartnomalarini muzokara qilishda qiyinchiliklarga duch kelayotganini ta'kidlamoqda.5

ERP ma'lumotlaridan yaxshiroq foydalanish barcha xaridorlarni yetkazib beruvchilar bilan muzokara olib borish uchun yaxshiroq holatga keltiradi. Muayyan T&E atributi - bu sayohatni boshqarish kompaniyasi (TMC) va global tarqatish tizimidan (GDS) kelib chiqishi mumkin bo'lgan qo'shimcha ma'lumotlar.

TMClar global sayohat tarmog'i bo'ylab xaridorlar va yetkazib beruvchilarga real vaqt rejimida sayohat inventarizatsiyasini taqdim etuvchi GDSning bir qismi sifatida ish safarlarini boshqaradi. To'lov tarmog'i TMC dan ma'lumotlarni qabul qilishi va sayohat ma'lumotlari yozuvlarini tegishli tranzaksiyalar bilan moslashtirishi mumkin.

Keyin boyitilgan tranzaksiya ma'lumotlari T&E haqida to'liq ma'lumot beradi va sayohat menejerlariga ko'proq xabardor xaridlarni amalga oshirish imkonini beradi. Bunga misollar sifatida ortiqcha to'lovlardan qochish yoki afzal ko'rilgan yetkazib beruvchilar bilan ommaviy ravishda muzokara olib boriladigan qo'shimcha imtiyozlarning maqsadga muvofiqligini ta'minlash kiradi.

Global biznes sayohat xarajatlari 2024-yilda 2019-yilgi 1,4 trillion dollarlik darajaga yetishi va 2027-yil oxiriga kelib qariyb 1,8 trillion dollarga yetishi kutilmoqda. Bu o'sish sayohat bo'yicha qaror qabul qiluvchilarning 88 foizining fikrlarini aks ettiradi, ular ish safari o'z tashkilotlarining o'sishini ta'minlash uchun juda muhim degan fikrga qo'shiladilar.

Bularning barchasi sayohat bo'yicha qaror qabul qiluvchilarga katta bosim o'tkazadi - shu qadar ko'pki, ularning 85 foizi o'n yil ichida bosh sayohat direktori (CTO) lavozimi odatiy holga aylanadi, deb hisoblashadi. Soddalashtirilgan xarajatlarni boshqarish, moslashtirilgan siyosat va protseduralar, o'rnatilgan barqarorlik va yetkazib beruvchilarning miqdoriy ishlashi ularning yukini sezilarli darajada yengillashtiradi.

Sun'iy intellekt tobora ko'proq rol o'ynaydi. U sayohatdan oldingi buyurtmalarga yordam berish va sayohat davomida siyosat ichidagi va siyosatdan tashqari xaridlarni boshqarish orqali virtual yordamchi sifatida harakat qilishi mumkin yoki korporativ kredit karta mukofot dasturlarini karta egalari uchun dolzarb qilish uchun shaxsiylashtirishi mumkin.

Xodimlarga yo'naltirilgan T&E dasturi baxtli sayohatchilarni tarbiyalaydi va sayohat bo'yicha qaror qabul qiluvchilarning 91 foizi xodimlarga ko'proq shaxsiylashtirilgan sayohat tajribasini taqdim etish uchun AI va mashinani o'rganishga investitsiya qilishni rejalashtirmoqda.

Bunday investitsiya oqilona ko'rinadi. T&E menejeri uchun ish safarlari bilan hamqadam bo'lishning eng yaxshi usuli - bu ish safari bilan shug'ullanuvchilarning o'zlari bilan hamqadam bo'lishdir.

Mastercardning T&E konsalting xizmatlari haqida ko'proq bilib oling .