Tüm bagajlar olmadan iş seyahatini yeniden hayal etmek

Uzaktan çalışma kalıcı hale geldi ve hatta bazı şirketler çalışanlarına yurt dışı tatillerini veya aile ziyaretlerini uzatma fırsatı veren "her yerden çalışma" avantajları başlattı. Bu aynı zamanda kurumsal gezginlerin iş seyahatlerini birkaç gün uzatabileceği ve onlara sadece kongre salonu veya otel olanaklarından daha fazlasını keşfetme şansı verebileceği anlamına geliyor. Çalışanlar esnek ofis politikalarının avantajlarından yararlanırken, iki günlük uluslararası iş seyahatleri yakında dikiz aynasında görülebilir. Ancak dağıtılmış bir işgücü, harcamaların izlenmesi söz konusu olduğunda yeni zorluklar yaratabilir - evden çalışan bir kişinin abonelikler, ofis mobilyaları ve bilgisayar ekipmanı satın almak gibi geleneksel bir ofis çalışanından farklı harcamaları olabilir, bu da şirketlerin harcamaları tahmin etmesini ve hesaplamasını zorlaştırabilir.

Şirketler için iş ve seyahati bir arada yürütmek her zaman sorunsuz bir süreç değildir; harcamaları ve geri ödemeleri yönetmek karmaşık bir hal alabilir. Ve çalışanlar için, günlük hayatlarında bir dokunuş veya bir tıklama ile ödeme yapma kolaylığı, bir gider raporu üzerinde çalışan herkesin onaylayabileceği gibi, seyahat ve eğlence ödemelerinde eksiktir. Bu nedenle birçok şirket seyahat harcamaları için sanal kartlara geçiyor. Bu kartlar, belirli amaçlar için - bir iş gezisi, bir konferansta müşteri yemeği, gelecek vaat eden bir işe alım için seyahat düzenlemeleri - kartların kullanılabileceği miktar, zaman aralığı ve satın alma türü gibi özelleştirilmiş harcama kontrolleri ile anında oluşturulur ve izleme, raporlama ve otomatik mutabakat için ayrıntılı veriler üretir. Hatta temassız seyahat deneyimleri yaratmak için doğrudan mobil cüzdanlara bile verilebilirler.

Bu artan tüketici beklentileri, şirketlerin ticari ve kurumsal T&E kartlarındaki avantajları genişletmelerini de sağlayabilir - örneğin daha iyi seyahat sigortası, konsiyerj desteği, teletıp teklifleri ve havaalanı salonlarına erişim.

İş seyahatlerinin "tüketicileştirilmesinin" bir başka uzantısı mı? Seyahat programlarını özelleştirebilen ve düşük ücretleri sabitleyebilen sanal seyahat acenteleri de dahil olmak üzere, tatil amaçlı seyahat sektöründe yaygınlaşan yapay zeka araçlarının kurumsal seyahatlerde de ses getirmesi muhtemeldir. Bu botlar seyahatleri T&E politikası, bütçe ve çalışan tercihlerine göre uyarlayabilir. Ve iş seyahatlerinin maliyeti artarken - CWT'nin 2024 Küresel İş Seyahati Tahmini, toplantı ve etkinlikler için katılımcı başına günlük ortalama maliyette 3% ve otel fiyatlarında 3,6% artış olduğunu gösteriyor - kurumsal seyahat ekipleri daha iyi fiyat tahminleri için yapay zekayı kullanabilir ve bütçelerini daha proaktif bir şekilde yönetebilir. Ayrıca bu ekiplerin daha dinamik politikalar oluşturmasına ve hatta geçmiş harcamaları çok daha ayrıntılı bir düzeyde analiz ederek harcama limitlerini ayarlamasına yardımcı olabilir. Yapay zeka araçları, tekrarlayan ve öngörülebilir giderlerin yakalanmasını ve incelenmesini otomatikleştirerek hem çalışanlar hem de finans ekipleri için zorlu gider raporu sürecini basitleştirebilir. Mastercard anketine göre, her 10 seyahat karar vericisinden dokuzu, süreçleri iyileştirmek ve çalışanları için seyahati kişiselleştirmek için yapay zeka ve makine öğrenimine yatırım yapmayı planlıyor.

Birçok şirket karbon ayak izini azaltmak için yoğun çaba sarf etmektedir. Mastercard'ın anketine katılan her 10 seyahat karar vericisinden dokuzu, çevresel, sosyal ve yönetişim çabalarını (örneğin şirket seyahatlerinden kaynaklanan sera gazı emisyonlarını) izlemeye daha fazla odaklandıklarını söyledi. İş seyahatlerinin ve koltuk seçimlerinin karbon ayak izini gösteren karbon emisyonu izleme araçları, çevreye daha duyarlı seyahat kararları alınmasını sağlayabilir. Sürdürülebilirliğin kurumsal gündemlerin en üst sıralarında yer almasıyla birlikte, şirketlerin sürdürülebilirlik hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olacak yollar aramalarını bekleyebiliriz. Örneğin Mastercard'ın T&E Danışmanlık Hizmetleri, kurumların T&E politikalarını ve prosedürlerini yeniden değerlendirmelerine, tedarikçi performansını değerlendirmelerine ve gelecek için iyileştirme yapmalarına yardımcı olmaktadır.