Bildiğimiz masraf raporlarının sonu geldi

Çalışanların gider raporlarını doldurmaktan ne kadar korktuklarını anlamak için şunu düşünün:SAP Concur tarafından 2019 yılında yapılan bir ankette, iş seyahatine çıkanların yaklaşık 20'si% gider raporu doldurmaktansa dişçide dişlerini yaptırmayı tercih ettiklerini söyledi.

Sıkıcılığı nedeniyle evrensel olarak hakaret edilen gider raporları, manuel olarak yazılan formlara dayanan yerlerde çalışanlar için özellikle zahmetlidir. Bu çalışanlar genellikle kendilerini makbuzlarla dolu zarfları karıştırırken, Phoenix'te hangi taksi şirketini kullandıklarını bulmak için silik yazılara gözlerini kısarak bakarken veya seyahatin son gününde mutlu saatlere kimin geldiğini hatırlamaya çalışırken bulurlar.

Raporları alanlar için iş hiç de kolay değil. Seyahat ve eğlence, muhasebe veya finans yöneticileri, harcamalarının şirket politikasının yanı sıra varış yerinin yönetmeliklerine ve vergi yasalarına uygun olduğunu doğrulamak için çalışanların hatırlayabildiği bulanık ayrıntılara güvenir.

Buna ek olarak, raporlarla ilgilenmek genellikle diğer sorumluluklara daha iyi harcanabilecek zamanı tüketir. Örneğin, 2022 Küresel İş Seyahati Birliği araştırmasına göre, her beş rapordan biri hata içeriyor veya açıklığa kavuşturulması gerekiyor - genellikle başıboş bir yazım hatası, eksik bir alan veya yanlış hatırlanan bir tarih gibi küçük bir şey nedeniyle. Ortalama olarak, bir raporun düzeltilmesi 18 dakika sürüyor ve işletmeye 52 dolara mal oluyor. Seyahat etmenin normal olduğu veya her dakikanın çok değerli olduğu şirketlerde bu süre hızla artar.

Ve iş seyahatleri ortadan kalkmıyor. Giderek daha hibrit hale gelen iş yerlerine rağmen, 2023 Mastercard araştırması, büyük şirketlerin yeni büyümeyi desteklemek için önümüzdeki birkaç yıl içinde seyahat bütçelerini artırmayı planladıklarını gösterdi. Gider raporları kalıcıdır - ancak daha kolay hale gelebilir.  

Mastercard, iş amaçlı seyahat edenlerin ve işverenlerinin işini kolaylaştırmak için, hem iş amaçlı seyahat edenlere hem de finans yöneticilerine çok ihtiyaç duydukları rahatlamayı sağlamak amacıyla gider raporlamasını ödeme süreciyle birleştirmenin yollarını araştırıyor. Mastercard, yazılım sağlayıcılarıyla ortaklıklara odaklanarak, eski gider raporunun modernleştirilmesinde kritik bir rol oynuyor.

Entegre seyahat ve masraf yönetimi yazılımı konusunda dünya lideri bir marka olan SAP Concur ile yaptığı çalışmaları ele alalım. İki şirket kısa süre önce gider raporlarını daha da basitleştirmek için uzun vadeli ilişkilerini genişletti. Yeni bir entegrasyon sayesinde, Mastercard kurumsal kartlarıyla yapılan alışverişler Concur Expense platformunda otomatik olarak kaydedilip doldurulabiliyor ve ek bilgi gerektiğinde çalışanlar anında uyarılabiliyor. Bu gerçek zamanlı harcama verileriyle, şirketler daha iyi harcama politikası uyumluluğu elde edebilirken, gezginler de otomatik harcama oluşturma ile gelişmiş bir deneyimin keyfini çıkarabilir. 

Mastercard'ın ticari çözümlerden sorumlu küresel başkanı Chad Wallace, "Yazılım ile ödemeyi bir araya getirmek, şirketlerin seyahat ve harcamalar hakkındaki düşüncelerini kökten değiştiriyor" diyor. "Daha önce birbiriyle konuşmayan sistemlerin verimliliği artırmak için bir araya geldiği bir platform yakınsaması görüyoruz. Gider raporunun her iki tarafındakiler için de çalışan deneyimi üzerinde dönüştürücü bir etkisi var."

Artık iş seyahatinde olanlar ödeme yapmak için kartlarını daldırabilir veya dokunabilirler ve Mastercard kurumsal hesaplarında yapılan satın alımlar otomatik olarak Concur Expense'e girilir. Ödeme kanalına entegrasyon, SAP Concur'un Mastercard'ın satıcı ağından taksi şirketinin posta adresi gibi ilgili ek bilgileri otomatik olarak çekmesine olanak tanır.

Yerleşik yapay zeka teknolojisine sahip Concur Expense, uyumluluğu da değerlendirerek bir harcamanın şüpheli olması durumunda anında geri bildirim gönderir, böylece çalışanlar geri ödenmeyebilecek paraları harcamaya devam etmezler.

Bu yetenekler, şirketlerin SAP Concur'un pazar stratejisi başkanı Chris Juneau'nun deyimiyle "önemli olan anda", yani tam da ödeme yaparken kullanıcıyla bağlantı kurmasını sağlıyor. Satın alma sırasında daha fazla bilgi talep ederek - konferansın üçüncü gecesinde akşam yemeğinde başka kimin olduğunu unutmadan önce - işletmeler hataları azaltır ve onayları hızlandırır.

Juneau, "Yapay zeka, hataya daha yatkın olan manuel görevleri üstlenebilir ve mobil uygulamalar, her zaman yanlarında bulunan bir şey aracılığıyla gezginlere bağlanabilir" diyor.

Örneğin SAP Concur, gider raporlamasını kolaylaştırmak için Concur Expense çözümüne yapay zeka yerleştirdi. Bir iş gezgini kiralık aracına yakıt ikmali yaptığında, makbuzun fotoğrafını SAP Concur mobil uygulaması ExpenseIT'e yükleyebilir. Yapay zeka modelleri ödeme tutarını, tarihi, vergiyi, varsa katma değer vergisini ve diğer ilgili bilgileri çıkarır ve gider raporunu otomatik olarak doldurur.

Yazılım ayrıca gider kategorisini de çıkarır - örneğin bir otel faturasını bir gaz makbuzundan ayırt edebilir. Bu, bir çalışanın pompadan uzaklaşmadan önce sadece bir fotoğraf çekerek bir harcamayı sorunsuz bir şekilde gönderebileceği ve finans ekiplerine T&E politika uyumluluğunu sağlamak için harcamalara gerçek zamanlı görünürlük sağlayabileceği anlamına gelir.

SAP Concur'un verilerine göre, ExpenseIT kullanılarak doldurulan raporların yalnızca 1,2% 'si çalışana iade ediliyor. Bu verimlilik tasarruf sağlar: Bir kuruluşun Concur kullanarak işlediği her 1.000 rapor için 273 saatlik çalışma ve 47.320 dolarlık üretkenlik maliyeti azalıyor. Bazı ülkelerde işletmeler, zamanında doldurulan raporlar için vergi avantajlarından da yararlanabilmektedir.

İleriye dönük olarak, görünürlük ve şeffaflık alanındaki bu gelişmeler tasarrufun ötesinde faydalar sağlayabilir. Sürdürülebilirlik gereklilikleri dünya çapında sıkılaştıkça, dijitalleştirilmiş seyahat verileri şirketlerin karbon ayak izlerini belgelemelerine ve hatta muhtemelen küçültmelerine yardımcı olacaktır.

Wallace, "Rezervasyon aracınızın otomatik olarak en yakıt tasarruflu uçakla uçuş veya yerel bir çiftlikten masaya restoranda rezervasyon önerdiği bir dünya hayal edin" diyor. "Her seçeneğin çevresel sonuçlarını ortaya koymak, çalışanların daha iyi seçimler yapmasına yardımcı olacaktır."

Mastercard'ın gerçek zamanlı harcama verilerine erişim sayesinde SAP Concur, daha fazla yeni işlevi etkinleştirmek için yapay zeka modellerini güncellemeye devam edebilir ve yazılımın seyahat talebinden geri ödemeye kadar her adımı yönetmesine olanak tanır. Juneau, "Bu sadece gider raporlamasıyla ilgili değil," diyor. "Bu, rezervasyondan başlayarak uçtan uca tüm süreci geliştirecek. İster gezgin ister finans ve muhasebe çalışanı olsun, çalışanlarımıza zamanlarını geri vermek istiyoruz ki diğer stratejik önceliklere odaklanabilsinler."