T&E yönetiminin iş seyahatlerine ayak uydurabilmesinin dört yolu

En doğru tahminler genellikle en değişken olanlardır. İş seyahatlerinin ya da kurumsal seyahatlerin tamamen iyileşeceği ya da iyileşmeyeceği yönündeki Covid dönemi tahminlerini ele alalım.

Her nasılsa iki tahmin de doğru çıktı. Ve seyahat & eğlence olarak da bilinen seyahat & giderleri (T&E), yöneticilerin nedenini anlaması gerekir.

Son rakamlar, T&E harcamalarının 2019 yılındaki 1,4 trilyon dolarlık seviyesini 2024 yılında yakalayacağını ve 2027 yılında 1,8 trilyon dolara ulaşacağını öngörüyor.1 Bu anlamda, iş seyahatleri tam bir toparlanma yolunda ilerliyor.

Ancak seyahat harcamaları, seyahat sıklığı veya seyahat hacmi ile aynı şey değildir. İş seyahatlerinin sayısı artarken, iş seyahati harcamaları daha hızlı artmaktadır.2

İnsanlar eskisinden daha uzun sürelerle seyahat ediyor. Uzak yerlere yapılan günübirlik geziler veya gece toplantıları devre dışıdır. Bir bölge içinde, belki de evden uzakta uzun bir çalışma dönemine serpiştirilmiş birden fazla toplantı.

Seyahatler ve harcamalar 2019'a göre senkronize değilken iş seyahatlerinde bir dirilişten söz edilemez. Dijital dönüşüm yeni hibrit işgücü ve artan çevresel kaygılarla boğuşurken, daha uygun bir kelime reenkarnasyondur.

Dolayısıyla, Mastercard sponsorluğunda yapılan bir ankete katılan seyahat karar vericilerinin 87'si% iş seyahatlerinin eski sistemleri elden geçirme fırsatı sunan bir dönüm noktasında olduğu konusunda hemfikirken, T&E programlarının yöneticileri artık 2019'daymışız gibi çalışamazlar.3

İşte onlara ayak uydurmanın dört yolu.

Her on seyahat karar vericisinden dokuzu, T&E'nin geleceğinin ödeme ve gider yönetiminin birleşmesi olduğu konusunda hemfikir. Ancak farklı satın alma ihtiyaçları ve yeni harcama türleri, karar vericilerin 61% hibrit veya uzaktan çalışan işgücünün seyahat giderlerini tahmin etmeyi ve bütçelemeyi daha zor hale getirdiğini söylüyor.

Kurumsal kaynak planlamasına (ERP) birleşik bir yaklaşım, tek bir doğruluk kaynağı ve B2B ve T&E ödeme akışlarının tam görünürlüğünü sağlayarak yardımcı olabilir. Önemli bir T&E nüans, seyahat karar vericilerinin bu görünürlüğü kendileri için elde etmek kadar çalışanlarına da sağlamakla ilgilenmeleridir.

Belki de şaşırtıcı olmayan bir şekilde, seyahat karar alıcıları harcama limitlerinin ödeme yöntemlerine bağlanmasını önümüzdeki beş yıl içinde en önemli küresel farklılaştırıcı unsur olarak görüyor. Ancak seyahat yöneticilerinin, çalışanların seyahat için kişisel kart kullanmasına izin vererek hesap mutabakatı, gözetim, nakit akışı ve hatta dolandırıcılığı önleme konularında verimsizlik riskine girmesi yardımcı olmaz.

Sanal kartlar bir alternatif sunuyor. Bire bir ödeme mutabakatı için ayrıntılı işlem verileri gibi fiziksel kurumsal kartların avantajlarını korurken, aynı zamanda T&E yöneticilerinin işlemlerin miktarı, zaman aralığı, türü ve yeri üzerinde harcama kontrolleri uygulamasına olanak tanır. Her on seyahat karar vericisinden dokuzu, sanal kartların beş yıl içinde ya yaygınlaşacağını ya da bir farklılaştırıcı olacağını söylüyor.

Seyahat karar alıcılarının neredeyse üçte ikisi T&E politikaları ve güncellemeleri hakkında hibrit veya uzaktan çalışan işgücüne etkili ve zamanında bilgi vermekte zorluklarla karşılaşmaktadır ve 89% daha dinamik T&E politikalarına ihtiyaç duydukları konusunda hemfikirdir.

Bir politika & prosedür incelemesi hedefleri tanımlayarak rakiplerle kıyaslama yaparak ve departmanlar ve bölgeler arasında yaklaşımları birleştirerek işle uygunluğu sağlayabilir. Konular, genel muhasebe kodları ve satıcı kategori kodlarından tek seferlik ödemelere ve cepten harcamalara kadar değişebilir.

Ancak işle ilgili olması kadar önemli olan bir diğer husus da çalışanların uyumu: 59% Seyahat karar vericileri, çalışanların harcama politikaları ve kontrollerine uyumunu sağlamakta zorlanıyor.

Açık politikalar doğal olarak yardımcı olur, ancak politika içi ve politika dışı harcamalara ilişkin gerçek zamanlı bildirimler, hareket halindeki gezginlerin ihtiyaçlarını karşılayarak bağlılığı artırabilir. Bankacılık uygulamalarında karbon hesaplayıcıları tarafından sağlananlar gibi çevresel hususlar doğal olarak dahil edilmelidir.

Seyahat tercihlerinin karbon emisyonları üzerindeki etkisini anlamak, seyahat politikalarını belirleyen iş liderleri için bir numaralı önceliktir. Artan izleme ve raporlama ihtiyaçları artık seyahat karar vericilerinin 88% 'inin daha bilinçli harcamalar için iş seyahati yapanlara karbon ayak izi verileri sağladığı veya sağlamayı planladığı anlamına geliyor.

Bir politika & prosedür incelemesinin ayrılmaz bir parçası olarak sürdürülebilirlik incelemesi tüm temel hususları içerir: tanımlanmış hedefler, rekabetçi kıyaslamalar ve kurumsal çapta stratejiler. Ancak sürdürülebilirlik - ya da daha geniş anlamda çevresel, sosyal ve yönetişim (ESG) konuları - kendi itici güçlerine de sahiptir.

İki ana çevresel itici güç el ele gitme eğilimindedir. Fransa'nın kısa mesafeli iç hat uçuşlarını yasaklaması gibi resmi zorunluluklar, AB ve ABD'deki katılımcıların üçte ikisinin artık hava yolculuğunun daha ağır vergilendirilmesini istemesi gibi, ortaya çıkan çalışan öncelikleriyle genellikle uyumludur.4

Ek hususlar da benzer şekilde kurumsal ve çalışan seviyelerini kapsamaktadır. Bazı çevrimiçi rezervasyon araçları, gezginlerin daha bilinçli satın alımlar yapmalarına yardımcı olmak için karbon ayak izi bilgileri sağlamaktadır. Bu arada, seyahat yöneticileri bu bilgileri daha bilinçli politikalar & prosedürler belirlemek için kullanabilir.

Seyahat tedarikçisi yönetimi, maliyet etkinliği, çalışan memnuniyeti ve kurumsal hedeflerin kesiştiği noktada yer alır. Rekabet halindeki çıkarların ustaca yönetilmesi her zaman kolay değildir ve işletmelerin 42% 'si seyahat tedarikçisi sözleşmelerinin müzakere edilmesinde zorluklar yaşandığını belirtmektedir.5

ERP verilerinin daha iyi kullanılması, tüm alıcıları tedarikçilerle pazarlık yapmak için daha iyi bir konuma getirir. Belirli bir T&E özniteliği, bir seyahat yönetim şirketinden (TMC) ve bir küresel dağıtım sisteminden (GDS) gelebilecek ek verilerdir.

TMC'ler iş seyahatlerini, alıcılara ve tedarikçilere küresel bir seyahat ağı üzerinden gerçek zamanlı seyahat envanteri sunan bir GDS'nin parçası olarak yönetir. Bir ödeme ağı, bir TMC'den veri alabilir ve seyahat veri kayıtlarını ilişkili işlemlerle eşleştirebilir.

Zenginleştirilmiş işlem verileri daha sonra T&E hakkında eksiksiz bir genel bakış sağlar ve seyahat yöneticilerinin daha bilinçli satın almalar yapmasına olanak tanır. Örnekler arasında fazla ödemelerin önlenmesi veya tercih edilen tedarikçilerle toplu olarak müzakere edilen yan yardımların uygunluğunun sağlanması yer alır.

Küresel iş seyahati harcamalarının 2024 yılında 2019'daki 1,4 trilyon dolar seviyesine ulaşması ve 2027 yılı sonunda yaklaşık 1,8 trilyon dolara ulaşması beklenmektedir.6 Bu artış, iş seyahatlerinin kuruluşlarının büyümesi için kritik öneme sahip olduğu konusunda hemfikir olan seyahat karar alıcılarının 88% görüşünü yansıtmaktadır.

Tüm bunlar seyahat karar vericileri üzerinde büyük bir baskı oluşturuyor; öyle ki bu karar vericilerin 85% 'i on yıl içinde Seyahat Direktörü (CTO) rolünün yaygınlaşacağına inanıyor. Basitleştirilmiş harcama yönetimi, özel politika & prosedürleri, yerleşik sürdürülebilirlik ve sayısallaştırılmış tedarikçi performansı yüklerini büyük ölçüde hafifletecektir.

Yapay zeka giderek daha fazla rol oynayacak. Seyahat öncesi rezervasyonlara yardımcı olarak ve bir seyahat sırasında poliçe içi ve poliçe dışı satın alımlara rehberlik ederek sanal bir asistan görevi görebilir veya kurumsal kredi kartı ödül programlarını kart sahibiyle alakalı hale getirmek için kişiselleştirebilir.

Çalışan merkezli bir T&E programı mutlu gezginler yaratır ve seyahat karar vericilerinin 91% 'i çalışanlara daha kişiselleştirilmiş seyahat deneyimleri sunmak için yapay zeka ve makine öğrenimine yatırım yapmayı planlamaktadır.

Böyle bir yatırım akıllıca görünüyor. Bir T&E yöneticisinin iş seyahatlerini takip etmesinin en iyi yolu, iş seyahati yapanların kendilerini takip etmektir.

Mastercard'ın T&E danışmanlık hizmetleri hakkında daha fazla bilgi edinin.