คนรุ่น Gen Z กำลังก้าวเข้าสู่โลกการทำงาน และพวกเขากำลังเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของธุรกิจ

ครั้งล่าสุดที่ลูกสาวคนหนึ่งของฉันต้องเขียนเช็ค เธอไม่รู้เลยว่าจะหาเช็คได้จากที่ไหน

เธออายุประมาณยี่สิบกว่าปี ฉลาด มีความสามารถ เชี่ยวชาญด้านดิจิทัล แต่กลับไม่คุ้นเคยกับวิธีการชำระเงินที่ยังคงมีการเคลื่อนย้ายเงินหลายล้านล้านดอลลาร์ระหว่างธุรกิจต่างๆ ทุกปี เมื่อถึงเวลาที่เธอต้องจ่ายเงินมัดจำ เธอไม่ได้ถาม วิธี การเขียนเช็ค เธอถาม ว่าทำไม เธอต้องทำอย่างนั้น

รูปแบบการชำระเงินของผู้บริโภคมีการเปลี่ยนแปลงอย่างมากในช่วงสองทศวรรษที่ผ่านมา คนรุ่นมิลเลนเนียลใช้บริการธนาคารออนไลน์มาเกือบตลอดช่วงชีวิตวัยผู้ใหญ่ของพวกเขา คนรุ่น Gen Z เติบโตมาพร้อมกับการชำระเงินแบบไร้สัมผัส ในขณะที่คนรุ่น Gen Alpha เกิดมาในโลกของกระเป๋าเงินดิจิทัล แต่โลกของการชำระเงินทางการค้าส่วนใหญ่ยังคงดำเนินงานด้วยกระบวนการที่ลูก ๆ ของฉันไม่เคยใช้และไม่คาดว่าจะได้ใช้ นั่นคือ ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ และเช็ค ซึ่งทั้งหมดอยู่ในรูปแบบกระดาษ ในสเปรดชีต และส่งต่อกันจากโต๊ะทำงานหนึ่งไปยังอีกโต๊ะทำงานหนึ่ง

ในฐานะผู้คร่ำหวอดในวงการการชำระเงินมา 25 ปี ผมได้เห็นแล้วว่าการเคลื่อนย้ายเงินตราได้พัฒนาไปไกลแค่ไหน ฉันก็เคยเห็นกรณีที่มันไม่ได้เป็นเช่นนั้นด้วยเช่นกัน ฉันได้เรียนรู้ว่าการเปลี่ยนแปลงที่แท้จริงไม่ได้เกิดขึ้นเพียงเพราะมีเทคโนโลยีอยู่เท่านั้น มันเกิดขึ้นเมื่อความคาดหวังเปลี่ยนแปลงไป การเปลี่ยนแปลงนั้นกำลังเกิดขึ้นแล้วในขณะนี้ โดยได้รับการขับเคลื่อนจากคนทำงานรุ่นใหม่ ซึ่งหนึ่งในนั้นอาจกลายเป็น CFO ของคุณในอนาคต 

ความเป็นจริงก็คือ การชำระเงินทางการค้าไม่ได้ล่าช้าในชั่วข้ามคืนหรือโดยเจตนา พวกมันวิวัฒนาการภายใต้สภาพแวดล้อมที่แตกต่างกันอย่างมาก ธุรกรรมระหว่างธุรกิจกับธุรกิจ (B2B) มักมีขนาดใหญ่กว่า ซับซ้อนกว่า และกระจัดกระจายมากกว่า โดยทั่วไปแล้ว กระบวนการเหล่านี้มักเกี่ยวข้องกับระบบหลายระบบ ขั้นตอนการอนุมัติหลายชั้น แพลตฟอร์ม ERP รุ่นเก่า และความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ที่มีมาอย่างยาวนาน ในหลายองค์กร การใช้เช็คกระดาษกลายเป็นสิ่งที่ฝังรากลึกเพราะมัน "ได้ผล" และเมื่อกระบวนการใดได้ผลแล้ว ก็มักจะคงอยู่ต่อไป

ในขณะที่บางอุตสาหกรรมได้ก้าวข้ามการใช้กระดาษไปแล้ว แต่บางอุตสาหกรรมกลับลงทุนอย่างหนักมานานหลายทศวรรษในกระบวนการทำงานที่ออกแบบมาโดยใช้กระดาษเป็นหลัก การทำให้ขั้นตอนการทำงานเหล่านั้นเป็นระบบอัตโนมัติรู้สึกง่ายกว่าการคิดใหม่ทั้งหมด ดังนั้นแทนที่จะเปลี่ยนระบบการชำระเงินให้เป็นดิจิทัลทั้งหมด หลายองค์กรจึงเลือกใช้วิธีการอัตโนมัติในการจัดการขั้นตอนการทำงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารกระดาษแทน

ความเฉื่อยชา — นี่คือสิ่งที่เราได้ยินซ้ำแล้วซ้ำเล่าเมื่อพูดคุยกับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กและฝ่ายการเงินของบริษัทขนาดใหญ่ทุกช่วงอายุและทุกอุตสาหกรรม เกี่ยวกับแนวทางการจัดการเช็คขององค์กร ชายสูงอายุคนหนึ่งซึ่งทำงานในอุตสาหกรรมร้านอาหารยอมรับว่า “การชำระเงินดิจิทัลมักจะตกหล่นเมื่อผมติดต่อเขา” และอธิบายระบบของเขาดังนี้: “ซัพพลายเออร์เข้ามา พวกเขายื่นใบเสร็จให้ผม หนึ่งเดือนต่อมา ผมนำใบเสร็จทั้งหมดกลับบ้านไปกับผม ผมนั่งลงพร้อมเครื่องคิดเลข บวกยอดทั้งหมด แล้วเขียนเช็ค” 

ในขณะเดียวกัน หญิงสาวคนหนึ่งที่ทำงานในธุรกิจค้าส่งกล่าวว่า “ธุรกิจของเราบริหารโดยคนรุ่นเก่า และพวกเขาชอบที่จะชำระเงินด้วยเช็คเสมอ” จากนั้นเธอกล่าวว่า การเกษียณอายุจำนวนมากที่จะเกิดขึ้นในอนาคตอาจก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงได้ 

ความเฉื่อยชาดังกล่าวได้สร้างระบบที่ใช้งานได้แต่เปราะบางและไม่สอดคล้องกับวิธีการดำเนินธุรกิจในปัจจุบันมากขึ้นเรื่อยๆ และนั่นก็ก่อให้เกิดความเสี่ยงอย่างแท้จริง 

เช็คยังคงเป็นหนึ่งในวิธีการชำระเงินระหว่างธุรกิจที่มีความเสี่ยงต่อการฉ้อโกงสูงที่สุด ระบบเหล่านี้ขาดการมองเห็นแบบเรียลไทม์ ติดตามได้ยากตั้งแต่ต้นจนจบ และมีข้อจำกัดในการควบคุมเมื่อระบบเหล่านั้นออกจากมือขององค์กรแล้ว ถึงแม้จะมีทางเลือกดิจิทัลให้เลือกใช้มากมาย แต่เช็คก็ยังคงคิดเป็นมูลค่าหลายล้านล้านดอลลาร์ในการชำระค่าใบแจ้งหนี้ในแต่ละปี

กระบวนการแบบใช้แรงงานคนยังจำกัดการควบคุมอีกด้วย เมื่อข้อมูลล่าช้า ขาดการเชื่อมต่อ หรือไม่สมบูรณ์ ทีมงานด้านการเงินจะสูญเสียความสามารถในการติดตามความเคลื่อนไหวตลอดวงจรการชำระเงิน ตั้งแต่การออกใบแจ้งหนี้ การอนุมัติ ไปจนถึงการชำระเงิน นั่นทำให้การจัดการกระแสเงินสด การบังคับใช้นโยบาย และการป้องกันการฉ้อโกงทำได้ยากขึ้น  

หลักการเดียวกันกับที่พลิกโฉมการชำระเงินของผู้บริโภค ได้แก่ ความเร็ว ความเรียบง่าย ความน่าเชื่อถือ และความชาญฉลาด สามารถนำมาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพกับธุรกรรมทางการค้าเช่นกัน นั่นหมายถึงการขยายประสบการณ์การใช้งานแบบคลิกเดียวไปยังด้านต่างๆ เช่น การจัดซื้อ การบัญชีเจ้าหนี้ การชำระเงินให้ซัพพลายเออร์ การเดินทางเพื่อธุรกิจ และการเบิกจ่ายเงิน

การเปลี่ยนแปลงนั้นขับเคลื่อนโดย การเงินแบบฝังตัวมากขึ้นเรื่อยๆ การชําระเงินไม่ใช่เวิร์กโฟลว์แยกต่างหากที่เกิดขึ้นหลังจากงานเสร็จสิ้นอีกต่อไป พวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของวิธีการซื้อขายและจัดการกระแสเงินสดของธุรกิจ เมื่อการชําระเงินถูกฝังลงในระบบ ERP หรือแพลตฟอร์มการจัดซื้อจัดจ้างหรือค่าใช้จ่ายโดยตรง จะเกิดขึ้นในบริบท โดยมีการส่งต่อน้อยลงและแรงเสียดทานน้อยลง สําหรับคนรุ่นที่ไม่เคยรู้จักโลกของหน้าต่างป๊อปอัปและวิธีแก้ปัญหาด้วยตนเอง สําหรับธุรกิจ หมายถึงการดําเนินการที่เร็วขึ้น ข้อมูลที่ดีขึ้นและการควบคุมที่เข้มงวดยิ่งขึ้น

การเลิกใช้กระดาษทำให้เกิดความสามารถใหม่ๆ ที่ทรงพลัง ตัวอย่างเช่น บัตรเสมือน ช่วยให้สามารถเข้าถึงข้อมูลแบบเรียลไทม์สำหรับการติดตามและตรวจสอบย้อนกลับได้ พร้อมทั้งกำหนดวงเงินใช้จ่ายเองได้ เพื่อให้องค์กรสามารถควบคุมได้มากขึ้น ซึ่งจะช่วยลดความยุ่งยากและลดความเสี่ยงจากการฉ้อโกง พร้อมทั้งเพิ่มความโปร่งใสและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

และการปฏิวัติการชำระเงินของผู้บริโภคยังไม่สิ้นสุดลง ความสามารถด้านความปลอดภัยยังคงพัฒนาอย่างต่อเนื่อง รวมถึงการเกิดขึ้นของข้อมูลประจำตัวแบบโทเค็นที่สามารถนำมาใช้ในการค้าขายในวงกว้างได้ เมื่อนวัตกรรมเหล่านั้นพัฒนาไปจนสมบูรณ์แล้ว พวกมันจะไม่จำกัดอยู่แค่การใช้งานของผู้บริโภคเท่านั้น พวกเขาจะมีบทบาทมากขึ้นในการกำหนดสิ่งที่ธุรกิจคาดหวังจากการชำระเงินทางการค้า ตั้งแต่ระบบรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่งขึ้น ไปจนถึงข้อมูลที่ชาญฉลาดขึ้น และประสบการณ์ที่ราบรื่นยิ่งขึ้นตั้งแต่ต้นจนจบ 

พนักงานรุ่น Gen Z ไม่เพียงแต่ตั้งคำถามเกี่ยวกับกระบวนการแบบเดิมๆ เท่านั้น แต่พวกเขายังแสดงให้เห็นถึงทางเลือกอื่นๆ อีกด้วย พวกเขาเชี่ยวชาญในการใช้เครื่องมือดิจิทัล พวกเขาคาดหวังประสบการณ์ที่ผสานรวมเข้าด้วยกันอย่างลงตัว และพวกเขายังไม่ค่อยอดทนต่อวิธีการแก้ปัญหาแบบใช้แรงงานคนซึ่งทำให้การทำงานช้าลงอีกด้วย ใช่แล้ว เรื่องนี้ก็ใช้ได้กับคนรุ่นมิลเลนเนียลเช่นกัน แต่สิ่งที่แตกต่างออกไปในปัจจุบันคือ โซลูชันสมัยใหม่ไม่จำเป็นต้องใช้เงินลงทุนล่วงหน้าจำนวนมหาศาล หรือการดำเนินการที่ใช้เวลานาน 

ในฐานะคนรุ่น Gen X ผมจำได้ว่าเมื่อก่อนการติดตั้งซอฟต์แวร์บนระบบภายในองค์กรใช้เวลา 4 ถึง 12 เดือน วันเหล่านั้นผ่านไปแล้ว ตอนนี้เราแค่ดาวน์โหลดแอป แล้วก็เริ่มใช้งานได้เลย เครื่องมือการชำระเงินเชิงพาณิชย์ดิจิทัลสามารถนำไปใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ผสานรวมได้อย่างราบรื่น และได้รับการพิสูจน์แล้วด้วยข้อมูลจริง

เมื่อคนทำงานรุ่นใหม่สามารถแสดงให้เห็นว่าการใช้เทคโนโลยีดิจิทัลช่วยเพิ่มความเร็ว ความปลอดภัย และการควบคุม ไม่ใช่แค่ความสะดวกสบายเท่านั้น มันจะเปลี่ยนมุมมองในการพูดคุยไปโดยสิ้นเชิง การปรับปรุงให้ทันสมัยไม่ใช่แค่สิ่งที่ "ควรมี" อีกต่อไป แต่กลายเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อความสามารถในการแข่งขัน

คนรุ่น Gen Z กำลังเข้าสู่ตลาดแรงงานในช่วงเวลาที่เทคโนโลยีและความเร่งด่วนสอดคล้องกันอย่างลงตัว เมื่อความคาดหวังปะทะกับความสามารถ การชำระเงินเชิงพาณิชย์จึงพร้อมที่จะปรับตัวให้เข้ากับโลกดิจิทัลที่พวกมันอาศัยอยู่แล้ว