พลิกโฉมการเดินทางเพื่อธุรกิจ โดยไม่ต้องมีสัมภาระมากมาย

การทำงานจากระยะไกลจะยังคงอยู่ต่อไป และบางบริษัทได้ริเริ่มสวัสดิการ "ทำงานจากที่ไหนก็ได้" ซึ่งเปิดโอกาสให้พนักงานสามารถยืดระยะเวลาวันหยุดพักผ่อนในต่างประเทศหรือไปเยี่ยมครอบครัวได้ นอกจากนี้ยังหมายความว่านักเดินทางเพื่อธุรกิจสามารถขยายเวลาการเดินทางเพื่อธุรกิจได้อีกสองสามวัน ทำให้พวกเขามีโอกาสได้สำรวจสถานที่ต่างๆ มากกว่าแค่ห้องประชุมหรือสิ่งอำนวยความสะดวกของโรงแรม การเดินทางไปทำธุรกิจต่างประเทศสองวันอาจกลายเป็นอดีตไปในไม่ช้า เนื่องจากพนักงานจะได้รับสิทธิประโยชน์จากนโยบายสำนักงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้น แต่การทำงานแบบกระจายตัวอาจสร้างความท้าทายใหม่ๆ ในการตรวจสอบค่าใช้จ่าย เพราะพนักงานที่ทำงานจากบ้านอาจมีค่าใช้จ่ายที่แตกต่างจากพนักงานออฟฟิศทั่วไป เช่น การซื้อบริการสมัครสมาชิก เฟอร์นิเจอร์สำนักงาน และอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ ซึ่งอาจทำให้บริษัทคาดการณ์และตรวจสอบค่าใช้จ่ายได้ยากขึ้น

สำหรับบริษัทต่างๆ การผสมผสานธุรกิจและการเดินทางเข้าด้วยกันนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป การจัดการค่าใช้จ่ายและการเบิกจ่ายคืนอาจมีความซับซ้อน และสำหรับพนักงาน ความสะดวกสบายในการชำระเงินด้วยการแตะหรือคลิกเพียงครั้งเดียวในชีวิตประจำวันนั้นยังขาดหายไปในการชำระค่าเดินทางและค่าใช้จ่ายด้านความบันเทิง ดังที่ใครก็ตามที่เคยลำบากกับการกรอกรายงานค่าใช้จ่ายย่อมทราบดี ด้วยเหตุนี้ บริษัทหลายแห่งจึงหันมาใช้ บัตรเสมือนจริง สำหรับค่าใช้จ่ายในการเดินทาง บัตรเหล่านี้ถูกสร้างขึ้นทันทีเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ เช่น การเดินทางเพื่อธุรกิจ งานเลี้ยงอาหารค่ำกับลูกค้าในงานประชุม การจัดการการเดินทางสำหรับผู้สมัครงานที่มีศักยภาพ โดยมีการควบคุมการใช้จ่ายที่กำหนดเอง เช่น จำนวนเงิน ระยะเวลา และประเภทของการซื้อที่สามารถใช้บัตรได้ ซึ่งจะสร้างข้อมูลโดยละเอียดสำหรับการติดตาม การรายงาน และการกระทบยอดอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังสามารถออกบัตรโดยตรงไปยังกระเป๋าเงินดิจิทัลบนมือถือได้ ทำให้การเดินทางเป็นแบบไร้สัมผัส

ความคาดหวังที่สูงขึ้นของผู้บริโภคเหล่านี้ อาจทำให้บริษัทต่างๆ ขยายสิทธิประโยชน์ในบัตรเครดิตสำหรับค่าใช้จ่ายในการเดินทางและการบันเทิง (T&E) สำหรับธุรกิจและองค์กรต่างๆ เช่น ประกันการเดินทางที่ดีขึ้น บริการดูแลช่วยเหลือส่วนตัว บริการแพทย์ทางไกล และ Access ห้องรับรองในสนามบิน เป็นต้น

นี่เป็นการขยายตัวอีกครั้งของ “การนำแนวคิดผู้บริโภคมาใช้” ในการเดินทางเพื่อธุรกิจใช่หรือไม่? เครื่องมือ AI ที่กำลังได้รับความนิยมในภาคการท่องเที่ยวเพื่อพักผ่อนหย่อนใจ รวมถึงตัวแทนท่องเที่ยวเสมือนจริงที่สามารถปรับแต่งแผนการเดินทางและจองตั๋วราคาประหยัดได้นั้น มีแนวโน้มที่จะสร้างความเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในภาคการท่องเที่ยวเพื่อธุรกิจเช่นกัน บอทเหล่านี้สามารถปรับแต่งการเดินทางตามนโยบายค่าใช้จ่ายในการเดินทาง งบประมาณ และความต้องการของพนักงานได้ และด้วยต้นทุนการเดินทางเพื่อธุรกิจที่เพิ่มสูงขึ้น – รายงานการคาดการณ์การเดินทางเพื่อธุรกิจทั่วโลกของ CWT สำหรับปี 2024 แสดงให้เห็นว่าต้นทุนเฉลี่ยต่อผู้เข้าร่วมต่อวันสำหรับการประชุมและกิจกรรมต่างๆ เพิ่มขึ้น 3% และอัตราค่าห้องพักโรงแรมเพิ่มขึ้น 3.6% – ทีมงานด้านการเดินทางขององค์กรสามารถใช้ AI เพื่อการคาดการณ์ราคาที่ดีขึ้น และจัดการงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้ทีมเหล่านี้สามารถสร้างนโยบายที่มีความยืดหยุ่นมากขึ้น และแม้กระทั่งปรับวงเงินการใช้จ่ายโดยการวิเคราะห์การใช้จ่ายในอดีตในระดับที่ละเอียดกว่าเดิมได้อีกด้วย เครื่องมือ AI สามารถช่วยลดความยุ่งยากของกระบวนการจัดทำรายงานค่าใช้จ่ายสำหรับทั้งพนักงานและทีมการเงิน โดยการทำการบันทึกและตรวจสอบค่าใช้จ่ายที่ซ้ำซากและคาดการณ์ได้โดยอัตโนมัติ จากผลสำรวจของ Mastercard พบว่า 9 ใน 10 ของผู้มีอำนาจตัดสินใจด้านการเดินทางวางแผนที่จะลงทุนใน AI และการเรียนรู้ของเครื่องจักรเพื่อปรับปรุงกระบวนการและปรับแต่งการเดินทางให้เหมาะสมกับพนักงานของตน

บริษัทหลายแห่งกำลังพยายามอย่างเต็มที่เพื่อลดปริมาณการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์ของตน จากการสำรวจของ Mastercard พบว่า ผู้มีอำนาจตัดสินใจด้านการเดินทาง 9 ใน 10 คน ระบุว่า พวกเขามุ่งเน้นไปที่การติดตามความพยายามด้านสิ่งแวดล้อม สังคม และธรรมาภิบาล เช่น การปล่อยก๊าซเรือนกระจกจากการเดินทางเพื่อธุรกิจของบริษัท เป็นต้น เครื่องมือติดตามการปล่อยก๊าซคาร์บอนที่ แสดงรอยเท้าคาร์บอน ของการเดินทางเพื่อธุรกิจและการเลือกที่นั่ง สามารถกระตุ้นให้ผู้โดยสารตัดสินใจเดินทางโดยคำนึงถึงสิ่งแวดล้อมมากขึ้น เมื่อความยั่งยืนเป็นวาระสำคัญอันดับต้นๆ ขององค์กร เราจึงคาดได้ว่าบริษัทต่างๆ จะแสวงหาวิธีการต่างๆ เพื่อช่วยให้บรรลุเป้าหมายด้านความยั่งยืนของตนเอง ตัวอย่างเช่น บริการให้คำปรึกษาด้านการเดินทางและการบันเทิง (T&E Consulting Services) ของ Mastercard ช่วยให้องค์กรต่างๆ ประเมินนโยบายและขั้นตอนด้านการเดินทางและการบันเทิงของตนใหม่ ประเมินประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์ และปรับปรุงเพื่ออนาคต