Skip to main content

พาณิชย์

5 มิถุนายน 2567

 

นี่คือจุดจบของรายงานค่าใช้จ่ายในรูปแบบที่เราคุ้นเคยกัน

Christine Gibson

Contributor

เพื่อให้เข้าใจว่าพนักงานรู้สึกหวาดกลัวการยื่นรายงานค่าใช้จ่ายมากแค่ไหน ลองพิจารณาสิ่งนี้: จาก การสำรวจ ของ SAP Concur ในปี 2019 พบว่า เกือบ 20% ของนักเดินทางเพื่อธุรกิจกล่าวว่า พวกเขาขอไปทำฟันที่คลินิกทันตกรรมดีกว่ากรอกรายงานค่าใช้จ่าย

การรายงานค่าใช้จ่ายเป็นสิ่งที่ถูกวิพากษ์วิจารณ์อย่างกว้างขวางว่าน่าเบื่อ และเป็นเรื่องที่ยุ่งยากเป็นพิเศษสำหรับผู้ที่ทำงานในสถานที่ที่ต้องใช้แบบฟอร์มที่เขียนด้วยมือ พนักงานเหล่านี้มักพบว่าตัวเองต้องพลิกดูซองจดหมายที่อัดแน่นไปด้วยใบเสร็จ ต้องเพ่งสายตาดูตัวอักษรจางๆ เพื่อหาว่าบริษัทแท็กซี่ที่พวกเขาใช้ในฟีนิกซ์คือบริษัทอะไร หรือต้องพยายามนึกว่าใครมางานสังสรรค์ในวันสุดท้ายของการเดินทางบ้าง

งานไม่ได้ง่ายขึ้นเลยสำหรับผู้ที่ได้รับรายงาน ผู้บริหารด้านการเดินทางและความบันเทิง บัญชี หรือการเงิน ต่างต้องอาศัยรายละเอียดคร่าวๆ ที่พนักงานจำได้ เพื่อยืนยันว่าการใช้จ่ายของตนเป็นไปตามนโยบายของบริษัท รวมถึงข้อบังคับและกฎหมายภาษีของประเทศปลายทางด้วย

52 ดอลลาร์

ค่าใช้จ่ายเฉลี่ยของธุรกิจในการแก้ไขรายงานค่าใช้จ่ายนั้นค่อนข้างสูง และอาจมีรายงานมากถึงหนึ่งในห้าฉบับที่มีข้อผิดพลาดหรือต้องการคำชี้แจงเพิ่มเติม

นอกจากนี้ การจัดการรายงานมักใช้เวลามาก ซึ่งเวลาเหล่านั้นควรนำไปใช้กับหน้าที่รับผิดชอบอื่นๆ ที่มีประโยชน์มากกว่า ตัวอย่างเช่น รายงานหนึ่งในห้าฉบับ มีข้อผิดพลาดหรือต้องการคำชี้แจงเพิ่มเติม ซึ่งมักเกิดจากเรื่องเล็กน้อย เช่น การพิมพ์ผิด ข้อมูลที่ขาดหายไป หรือการจำวันที่ผิดพลาด ตามการศึกษาของสมาคมการเดินทางเพื่อธุรกิจระดับโลกในปี 2022 โดยเฉลี่ยแล้ว การแก้ไขรายงานใช้เวลา 18 นาที และมีค่าใช้จ่ายสำหรับธุรกิจ 52 ดอลลาร์ ในบริษัทที่การเดินทางเป็นเรื่องปกติ หรือที่ทุกนาทีมีค่า การเดินทางก็จะเพิ่มจำนวนขึ้นอย่างรวดเร็ว

และการเดินทางเพื่อธุรกิจก็จะไม่หายไปไหน แม้ว่ารูปแบบการทำงานแบบไฮบริดจะเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ แต่ ผลการศึกษาของ Mastercard ในปี 2023 แสดงให้เห็นว่าบริษัทขนาดใหญ่กำลังวางแผนที่จะเพิ่มงบประมาณด้านการเดินทางในช่วงสองสามปีข้างหน้าเพื่อขับเคลื่อนการเติบโตใหม่ๆ รายงานค่าใช้จ่ายยังคงเป็นสิ่งจำเป็น แต่ก็สามารถทำให้ง่ายขึ้นได้  

เพื่อลดความยุ่งยากสำหรับนักเดินทางเพื่อธุรกิจและนายจ้างของพวกเขา Mastercard กำลังสำรวจวิธีการผสานการรายงานค่าใช้จ่ายเข้ากับกระบวนการชำระเงิน เพื่อบรรเทาภาระงานที่จำเป็นอย่างยิ่งสำหรับทั้งนักเดินทางเพื่อธุรกิจและผู้จัดการฝ่ายการเงิน ด้วยการมุ่งเน้นไปที่การเป็นพันธมิตรกับผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ มาสเตอร์การ์ดกำลังมีบทบาทสำคัญในการปรับปรุงรายงานค่าใช้จ่ายแบบดั้งเดิมให้ทันสมัยยิ่งขึ้น

ยกตัวอย่างเช่น การทำงานร่วมกับ SAP Concur ซึ่งเป็นแบรนด์ชั้นนำระดับโลกด้านซอฟต์แวร์การจัดการการเดินทางและค่าใช้จ่ายแบบครบวงจร เมื่อไม่นานมานี้ ทั้งสองบริษัทได้ขยายความสัมพันธ์ระยะยาวเพื่อลดความซับซ้อนของรายงานค่าใช้จ่ายมากยิ่งขึ้น ด้วยระบบการผสานรวมใหม่ การซื้อสินค้าด้วย Mastercard Corporate Card สามารถบันทึกและป้อนข้อมูลลงในแพลตฟอร์ม Concur Expense ได้โดยอัตโนมัติ จากนั้นระบบจะแจ้งเตือนพนักงานทันทีหากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม ด้วยข้อมูลการใช้จ่ายแบบเรียลไทม์นี้ บริษัทต่างๆ สามารถปฏิบัติตามนโยบายค่าใช้จ่ายได้ดียิ่งขึ้น ในขณะที่ผู้เดินทางสามารถเพลิดเพลินกับประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้นด้วยการสร้างใบเบิกค่าใช้จ่ายอัตโนมัติ  

“การผสานซอฟต์แวร์เข้ากับระบบการชำระเงินกำลังเปลี่ยนแปลงวิธีคิดของบริษัทต่างๆ เกี่ยวกับการเดินทางและค่าใช้จ่ายอย่างสิ้นเชิง” แชด วอลเลซ หัวหน้าฝ่ายโซลูชันเชิงพาณิชย์ระดับโลกของมาสเตอร์การ์ดกล่าว “เรากำลังเห็นการหลอมรวมของแพลตฟอร์มต่างๆ — โดยที่ระบบต่างๆ ที่ก่อนหน้านี้ไม่สามารถสื่อสารกันได้ กำลังมารวมกันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ” ผลกระทบที่เกิดขึ้นนั้นเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญต่อประสบการณ์ของพนักงาน ทั้งฝ่ายที่รับผิดชอบและฝ่ายที่เบิกค่าใช้จ่าย”

ปัจจุบันนักเดินทางเพื่อธุรกิจสามารถเสียบหรือแตะบัตรเพื่อชำระเงินได้ง่ายๆ และการซื้อที่ทำผ่านบัญชีองค์กรของ Mastercard จะถูกบันทึกเข้าสู่ระบบ Concur Expense โดยอัตโนมัติ การผสานรวมเข้ากับช่องทางการชำระเงินทำให้ SAP Concur สามารถดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติมโดยอัตโนมัติ เช่น ที่อยู่สำหรับส่งจดหมายของบริษัทแท็กซี่ จากเครือข่ายร้านค้าของ Mastercard ได้

ด้วยเทคโนโลยี AI ในตัว Concur Expense ยังประเมินการปฏิบัติตามกฎระเบียบ โดยส่งข้อเสนอแนะทันทีหากพบว่าค่าใช้จ่ายใดมีข้อสงสัย เพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานใช้จ่ายเงินที่อาจไม่ได้รับการชดเชยคืน

ความสามารถเหล่านี้ช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถเชื่อมต่อกับผู้ใช้ในสิ่งที่คริส จูโน หัวหน้าฝ่ายกลยุทธ์การตลาดของ SAP Concur เรียกว่า "ช่วงเวลาที่สำคัญที่สุด" นั่นคือขณะที่พวกเขากำลังชำระเงิน การขอข้อมูลเพิ่มเติมในขณะทำการซื้อ — ก่อนที่คุณจะลืมว่าใครบ้างที่มาร่วมรับประทานอาหารเย็นในคืนที่สามของการประชุม — จะช่วยลดข้อผิดพลาดและเร่งกระบวนการอนุมัติให้เร็วขึ้น

จูโนกล่าวว่า “AI สามารถเข้ามาช่วยทำงานที่ต้องทำด้วยมือซึ่งมีโอกาสผิดพลาดได้ง่ายกว่า และแอปพลิเคชันบนมือถือจะเชื่อมต่อกับนักเดินทางผ่านสิ่งที่พวกเขามีติดตัวอยู่เสมอ”

ตัวอย่างเช่น SAP Concur ได้ผสานปัญญาประดิษฐ์เข้ากับโซลูชัน Concur Expense เพื่อปรับปรุงกระบวนการรายงานค่าใช้จ่ายให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เมื่อนักธุรกิจเดินทางเติมน้ำมันรถเช่า พวกเขาสามารถอัปโหลดรูปถ่ายใบเสร็จรับเงินไปยัง แอปพลิเคชันมือถือ SAP Concur ที่ชื่อ ExpenseIT ได้ โมเดล AI จะดึงข้อมูลจำนวนเงินที่ชำระ วันที่ ภาษี ภาษีมูลค่าเพิ่ม (ถ้ามี) และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ แล้วกรอกรายงานค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติ

ซอฟต์แวร์ยังสามารถระบุหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายได้ด้วย เช่น สามารถแยกแยะใบเสร็จค่าโรงแรมออกจากใบเสร็จค่าน้ำมันได้ นั่นหมายความว่าพนักงานสามารถส่งใบเบิกค่าใช้จ่ายได้อย่างราบรื่นเพียงแค่ถ่ายรูป ก่อนที่จะขับรถออกจากปั๊มน้ำมันด้วยซ้ำ ทำให้ทีมการเงินสามารถตรวจสอบการใช้จ่ายแบบเรียลไทม์ เพื่อให้มั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามนโยบายค่าใช้จ่ายในการเดินทางและค่าใช้จ่ายอื่นๆ อย่างถูกต้อง

จากข้อมูลของ SAP Concur พบว่า มีเพียง 1.2% ของรายงานที่ยื่นผ่าน ExpenseIT เท่านั้นที่ถูกส่งคืนให้กับพนักงาน ประสิทธิภาพดังกล่าวช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย: สำหรับรายงานทุก 1,000 ฉบับที่องค์กรจัดการโดยใช้ Concur จะช่วยลดเวลาทำงานลง 273 ชั่วโมง และลดต้นทุนด้านประสิทธิภาพการทำงานได้ 47,320 ดอลลาร์สหรัฐ ในบางประเทศ ธุรกิจต่างๆ ยังสามารถใช้ประโยชน์จากสิทธิประโยชน์ทางภาษีสำหรับการยื่นรายงานตรงเวลาได้อีกด้วย

ในอนาคต การปรับปรุงด้านการมองเห็นและความโปร่งใสเหล่านี้ อาจนำมาซึ่งประโยชน์มากกว่าแค่การประหยัดค่าใช้จ่าย เนื่องจากข้อกำหนดด้านความยั่งยืนเข้มงวดมากขึ้นทั่วโลก ข้อมูลการเดินทางแบบดิจิทัลจะช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถบันทึกปริมาณการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์ของตนได้ และอาจช่วยลดปริมาณดังกล่าวลงได้ด้วยซ้ำ

“ลองนึกภาพโลกที่เครื่องมือจองของคุณแนะนำเที่ยวบินที่ประหยัดเชื้อเพลิงที่สุดโดยอัตโนมัติ หรือแนะนำการจองที่ร้านอาหารท้องถิ่นที่ใช้วัตถุดิบจากฟาร์มสู่โต๊ะอาหาร” วอลเลซกล่าว “การเปิดเผยผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมของแต่ละทางเลือกจะช่วยให้พนักงานสามารถตัดสินใจได้ดียิ่งขึ้น”

ด้วยการเข้าถึงข้อมูลการใช้จ่ายแบบเรียลไทม์ของ Mastercard ทำให้ SAP Concur สามารถอัปเดตโมเดล AI อย่างต่อเนื่องเพื่อเปิดใช้งานฟังก์ชันใหม่ ๆ มากขึ้น ช่วยให้ซอฟต์แวร์สามารถจัดการทุกขั้นตอนตั้งแต่การขอเดินทางไปจนถึงการชำระเงินคืนได้ จูโนกล่าวว่า “นี่ไม่ใช่แค่เรื่องการรายงานค่าใช้จ่ายเท่านั้น” “สิ่งนี้จะช่วยยกระดับกระบวนการทั้งหมดตั้งแต่ต้นจนจบ เริ่มตั้งแต่การจอง” เราต้องการคืนเวลาให้กับพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นพนักงานที่เดินทางบ่อย หรือพนักงานฝ่ายการเงินและการบัญชี เพื่อให้พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่ลำดับความสำคัญเชิงกลยุทธ์อื่นๆ ได้”