4 วิธีที่ฝ่ายบริหารค่าใช้จ่ายในการเดินทางและค่าที่พักสามารถปรับตัวให้ทันกับการเดินทางเพื่อธุรกิจ

การคาดการณ์ที่แม่นยำที่สุด มักจะเป็นสิ่งที่ปรับเปลี่ยนได้ง่ายที่สุด ลองพิจารณาคำทำนายที่ขัดแย้งกันในช่วงยุคโควิด เกี่ยวกับการเดินทางเพื่อธุรกิจ หรือการเดินทางขององค์กร ว่าจะฟื้นตัวเต็มที่หรือไม่

ไม่น่าเชื่อว่าคำทำนายทั้งสองอย่างถูกต้อง และค่าใช้จ่ายในการเดินทางและค่าใช้จ่ายอื่นๆ (T&E) หรือที่รู้จักกันในชื่อค่าใช้จ่ายในการเดินทางและความบันเทิง ผู้จัดการจำเป็นต้องเข้าใจว่าทำไมจึงเป็นเช่นนั้น

ตัวเลขล่าสุดคาดการณ์ว่า การใช้จ่ายด้านการเดินทางและบันเทิง (T&E) จะฟื้นตัวกลับสู่ระดับสูงสุดในปี 2019 ที่ 1.4 ล้านล้านดอลลาร์สหรัฐฯ ในช่วงปี 2024 และแตะระดับ 1.8 ล้านล้านดอลลาร์สหรัฐฯ ในปี 20271 ในแง่นั้น การเดินทางเพื่อธุรกิจกำลังอยู่ในช่วงฟื้นตัวอย่างเต็มที่

อย่างไรก็ตาม การใช้จ่ายด้านการเดินทางไม่เหมือนกับความถี่ในการเดินทางหรือปริมาณการเดินทาง ในขณะที่จำนวนการเดินทางเพื่อธุรกิจเพิ่มขึ้น ค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจกลับเพิ่มขึ้นเร็วกว่า2

ผู้คนเดินทางท่องเที่ยวเป็นระยะเวลานานขึ้นกว่าเดิม การเดินทางไกลแบบไปเช้าเย็นกลับ หรือการประชุมค้างคืนในสถานที่ห่างไกลนั้นเป็นไปไม่ได้แล้ว การประชุมหลายครั้งภายในภูมิภาคเดียวกัน โดยอาจมีช่วงเวลาทำงานนอกบ้านที่ยาวนานสลับกันไป ถือเป็นเรื่องปกติ

คงพูดไม่ได้เต็มปากว่าการเดินทางเพื่อธุรกิจกำลังฟื้นตัว เมื่อจำนวนการเดินทางและค่าใช้จ่ายไม่สอดคล้องกับปี 2019 ในขณะที่การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลกำลังเผชิญกับรูปแบบการทำงานแบบไฮบริดใหม่และความกังวลด้านสิ่งแวดล้อมที่เพิ่มสูงขึ้น คำที่เหมาะสมกว่าอาจจะเป็นการ กลับชาติมาเกิด

ดังนั้น เมื่อผู้มีอำนาจตัดสินใจด้านการเดินทาง 87% ใน การสำรวจที่ได้รับการสนับสนุนจาก Mastercard เห็นพ้องต้องกันว่าการเดินทางเพื่อธุรกิจกำลังอยู่ในจุดเปลี่ยนที่สำคัญและเป็นโอกาสที่จะปรับปรุงระบบเดิม ๆ ผู้จัดการโครงการด้านการเดินทางและการบันเทิงจึงไม่สามารถดำเนินการราวกับว่ายังเป็นปี 2019 อีกต่อไป3

นี่คือ 4 วิธีที่จะช่วยให้พวกเขาตามทันสถานการณ์

เก้าในสิบของผู้มีอำนาจตัดสินใจด้านการเดินทางเห็นพ้องกันว่าอนาคตของการจัดการการเดินทางและค่าใช้จ่ายคือการผสานรวมของการจัดการการชำระเงินและค่าใช้จ่าย อย่างไรก็ตาม ความต้องการซื้อที่แตกต่างกันและประเภทค่าใช้จ่ายใหม่ๆ ทำให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจถึง 61% กล่าวว่าพนักงานที่ทำงานแบบไฮบริดหรือทำงานจากระยะไกล ทำให้การคาดการณ์และจัดทำงบประมาณค่าใช้จ่ายในการเดินทางทำได้ยากขึ้น

แนวทางการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) แบบครบวงจรสามารถช่วยได้โดยการจัดหาแหล่งข้อมูลที่ถูกต้องเพียงแหล่งเดียวและมองเห็นภาพรวมของการไหลเวียนของการชำระเงินระหว่างธุรกิจ (B2B) และค่าใช้จ่ายในการเดินทางและบันเทิง (T&E) ได้อย่างสมบูรณ์ ประเด็นสำคัญเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายในการเดินทางและการบันเทิงคือ ผู้มีอำนาจตัดสินใจเรื่องการเดินทางนั้นสนใจที่จะให้พนักงานได้เห็นข้อมูลเหล่านั้นมากพอๆ กับที่พวกเขาต้องการได้รับข้อมูลเหล่านั้นด้วยตนเอง

จึงอาจไม่ใช่เรื่องน่าแปลกใจที่ผู้มีอำนาจตัดสินใจด้านการท่องเที่ยวจะมองว่าการเชื่อมโยงวงเงินใช้จ่ายกับวิธีการชำระเงินจะเป็นปัจจัยสำคัญที่สุดที่จะสร้างความแตกต่างในระดับโลกในอีกห้าปีข้างหน้า อย่างไรก็ตาม การที่ผู้จัดการด้านการเดินทางปล่อยให้พนักงานใช้บัตรส่วนตัวในการเดินทาง ส่งผลให้เกิดความไร้ประสิทธิภาพในการตรวจสอบบัญชี การกำกับดูแล การบริหารกระแสเงินสด และแม้กระทั่งการป้องกันการทุจริต ก็ยิ่งทำให้สถานการณ์แย่ลง

บัตรเสมือน เป็นอีกทางเลือกหนึ่ง บัตรเหล่านี้ยังคงรักษาข้อดีของบัตรองค์กรแบบกระดาษไว้ เช่น ข้อมูลการทำธุรกรรมโดยละเอียดสำหรับการกระทบยอดการชำระเงินแบบรายบุคคล ในขณะเดียวกันก็ช่วยให้ผู้จัดการด้านการเดินทางและค่าใช้จ่ายสามารถควบคุมการใช้จ่ายในด้านจำนวนเงิน ระยะเวลา ประเภท และสถานที่ของการทำธุรกรรมได้ ผู้ที่มีอำนาจตัดสินใจด้านการเดินทางเก้าในสิบคนกล่าวว่า บัตรเสมือนจริงจะเป็นเรื่องปกติหรือเป็นสิ่งที่สร้างความแตกต่างในอีกห้าปีข้างหน้า

เกือบสองในสามของผู้มีอำนาจตัดสินใจด้านการเดินทางพบความท้าทายในการให้ข้อมูลที่มีประสิทธิภาพและทันท่วงทีเกี่ยวกับนโยบายการเดินทางและค่าใช้จ่าย (T&E) และการอัปเดตต่างๆ แก่พนักงานที่ทำงานแบบไฮบริดหรือทำงานจากระยะไกล และ 89% เห็นด้วยว่าพวกเขาต้องการนโยบายการเดินทางและค่าใช้จ่ายที่มีความยืดหยุ่นมากขึ้น

การทบทวนนโยบายและขั้นตอนการปฏิบัติงานสามารถช่วยให้ธุรกิจมีความสอดคล้องกับแนวทางปฏิบัติได้ โดยการกำหนดวัตถุประสงค์ เปรียบเทียบกับคู่แข่ง และสร้างแนวทางที่เป็นเอกภาพในทุกแผนกและทุกภูมิภาค หัวข้อต่างๆ อาจครอบคลุมตั้งแต่รหัสบัญชีแยกประเภททั่วไปและรหัสหมวดหมู่ร้านค้า ไปจนถึงการชำระเงินครั้งเดียวและค่าใช้จ่ายที่จ่ายเอง

อย่างไรก็ตาม สิ่งที่สำคัญไม่แพ้ความเกี่ยวข้องทางธุรกิจก็คือการปฏิบัติตามของพนักงาน: 59% ของผู้มีอำนาจตัดสินใจด้านการเดินทางประสบปัญหาในการทำให้แน่ใจว่าพนักงานปฏิบัติตามนโยบายและการควบคุมการใช้จ่าย

นโยบายที่ชัดเจนย่อมช่วยได้ แต่การแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับการใช้จ่ายที่อยู่ในและนอกนโยบายจะช่วยเพิ่มการปฏิบัติตามนโยบายได้มากขึ้น โดยตอบสนองความต้องการของนักเดินทางที่กำลังเดินทางอยู่ ควรนำปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อม เช่น เครื่องคำนวณคาร์บอน ในแอปพลิเคชันของธนาคาร มาพิจารณาเป็นส่วนหนึ่งของการพิจารณาด้วย

การทำความเข้าใจผลกระทบจากการปล่อยก๊าซคาร์บอนจากการเลือกเดินทางเป็นสิ่งสำคัญอันดับหนึ่งสำหรับผู้นำธุรกิจที่กำหนดนโยบายการเดินทาง ความต้องการในการติดตามและรายงานที่เพิ่มมากขึ้น ส่งผลให้ปัจจุบันผู้มีอำนาจตัดสินใจด้านการเดินทางถึง 88% ได้ให้ข้อมูลหรือวางแผนที่จะให้ข้อมูลรอยเท้าคาร์บอนแก่ผู้เดินทางเพื่อธุรกิจ เพื่อการตัดสินใจใช้จ่ายที่ชาญฉลาดมากขึ้น

การทบทวนด้านความยั่งยืนเป็นส่วนสำคัญของการทบทวนนโยบายและขั้นตอนการปฏิบัติงาน โดยครอบคลุมประเด็นหลักทั้งหมด ได้แก่ วัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ เกณฑ์มาตรฐานในการแข่งขัน และกลยุทธ์ระดับองค์กร แต่ความยั่งยืน หรือในวงกว้างกว่านั้นคือการพิจารณาด้านสิ่งแวดล้อม สังคม และธรรมาภิบาล (ESG) ก็มีแรงผลักดันของตัวเองเช่นกัน

แรงผลักดันด้านสิ่งแวดล้อมหลักสองประการมักจะเกิดขึ้นควบคู่กันไป คำสั่งอย่างเป็นทางการ เช่น การห้ามเที่ยวบินภายในประเทศระยะสั้นของฝรั่งเศส มักสอดคล้องกับลำดับความสำคัญของพนักงานที่เกิดขึ้นใหม่ เช่น ผู้ตอบแบบสอบถามสองในสามของสหภาพยุโรปและสหรัฐอเมริกาที่ต้องการให้มีการเก็บภาษีการเดินทางทางอากาศในอัตราที่สูงขึ้น4

นอกจากนี้ ยังมีข้อพิจารณาเพิ่มเติมที่ครอบคลุมทั้งระดับองค์กรและระดับพนักงานด้วย เครื่องมือการจองออนไลน์บางแห่งได้ให้ข้อมูลเกี่ยวกับปริมาณการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์แล้ว เพื่อช่วยให้นักเดินทางตัดสินใจซื้อได้อย่างชาญฉลาดมากขึ้น ในขณะเดียวกัน ผู้จัดการด้านการเดินทางอาจใช้ข้อมูลดังกล่าวเพื่อกำหนดนโยบายและขั้นตอนที่รอบคอบยิ่งขึ้น

การบริหารจัดการผู้ให้บริการด้านการเดินทางนั้นอยู่ตรงจุดตัดระหว่างความคุ้มค่า ความพึงพอใจของพนักงาน และเป้าหมายขององค์กร การจัดการผลประโยชน์ที่ขัดแย้งกันอย่างชาญฉลาดนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป และ 42% ของธุรกิจระบุว่าพบความยากลำบากในการเจรจาสัญญากับผู้ให้บริการด้านการเดินทาง5

การใช้ข้อมูลจากระบบ ERP อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทำให้ผู้ซื้อทุกรายอยู่ในตำแหน่งที่ดีกว่าในการเจรจาต่อรองกับซัพพลายเออร์ คุณลักษณะเฉพาะด้านการเดินทางและการบันเทิง (T&E) คือข้อมูลเพิ่มเติมที่อาจมาจากบริษัทจัดการการเดินทาง (TMC) และระบบกระจายสินค้าทั่วโลก (GDS)

บริษัทจัดการการเดินทาง (TMC) บริหารจัดการการเดินทางเพื่อธุรกิจในฐานะส่วนหนึ่งของระบบกระจายการเดินทางทั่วโลก (GDS) ซึ่งให้บริการข้อมูลการเดินทางแบบเรียลไทม์แก่ผู้ซื้อและผู้ขายผ่านเครือข่ายการเดินทางทั่วโลก เครือข่ายการชำระเงินสามารถรับข้อมูลจาก TMC และจับคู่บันทึกข้อมูลการเดินทางกับธุรกรรมที่เกี่ยวข้องได้

ข้อมูลธุรกรรมที่ได้รับการปรับปรุงแล้วจะช่วยให้เห็นภาพรวมที่สมบูรณ์ของค่าใช้จ่ายในการเดินทางและค่าใช้จ่ายอื่นๆ และช่วยให้ผู้จัดการด้านการเดินทางสามารถตัดสินใจซื้อได้อย่างชาญฉลาดมากขึ้น ตัวอย่างเช่น การหลีกเลี่ยงการจ่ายเงินเกิน หรือการตรวจสอบความเหมาะสมของผลประโยชน์เพิ่มเติมที่เจรจาต่อรองกันเป็นจำนวนมากกับซัพพลายเออร์ที่ได้รับการคัดเลือก

คาดการณ์ว่าค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจทั่วโลกจะแตะระดับ 1.4 ล้านล้านดอลลาร์สหรัฐในปี 2019 ในปี 2024 และจะสูงถึงเกือบ 1.8 ล้านล้านดอลลาร์สหรัฐภายในสิ้นปี 20276 การเพิ่มขึ้นนี้สะท้อนให้เห็นถึงความคิดเห็นของผู้มีอำนาจตัดสินใจด้านการเดินทางถึง 88% ที่เห็นพ้องต้องกันว่าการเดินทางเพื่อธุรกิจมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการขับเคลื่อนการเติบโตขององค์กรของตน

ทั้งหมดนี้ส่งผลให้ผู้ที่มีอำนาจตัดสินใจด้านการท่องเที่ยวต้องเผชิญกับแรงกดดันอย่างมาก จนกระทั่ง 85% ของพวกเขาเชื่อว่าตำแหน่งประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการท่องเที่ยว (CTO) จะกลายเป็นเรื่องปกติในอีกสิบปีข้างหน้า การบริหารจัดการค่าใช้จ่ายที่ง่ายขึ้น นโยบายและขั้นตอนที่เหมาะสม การบูรณาการความยั่งยืน และการวัดผลการดำเนินงานของซัพพลายเออร์ จะช่วยลดภาระของพวกเขาได้มาก

ปัญญาประดิษฐ์จะมีบทบาทมากขึ้นเรื่อยๆ ระบบนี้สามารถทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยเสมือนจริง โดยช่วยในการจองก่อนการเดินทางและแนะนำการซื้อสินค้าที่อยู่ในและนอกเหนือเงื่อนไขนโยบายระหว่างการเดินทาง หรืออาจปรับแต่งโปรแกรมสะสมแต้มบัตรเครดิตของบริษัทให้มีความเหมาะสมกับผู้ถือบัตรมากขึ้น

โปรแกรมการเดินทางและการบันเทิงที่เน้นพนักงานเป็นศูนย์กลางจะส่งผลให้ผู้เดินทางมีความสุข และ 91% ของผู้มีอำนาจตัดสินใจด้านการเดินทางวางแผนที่จะลงทุนใน AI และการเรียนรู้ของเครื่องจักรเพื่อมอบประสบการณ์การเดินทางที่เป็นส่วนตัวมากขึ้นให้กับพนักงาน

การลงทุนแบบนี้ดูชาญฉลาด วิธีที่ดีที่สุดสำหรับผู้จัดการด้านค่าใช้จ่ายในการเดินทางและการบันเทิง (T&E Manager) ในการติดตามความเคลื่อนไหวของการเดินทางเพื่อธุรกิจ คือการติดตามความเคลื่อนไหวของผู้เดินทางเพื่อธุรกิจเหล่านั้นด้วยตนเอง

เรียนรู้เพิ่มเติม เกี่ยวกับบริการให้คำปรึกษาด้านค่าใช้จ่ายในการเดินทางและค่าใช้จ่ายอื่นๆ ของ Mastercard