Aby ste pochopili, ako veľmi sa zamestnanci obávajú podávania výkazov výdavkov, zvážte toto: V prieskume spoločnosti SAP Concur z roku 2019 takmer 20 % obchodných cestujúcich uviedlo, že by si radšej dali vyvŕtať zuby u zubára, ako by mali vypĺňať výkaz výdavkov.

Výkazy výdavkov, ktoré sú všeobecne kritizované za svoju nudnosť, sú obzvlášť zaťažujúce pre tých, ktorí pracujú na miestach, kde sa používajú ručne písané formuláre. Títo zamestnanci sa často pristihnú pri prehrabávaní obálok plných účteniek, prižmúrení očí na slabé písmo, aby zistili, akú taxislužbu vo Phoenixe využili, alebo pri snahe spomenúť si, kto prišiel na happy hour v posledný deň cesty.

Práca nie je o nič jednoduchšia pre tých, ktorí dostávajú správy. Administrátori v oblasti cestovania a zábavy, účtovníctva alebo financií sa spoliehajú na akékoľvek nejasné detaily, ktoré si zamestnanci dokážu spomenúť, aby potvrdili, že ich výdavky sú v súlade s firemnou politikou, ako aj s predpismi a daňovými zákonmi destinácie.

Okrem toho, spracovanie správ často zaberá čas, ktorý by sa dal lepšie využiť na iné povinnosti. Napríklad, podľa štúdie Globálnej asociácie obchodných ciest z roku 2022 obsahuje každá piata správa chyby alebo si vyžaduje objasnenie – často kvôli niečomu takému drobnému, ako je preklep, chýbajúce pole alebo nesprávne zapamätaný dátum. Oprava správy trvá v priemere 18 minút a stojí firmu 52 dolárov. V spoločnostiach, kde je cestovanie normou – alebo kde je každá minúta drahá – sa to rýchlo navyšuje.

A služobné cesty nezmiznú. Napriek čoraz hybridnejšiemu pracovisku štúdia spoločnosti Mastercard z roku 2023 ukázala, že veľké korporácie plánujú v nasledujúcich rokoch zvýšiť svoje rozpočty na cestovanie, aby podporili nový rast. Výkazy výdavkov tu zostanú – ale môžu byť jednoduchšie.  

Aby spoločnosť Mastercard zjednodušila úlohu obchodných cestujúcich a ich zamestnávateľov, skúma spôsoby, ako spojiť vykazovanie výdavkov s procesom platieb, aby priniesla veľmi potrebnú úľavu obchodným cestujúcim aj finančným manažérom. Zameraním sa na partnerstvá s poskytovateľmi softvéru zohráva spoločnosť Mastercard kľúčovú úlohu pri modernizácii zastaraného systému vykazovania výdavkov.

Vezmite si napríklad ich spoluprácu so spoločnosťou SAP Concur, poprednou svetovou značkou integrovaného softvéru na správu cestovania a výdavkov. Obe spoločnosti nedávno predĺžili svoju dlhodobú spoluprácu s cieľom ešte viac zjednodušiť vykazovanie výdavkov. Vďaka novej integrácii je možné zaznamenávať nákupy uskutočnené firemnými kartami Mastercard a automaticky ich vypĺňať v platforme Concur Expense, ktorá následne dokáže zamestnancov okamžite upozorniť, ak sú potrebné ďalšie informácie. Vďaka týmto údajom o výdavkoch v reálnom čase môžu spoločnosti dosiahnuť lepšie dodržiavanie pravidiel týkajúcich sa výdavkov, zatiaľ čo cestujúci si môžu vychutnať vylepšený zážitok vďaka automatizovanému vytváraniu výdavkov. 

„Spojenie softvéru s platbami radikálne mení spôsob, akým spoločnosti uvažujú o cestovaní a výdavkoch,“ hovorí Chad Wallace, globálny riaditeľ pre komerčné riešenia spoločnosti Mastercard. „Sme svedkami konvergencie platforiem – systémy, ktoré predtým spolu nekomunikovali, sa spájajú, aby zvýšili efektivitu.“ Dopad na skúsenosti zamestnancov je transformačný – pre tých na oboch stranách výkazu výdavkov.“

Obchodní cestujúci teraz môžu jednoducho vložiť svoju kartu alebo platiť klepnutím a nákupy uskutočnené na firemných účtoch Mastercard sa automaticky započítavajú do systému Concur Expense. Integrácia do platobného kanála umožňuje spoločnosti SAP Concur automaticky získavať ďalšie relevantné informácie – napríklad poštovú adresu taxislužby – z obchodnej siete Mastercard.

Vďaka zabudovanej technológii umelej inteligencie systém Concur Expense tiež posudzuje súlad s predpismi a odosiela okamžitú spätnú väzbu, ak je výdavok sporný, aby zamestnanci už viac neutrácali peniaze, ktoré im nemusia byť preplatené.

Vďaka týmto funkciám sa spoločnosti môžu spojiť s používateľom v momente, ktorý Chris Juneau, vedúci marketingovej stratégie v spoločnosti SAP Concur, nazýva „v okamihu, na ktorom záleží“: práve vtedy, keď uskutočňujú platbu. Vyžiadaním si ďalších informácií v čase nákupu – skôr, ako zabudnete, kto ďalší bol na večeri tretí večer konferencie – firmy znižujú počet chýb a urýchľujú schvaľovanie.

„Umelá inteligencia môže prevziať manuálne úlohy náchylnejšie na chyby a mobilné aplikácie sa s cestovateľom spoja prostredníctvom niečoho, čo má vždy pri sebe,“ hovorí Juneau.

Napríklad spoločnosť SAP Concur zabudovala umelú inteligenciu do svojho riešenia Concur Expense s cieľom zefektívniť vykazovanie výdavkov. Keď obchodný cestujúci tankuje do svojho požičaného auta, môže nahrať fotografiu účtenky do mobilnej aplikácie SAP Concur s názvom ExpenseIT. Modely umelej inteligencie extrahujú sumu platby, dátum, daň, daň z pridanej hodnoty, ak je to relevantné, a ďalšie relevantné informácie a automaticky vyplnia výkaz výdavkov.

Softvér tiež odvodzuje kategóriu výdavkov – dokáže napríklad rozlíšiť hotelový účet od dokladu o kúpe plynu. To znamená, že zamestnanec môže bez problémov odoslať výdavok len jedným odfotením, ešte predtým, ako odíde od čerpacej stanice, čo poskytuje finančným tímom prehľad o výdavkoch v reálnom čase, aby sa zabezpečilo dodržiavanie zásad T&E.

Podľa údajov spoločnosti SAP Concur sa zamestnancovi vráti iba 1,2 % hlásení podaných pomocou systému ExpenseIT. Táto efektívnosť prináša úspory: Na každých 1 000 správ, ktoré organizácia spracuje pomocou Concuru, sa znížia náklady na produktivitu o 273 hodín a 47 320 dolárov. V niektorých krajinách môžu podniky tiež využiť daňové výhody pre výkazy, ktoré sú podané včas.

Tieto zlepšenia v oblasti viditeľnosti a transparentnosti by v budúcnosti mohli priniesť výhody nad rámec úspor. Keďže sa požiadavky na udržateľnosť na celom svete sprísňujú, digitalizované cestovné údaje pomôžu spoločnostiam zdokumentovať ich uhlíkovú stopu – a možno ju dokonca znížiť.

„Predstavte si svet, kde váš rezervačný nástroj automaticky odporučí let najúspornejším lietadlom alebo rezerváciu v miestnej reštaurácii, ktorá ponúka potraviny priamo z farmy,“ hovorí Wallace. „Odhalenie environmentálnych dôsledkov každej možnosti pomôže zamestnancom robiť lepšie rozhodnutia.“

Vďaka prístupu k údajom o výdavkoch spoločnosti Mastercard v reálnom čase môže spoločnosť SAP Concur naďalej aktualizovať svoje modely umelej inteligencie, aby umožnila ďalšie nové funkcie, ktoré softvéru umožnia riadiť každý krok od žiadosti o cestu až po preplatenie. „Nejde len o vykazovanie výdavkov,“ hovorí Juneau. „Toto zlepší celý komplexný proces, počnúc rezerváciou.“ Chceme zamestnancom vrátiť ich čas, či už sú to cestovatelia alebo ľudia z oblasti financií a účtovníctva, aby sa mohli sústrediť na iné strategické priority.“