Štyri spôsoby, ako môže manažment T&E držať krok so služobnými cestami

Najpresnejšie predpovede sú zvyčajne aj tie najpoddajnejšie. Vezmime si kontrastné predpovede z éry Covidu, že služobné cestovanie alebo firemné cestovanie sa úplne zotaví alebo nie.

Nejako sa obe predpovede naplnili. A čo sa týka cestovných nákladov (T&E), známych aj ako cestovanie a zábava, manažéri musia pochopiť prečo.

Najnovšie údaje predpokladajú, že výdavky na cestovanie a služby (T&E) sa v roku 2024 vrátia na svoju úroveň 1,4 bilióna dolárov z roku 2019 a v roku 2027 dosiahnu 1,8 bilióna dolárov.1 V tomto zmysle je služobné cestovanie na dobrej ceste k úplnému oživeniu.

Výdavky na cestovanie však nie sú to isté ako frekvencia alebo objem cestovania. Zatiaľ čo počet služobných ciest rastie, výdavky na služobné cesty rastú rýchlejšie.2

Ľudia cestujú dlhšie ako predtým. Ďaleké jednodňové výlety alebo stretnutia s prenocovaním sú mimo hry. V pláne je viacero stretnutí v rámci regiónu, možno prerušovaných dlhším obdobím práce mimo domova.

Len ťažko sa dá hovoriť o oživení služobného cestovania, keď sú cesty a výdavky v porovnaní s rokom 2019 nesynchronizované. Keďže digitálna transformácia zápasí s novými hybridnými pracovnými silami a rastúcimi environmentálnymi obavami, vhodnejším slovom je reinkarnácia.

Keď sa teda 87 % respondentov s rozhodovacou právomocou v oblasti cestovania v prieskume sponzorovanom spoločnosťou Mastercard zhoduje na tom, že služobné cestovanie je na bode zlomu s príležitosťou na prepracovanie zastaraných systémov, manažéri programov T&E už nemôžu fungovať, akoby bol opäť rok 2019.3

Tu sú štyri spôsoby, ako s nimi môžu udržať krok.

Deviati z desiatich ľudí s rozhodovacou právomocou v oblasti cestovania sa zhoduje v tom, že budúcnosť T&E spočíva v konvergencii platieb a riadenia výdavkov. Napriek tomu odlišné potreby v oblasti nákupov a nové typy výdavkov znamenajú, že 61 % ľudí s rozhodovacou právomocou teraz uvádza, že ich hybridná alebo vzdialená zamestnanosť sťažila predpovedanie a rozpočtovanie cestovných výdavkov.

Jednotný prístup k plánovaniu podnikových zdrojov (ERP) môže pomôcť tým, že poskytne jeden zdroj informácií a úplný prehľad o platobných tokoch B2B a T&E. Kľúčovým detailom T&E je, že osoby s rozhodovacou právomocou v oblasti cestovania majú rovnaký záujem o poskytnutie tejto viditeľnosti svojim zamestnancom, ako aj o jej získanie pre seba.

Možno preto neprekvapuje, že osoby s rozhodovacou právomocou v oblasti cestovania považujú prepojenie limitov výdavkov s platobnými metódami za najväčší globálny rozlišovací faktor v nasledujúcich piatich rokoch. Nepomáha to však, keď manažéri cestovných kancelárií riskujú neefektívnosť pri odsúhlasovaní účtov, dohľade, cash flow a dokonca aj pri predchádzaní podvodom tým, že zamestnancom umožnia používať na cestovanie osobné karty.

Virtuálne karty ponúkajú alternatívu. Zachovávajú si výhody fyzických firemných kariet, ako sú podrobné údaje o transakciách pre individuálne zosúladenie platieb, a zároveň umožňujú manažérom T&E uplatňovať kontroly výdavkov na sumu, časové obdobie, typ a miesto transakcií. Deviati z desiatich ľudí s rozhodovacou právomocou v oblasti cestovania tvrdia, že virtuálne karty budú o päť rokov buď bežné, alebo ich rozlíšia.

Takmer dve tretiny pracovníkov s rozhodovacou právomocou v oblasti cestovania sa stretli s problémami pri poskytovaní efektívnych a včasných informácií o politikách T&E a aktualizáciách hybridným alebo vzdialeným pracovníkom a 89 % súhlasí s tým, že potrebujú dynamickejšie politiky T&E.

Preskúmanie politík a postupov môže zabezpečiť relevantnosť pre podnikanie definovaním cieľov, porovnávaním s konkurenciou a zjednotením prístupov naprieč oddeleniami a regiónmi. Témy sa môžu pohybovať od kódov hlavnej účtovnej knihy a kódov kategórií obchodníkov až po jednorazové platby a výdavky hradené z vlastného vrecka.

Rovnako dôležité ako obchodná relevantnosť je však aj dodržiavanie pravidiel zo strany zamestnancov: 59 % osôb s rozhodovacou právomocou v oblasti cestovania má problém zabezpečiť, aby zamestnanci dodržiavali pravidlá a kontroly výdavkov.

Jasné pravidlá prirodzene pomáhajú, ale oznámenia o výdavkoch v rámci pravidiel a mimo nich v reálnom čase by mohli podporiť dodržiavanie pravidiel tým, že by uspokojili potreby cestujúcich na cestách. Samozrejmosťou by mali byť environmentálne aspekty, ako napríklad tie, ktoré poskytujú kalkulačky uhlíkových emisií v bankových aplikáciách.

Pochopenie vplyvu emisií uhlíka z cestovania je prioritou číslo jeden pre obchodných lídrov, ktorí stanovujú cestovné politiky. Zvýšené potreby sledovania a reportovania v súčasnosti znamenajú, že 88 % osôb s rozhodovacou právomocou v oblasti cestovania už poskytuje alebo plánuje poskytovať údaje o uhlíkovej stope obchodným cestujúcim, aby mohli lepšie vynakladať peniaze.

Ako neoddeliteľná súčasť preskúmania politík a postupov zahŕňa preskúmanie udržateľnosti všetky kľúčové aspekty: definované ciele, konkurenčné kritériá a celopodnikové stratégie. Udržateľnosť – alebo v širšom zmysle environmentálne, sociálne a riadiace (ESG) aspekty – má však aj svoje vlastné impulzy.

Dva hlavné environmentálne faktory majú tendenciu idú ruka v ruke. Oficiálne nariadenia, ako napríklad zákaz krátkych vnútroštátnych letov vo Francúzsku, často dobre korešpondujú s novými prioritami zamestnancov, ako sú napríklad dve tretiny respondentov z EÚ a USA, ktorí teraz chcú vyššie zdanenie leteckej dopravy.4

Ďalšie úvahy sa podobne týkajú aj korporátnej a zamestnaneckej úrovne. Niektoré online rezervačné nástroje už poskytujú informácie o uhlíkovej stope, aby pomohli cestujúcim robiť informovanejšie nákupy. Medzitým môžu manažéri cestovných kancelárií tieto informácie použiť na určenie informovanejších politík a postupov.

Riadenie dodávateľov cestovných služieb sa nachádza na priesečníku nákladovej efektívnosti, spokojnosti zamestnancov a firemných cieľov. Zručné riadenie konkurenčných záujmov nie je vždy jednoduché a 42 % podnikov zaznamenáva ťažkosti pri vyjednávaní zmlúv s dodávateľmi cestovných služieb.5

Vylepšené využívanie údajov ERP stavia všetkých kupujúcich do lepšej pozície pri rokovaniach s dodávateľmi. Špecifickým atribútom T&E sú dodatočné údaje, ktoré môžu pochádzať od spoločnosti zaoberajúcej sa riadením cestovania (TMC) a globálneho distribučného systému (GDS).

Centrá cestovných kancelárií (TMC) riadia služobné cesty ako súčasť globálneho systému distribučných služieb (GDS), ktorý poskytuje kupujúcim a dodávateľom informácie o cestovaní v reálnom čase v rámci globálnej cestovnej siete. Platobná sieť môže prijímať údaje z TMC a porovnávať záznamy cestovných údajov s príslušnými transakciami.

Obohatené údaje o transakciách potom poskytujú kompletný prehľad o nákladoch a nákladoch a umožňujú manažérom cestovných kancelárií robiť informovanejšie nákupy. Medzi príklady patrí vyhýbanie sa preplatkom alebo zabezpečenie vhodnosti doplnkových výhod dohodnutých hromadne s preferovanými dodávateľmi.

Očakáva sa, že globálne výdavky na služobné cesty dosiahnu v roku 2024 úroveň 1,4 bilióna dolárov z roku 2019 a do konca roka 2027 dosiahnu takmer 1,8 bilióna dolárov.6 Toto zvýšenie odráža názory 88 % osôb s rozhodovacou právomocou v oblasti cestovania, ktoré súhlasia s tým, že služobné cestovanie je kľúčové pre rast ich organizácií.

To všetko vytvára veľký tlak na osoby s rozhodovacou právomocou v oblasti cestovania – a to až do takej miery, že 85 % z nich verí, že pozícia hlavného cestovného riaditeľa (CTO) bude o desať rokov bežná. Zjednodušené riadenie výdavkov, prispôsobené politiky a postupy, integrovaná udržateľnosť a kvantifikovaná výkonnosť dodávateľov zmiernia veľkú časť ich záťaže.

Umelá inteligencia bude hrať čoraz dôležitejšiu úlohu. Mohol by fungovať ako virtuálny asistent, ktorý by pomáhal s rezerváciami pred cestou a usmerňoval by nákupy v rámci poistky a nákupy mimo nej počas cesty, alebo by mohol prispôsobiť vernostné programy firemných kreditných kariet tak, aby boli relevantné pre držiteľov kariet.

Program T&E zameraný na zamestnancov plodí spokojných cestujúcich a 91 % osôb s rozhodovacou právomocou v oblasti cestovania plánuje investovať do umelej inteligencie a strojového učenia, aby zamestnancom poskytli personalizovanejšie cestovné zážitky.

Takáto investícia sa zdá byť múdra. Najlepším spôsobom, ako môže manažér T&E sledovať služobné cesty, je sledovať samotných obchodných cestujúcich.

Získajte viac informácií o konzultačných službách spoločnosti Mastercard v oblasti T&E.